fbpx Dokumenttien muodostaminen suunnitellusta tapahtumasisällöstä – Opens

Dokumenttien muodostaminen suunnitellusta tapahtumasisällöstä

Tällä videolla esitellään kuinka dokumenttien muodostaminen suunnitellusta tapahtumasisällöstä tapahtuu.

Video käynnistyy kuvaketta klikkaamalla

Opens käyttäjäohje dokumenttien muodostamiseen. Videolla opastetaan kuinka voit muodostaa suunnittelemistasi sisällöistä tapahtuman tuotantosuunnitelman tai haluamasi info-dokumentit. Dokumenttit saat ladattua siisteinä PDF -asiakirjoina itsellesi.

Tuotantosuunnitelma

Tuotantosuunnitelma on tärkeä dokumentti, jossa on yhteenveto tapahtuman toteutuksesta. Tuotantosuunnitelman avulla on uuden työntekijän helppo perehtyä toteutettuun tapahtumaan. Sen avulla on myös tuottajan helppo todentaa toteutus esimerkiksi johtoryhmälle. Tuotantosuunnitelma toimii myös arkistodokumenttina ja sen avulla on mahdollista nopeasti palata ainoinaan laaditun tapahtuman ratkaisuihin ja hakea vaikka ideoita tuleviin suunnitelmiin.

Dokumenttien muodostaminen suunnitellusta tapahtumasisällöstä Opens -ohjelmistossa

Infomateriaali on tärkeä työväline

Infomateriaalit ovat tärkeitä tapahtuman johtamisen apuvälineitä. Infomateriaalit eroavat tuotantosuunnitelmasta siten, että niissä on rajatummin tietoa, joka on suunnattu infon saajalle.

Infomateriaalien avulla järjestäjä mahdollistaa sujuvan tapahtuman toteutuksen, kun toimijat saavat selkeitä ohjeita omaan toimintaansa. Samalla järjestäjä helpottaa omaa työtänsä, koska ilman infomateriaaleja toteutetussa tapahtumassa tulee väärin ymmärryksiä ja tietokatkosia. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yhteyshenkilöille tai tuottajille jokainen soittaa erikseen ja kysyy ohjeita perusasioihin. Minne pitää mennä, monelta alkaa, mistä saan jotain, voinko lähteä jne. ovat tyypillisiä kysymysten aloituksia silloin kun ohjeistus ei ole ollut riittävä. Tuottaja kuormittuu ja ne asiat, jotka oikeasti vaatisivat tuottajan huomiota hukkuvat kysymystulvan joukkoon. Kannattaa siis panostaa infoihin, koska tapahtuman dokumenttien muodostaminen suunnitellusta tapahtumasisällöstä on tehty Opensissa erittäin helpoksi ja toimivaksi.

Tyypillisiä infomateriaaleja tapahtumissa ovat esimerkiksi:

  • Yleisinfo: Tapahtuman perustiedot, kuten järjestäjä, päivämäärä, arvot, tavoite, avainhenkilöt jne.
  • Artisti-info: Esiintyjille tarkoitettu infomateriaali, jossa kerrotaan toimintaohjeet saapumisesta, pysäköinnistä, ruokailuista, pukuhuoneista, lavatyöskentelystä jne.
  • Talkoolaisinfo: Yleisiö ohjeita työskentelemisestä ja käytännön asioita alueella toimimisesta. Esimerkiksi tarjoilut, varustus, ilmoittautumiset jne.
  • Turvallisuusinfo: Turvallisuusinfon tarkoituksena on välittää kaikille tapahtuman toimijoille turvallisuuteen liittyvät ohjeet ja käytännöt. Turvallisuusinfo on myös yksi osa dokumentaatiota, jolla järjestäjä todentaa huolellisuutensa tapahtuman toteutuksessa, koska sen avulla voidaan konkreettisesti osoittaa että henkilöstöä on ohjeistettu ja annettu ohjeistus on ollut asianmukaista.
  • Asiakasinfo: Asiakkaatkin tarvitsevat ohjausta. Asiakasinfot kannattaa pitää kompakteina ja helppolukuisina. Tyypillisiä asiakkaita kiinnostavat asiat ovat: aikataulu, sisäänkäynti ja alue, palvelut ja hinnat, pysäköinti ja liikenneyhteydet, ruokailu ja tarjoilut.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2021 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja