fbpx

OPENS OHJEITA KÄYTTÄJÄLLE

Täältä löydät materiaalia ja ohjeita Opens käyttöön tapahtumasi suunnittelussa. + merkistä aukeaa teksti ja viereisestä napista voit katsoa opastusvideon

ADMIN OHJEITA

KUVAUS  TOIMINNOSTA

Avaa tai sulje teksti + merkistä

Tapahtumapaikan perustaminen
Videolla opastetaan uuden tapahtumatilan tekeminen ja tilan tietojan päivittäminen. Perustamisen jälkeen tilaan voidaan luoda tapahtumia yhä uudelleen. Tapahtumatila kannattaa nimetä tunnistettavasti. Esimerkiksi toreja on jokaisessa kaupungissa, joten kannattaa nimetä esimerkiksi: Kuopion Tori. Tilaan tehdyt kiinteä pisteet, kuten sähkö, vesi, WC jne. kannattaa myös nimetä tunnistettavasti. Tämä sen vuoksi, että jos tulee tapahtuma johon liitetään useampi tapahtumapaikka, niin nämä pisteet ei luetteloissa muuten erotu toisistaan. Esimerkiksi näin: Kuopion Tori sähkö 1. Huom! Tapahtumapaikoissa tapahtuu joskus muutoksia, joten muista myös päivittää tilatietoja. Kannattaa myös tehdä tarkistusmitat ja tilojen tarkistus paikanpäällä joka kerta ennen tapahtumaa.
Valmiiden tilatietojen pyytäminen tapahtumapaikalta
Sellaisista tapahtumapaikoista, jotka ovat asettaneet tilatietonsa julkisiksi voit pyytää myös tilatietojen integroimista. Näin saat pohjakuvat, sähkölähdöt, paikkainfot yms. valmiina tapahtumapaikalta. Integroinnissa tapahtumapaikalle aukeaa myös lukunäkymä tapahtumasi: aikatauluun, aluesuunnitelmaan, tekniseen toteutukseen ja lupa-asioihin.
Uuden tapahtuman avaaminen
Uuden tapahtuman perustaa admin-käyttäjä. Admin voi antaa suunnitteluoikeuden ja henkilöiden lisäämisoikeuden tapahtumaan peruskäyttäjälle jolloin tämä vastaa projektin johtamisesta Opensissa. Suositeltavaa onkin, että admin-käyttäjä perustaa tilat ja tapahtumat suunnitellaan henkilökohtaisilla perustunnuksilla. Tapahtumat perustetaan aina johonkin tapahtumapaikkaan. Yhteen tapahtumaan voi olla liitettynä useita tapahtumapaikkoja. Esimerkiksi rakennuksen kerrokset ovat kukin omia tapahtumapaikkojaan. Vinkki: Joskus tapahtumapaikasta ei ole saatu tietoja ja sitä ei ole voitu perustaa Opensiin. Tapahtumasuunnittelu kuitenkin pitäisi saada käyntiin. Tällaista tilannetta varten kannattaa perustaa ”demo”-tapahtumapaikka, johon voit tapahtuman tietoja jo muilta osin suunnitella. Voit kopioida nämä tiedot sitten varsinaiseen tapahtumaasi kun oikea tila on perustettu ja tapahtuma avattu siihen paikkaan.
Tapahtumapaikkainfon luominen

Tapahtumapaikkainfon avulla järjestäjä saa tarvitsemaansa yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta. Tällaista ovat esimerkiksi:

  • Käytännöt tapahtumapaikassa
  • Toimintaohjeet
  • Varoitukset
  • Avainhenkilöt
  • Oppaat
  • Valokuvat

Huolellisesti laadittu, kattava ja ajantasainen tapahtumapaikkainfo säästää tapahtumapaikan ylläpitäjän aikaa, kun tapahtumasuunnittelijalla on aina halutessaan info saatavilla. Ajansäästö on merkittävä myös tapahtuman suunnittelijalle, kun asiat selviävät vähemmällä kyselyllä ja suunnittelussa voi tukeutua Opensin infoon. Tapahtumapaikkainfoa voidaan käyttää myös esimerkiksi opetuksessa tehtävien tai ohjeiden antamiseen.

Infossa on mahdollisuus luoda iso tekstikenttä ja lisätä max. 5 ladattavaa tiedostoa. Suunnittelijalle näkyy tapahtumassa siihen liitettyjen tapahtumapaikkojen infot. Yksityiskohtainen tieto on järjestäjälle tärkeää, joten muista tuottaa kattavat infomateriaalit aina kun perustat uuden tapahtumapaikan. Muista myös päivittää tietoja tarpeen vaatiessa.

Tapahtumapaikan tietojen muuttaminen työn alla olevaan tapahtumaan

Tapahtumapaikan kiinteisiin tietoihin (pohjakuva, mittakaava, tapahtumapaikkainfo ja kiinteät merkinnät) tehtävät muutokset eivät päivity suoraan aiemmin luotuun tapahtumaan.Tämä on rajoitettu tarkoituksella, jotta aiemmin tehty suunnittelutieto arkistossa pysyy sellaisena kuin se on tarkoitettu.

Jos tapahtumapaikan kiinteisiin tietoihin tehdyt muutokset halutaan käyttöön luo luotuun tapahtumaan on toimittava seuraavasti:

1. Luo uusi tapahtuma

2. Mene uudessa tapahtumassa KOPIOI TAPAHTUMAAN näkymään

3. Vaitse valikosta aiemmin luotu tapahtuma ja valitse kaikki muut kohdat, paitsi aluesuunnittelu ja paina KOPIOI

4. Tämän jälkeen uuden luomasi tapahtuman sisältö on uudella aluesuunnittelupohjalla. Koska aluesuunnitelman pohja on uusi aloitetaan pohjakuvan piirtäminen alusta.

 

KÄYTTÄJÄN OHJEITA

KUVAUS  TOIMINNOSTA

Avaa tai sulje teksti + merkistä

Kirjautuminen Opensiin

Kirjautuaksesi Opens-ohjelmistoon tarvitset itsellesi käyttäjätunnuksen, jonka voit luoda TÄSTÄ Kirjautumiseen pääset klikkaamalla näillä www.opens.fi sivuilla näkyvää lukon kuvaa oikeassa reunassa. Omaan näkymääsi tulee tapahtumatietoja ja pääset katsomaan tai muokkaamaan niitä sen mukaisesti kuin järjestäjä on sinulle antanut oikeuksia.

Yleisnäkymä
Yleisnäkymä on tila johon pääsevät kaikki käyttäjät, jotka ovat tehneet käyttäjätunnuksen itselleen. Yleisnäkymä on käyttäjän henkilökohtainen näkymä ja siihen ei tarvita Opens lisenssiä. Tähän näkymään käyttäjälle tulee tapahtumatietoja kun Opens lisenssin omistaja tai nimetty tapahtumanjärjestäjä liittää käyttäjän tapahtumaan.  Käyttäjä pääsee katsomaan tai muokkaamaan näitä tapahtumia liittäjän määrittelemillä oikeuksilla.
Henkilön lisääminen tapahtumaan

Kun admin-käyttäjä perustaa tapahtuman niin hän lisää ainakin ensimmäisen henkilön tapahtumaan, jolle voi antaa oikeuden lisätä muita henkilöitä. Tapahtumaan voi listätä 1) rekisteröityneitä Opens käyttäjiä tai 2) pelkkiä yhteystietoja. Ainoastaan rekisteröityneille käyttäjille voi antaa luku- tai kirjoitusoikeuksia, joten jos tämä on tarkoitus pyydä käyttäjä rekisteröitymään tools.opens.fi/register osoitteessa. Rekisteröitynyt käyttäjä on ensin lisättävä omaan verkostoosi, josta voit lisätä käyttäjiä haluamiisi tapahtumiin.

Tapahtuman aikataulun laatiminen
Opensissa tapahtuman aikataulu laaditaan suunnittelunäkymässä, joka voidaan otta halutulla sisällöllä pystymallin A4 PDF-tiedostona ulos. Kiinteisiin aikatauluotsikoihin (kategoria) siirtyy aikataulut suoraan järjestelmästä sitä mukaa kun suunnittelija täyttää suunnitelmaa. Esimerkiksi esiintyjien tiedot tai jätehuoltosuunnitelma. Voit lisätä myös haluamiasi omia kategorioita vapaasti ja tehdä niihin merkintöjä klikkaamalla suunnittelunäkymää.
Tapahtuman budjetin laatiminen
Voit laatia oman budjettisi alusta alkaen tai käyttää pohjana järjestelmästä valmiina löytyvää yksityis- ja yleisötapahtuman budjettipohjaa. Voit myös tallentaa laatimasi budjetin omaksi pohjaksi ja käyttää sitä tulevien tapahtumien budjettipohjana. LATAA PDF napista saat A4 muotoisen dokumentin budjetistasi, jonka voit halutessasi jakaa muille tai tallentaa itsellesi.
Tapahtuman aluesuunnitelman laatiminen

Tapahtuman pohjakuva on tärkeä johtamisen väline. Sen avulla visualisoit esimerkiksi rakenteiden ja alueiden sijainnin, kulkureitit, sähkö- ja vesipisteet jne. Ilman kuvaa näiden selittäminen toiselle henkilölle ei onnistu. Opensissa keskeistä kuvissa on mittakaavaan piirtäminen. Tapahtumatilat perustaa admin-käyttäjä ja liittää ne uusiin tapahtumiin. Piirtää voivat ne, joille admin tai tapahtuman järjestäjä on antanut piirto-oikeuden.  Yhdessä tapahtumassa voi olla monta tilaa. Kuvassa elementit on tasoina, jolloin voit ottaa ulos png-kuvana aina aktiivisen näkymän. Samasta aineistosta saat siis suppeampia tai laajempia kuvia eri käyttötarkoituksiin. Piirtotoimintoihin tutustut parhaiten katsomalla videotallenteen viereisestä linkistä.

Tapahtumapaikkainfon hyödyntäminen

Opensista löytyy ylävalikosta kohta TAPAHTUMAPAIKKAINFO. Tätä infoa ylläpitää admin käyttäjä, jonka tietokannassa tapahtumapaikka on.

Kaikissa tapahtumapaikoissa on huomioitavia omia käytäntöjä, tärkeitä avainhenkilöitä, oppaita ja monenlaista hiljaista tietoa jota järjestäjän tulisi tietää. Hyvällä tapahtumapaikkainfolla ja siihen suunnitteluvaiheessa perehtymällä vältetään monta käytännön ongelmaa ja mahdollistetaan tapahtuman onnistuminen. Monesti myös valokuva kertoo paikasta paljon.

Kokemusten kautta syntyy jatkuvasti uusia huomioitavia asioita, joita järjestäjän olisi hyvä tietää. Muista siis kertoa siis omat ehdotuksesi tapahtumapaikan ylläpitäjälle tulevien tapahtumien suunnittelua helpottamaan!

Kiinnostaako tapahtumatuotannon näkökulmat? Tutustu ja tilaa Opens blogi!

Ota yhteyttä Opens tukeen

Pääkäyttäjäsi on ensisijainen tukihenkilösi. Tarpeen vaatiessa voit lähettää tukipyynnön myös meille. Tukipyynnön voit lähettää tästä.

Kerro kysymyksesi ja lähetä viesti. Vastaamme mahdollisimman pian.

12 + 7 =

Valmiita ratkaisuja kysymyksiin

Tässä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Vastaamme mielellämme muihin kysymyksiisi.

Kokeilin toimintoa ja näkymään tuli virheilmoitus

Useimmiten virheilmoitukset ovat selaimesta johtuvia. Kannattaa kokeilla kirjautumista toisella selaimella (Firefox tai Chrome). Myös välimuisti kannattaa tyhjentää (CTRL+F5). Mikäli vika ei poistu ota yhteyttä tukeen tämän sivun lomakkeella.

Mitä jos netti ei toimi tapahtuman aikana?

Opensin käytön painopiste on tapahtuman suunnitteluvaiheessa ennen tapahtumaa. Halutut materiaalit on mahdollista ottaa ulos PDF-aineistona.  Suosittelemme ottamaan aineistoja tapahtumaa varten valmiiksi talteen.

Mitä tapahtuu tiedoille kun lisenssini ei ole enää voimassa?

Pääset edelleen tapahtumatietoihisi käsiksi. Uusien tapahtumien avaaminen edellyttää voimassa olevaa lisenssiä.

En saanut uutta salasanaa vaikka uusin sen kirjautumissivulla

Kannattaa tarkistaa sähköpostin roskapostikansio. Mikäli viesti ei edelleenkään tule perille ota yhteyttä tukeen. Lähetämme uuden salasanan.

Voinko suunnitella tapahtumaa kännykällä tai tabletilla?

Kyllä voit. Kaikki toiminnot toimivat mobiilisti. Poikkeuksena on alue-editori, jolla mobiilissa suunnitteluvirheiden välttämiseksi ainoastaan katselumahdollisuus

Tutustu myös tapahtumablogin kirjoituksiin!

Tapahtumatuotannon ytimessä

Tehtävään halutaan hyvä tyyppi. Näin käynnistyy usein tapahtumatuottajan haku. Mitä se hyvä tyyppi oikeastaan tarkoittaa? Onko hän mukava, tarkka, asiantunteva, kokenut, luova, ratkaisukeskeinen vai jotain muuta?   Varmasti tavoitteena ainakin on löytää...

lue lisää

Feelbeat Oy
2246246-8

Kauppakatu 39, Crazy Town

40100 Jyväskylä

sales@opens.fi

Tilaa Esittely

Tilaa ilmainen Opens-Tuotteiden esittely täyttämällä sähköpostisi alle

© Feelbeat Oy 2018 / Oikeudet muutoksiin pidetään

Liity Opens postituslistalle!

 

Tilaamalla uutiskirjeemme saat heti tiedon viimeisimmistä uudistuksista.

Olet onnistuneesti liittynyt postituslistalle!

Tilaa ilmainen demo!

Demo on käytettävissäsi seitsemän vuorokautta. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta. Tämän jälkeen voit itsenäisesti testata ohjelmistoa.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Venue ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

Pyydä yhteydenottoa

 

Haluatko keskustella tarkemmin soveltuvuudesta tarpeisiisi? Jätä yhteydenottopyyntö niin soitamme sinulle!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Event ohjelmistolla suunnittelua seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Pyydä Tarjous!

Täytä tietosi niin olemme yhteydessä!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!