fbpx Tapahtumapaikat – Opens ohjelmiston avulla parempaa palvelua

Tapahtumapaikat

Opens -online-alustan avulla tapahtumapaikat voivat palvella tapahtuman järjestäjää paremmin, sekä helpottaa omaa työtään tapahtuman toteutuksessa. Opens tukee tapahtumapaikan myyntitoimintoja ja mahdollistaa lisätilauksien syntymisen.

Tapahtumapaikat palvelevat tiedolla

Järjestäjä tarvitsee yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta, kuten pohjakuvat, säännöt ja turvallisuusohjeet, sähkötiedot, yhteystiedot, teknisiä tietoja ja usein myös henkilökohtaista ohjausta tilassa toimimiseen. Näiden toimittaminen kannattaa automatisoida Opensin avulla.

Tietojen lisäksi Opens-menetelmä antaa yhteisen raamin järjestäjälle ja tapahtumapaikalle, jolloin tapahtumaan liittyvistä asioista keskusteleminen on helppoa ja ymmärrettävää. Lue blogikirjoitus aiheesta: TÄSTÄ

Ohjaa sisäistä toimintaa Opensin avulla

Usein tapahtumapaikoissa palvelua toimittavat tapahtumapaikan oma henkilöstö ja valitut kumppanit keikkatöinä. Opensin avulla toimintaa voidaan ohjata ja se soveltuu hyvin myös verkostona toteutettavien palvelujen toteutukseen. Opensin avulla palvelusi toteutus ei ole riippuvainen tietystä henkilöstä tai alihankkijasta. Pystyt myös paremmin seuraamaan palvelun laatua ja kehittämään toimintaa, kun sinulla on konsepti, johon voit tehdä parannuksia.

Kun projekti käynnistyy, automatisoidut osat aktivoituvat.

Ohjaa järjestäjää Opensin avulla

Hyvä keino auttaa tapahtumapaikkaasi tulevaa järjestäjää on tarjota hänelle valmis tehtäväluettelo hoidettavista asioita. Usein tapahtumapaikoilla on omia käytäntöjä, jolloin tehtäväluettelon avulla saat toimitettua myös ohjeita tehtävän tekemiseen. Esimerkiksi usein tapahtumapaikka ilmoittaa järjestäjälle, että järjestäjän on tehtävä tietty viranomaisilmoitus. Kun tämä asia on Opensin tehtäväluettelossa, tulee sille automaattisesti määräaika ja voit antaa tarkentavia ohjeita tehtävän tiedoissa, esimerkiksi viranomaisen yhteystiedot. Tämä on järjestäjän työtä helpottavaa palvelua. Tehtäväluettelo voi olla valmiina omassa tapahtumapohjassasi, jolloin tehtävät aukeavat automaattisesti.

Tehtävät näkyvät myös järjestäjällä Opens LiveAPPissa ja ne voidaan kuitata tehdyksi myös sieltä. Kuitattuja tehtäviä seuraamalla jää jälki, että asia on hoidettu ja tapahtumapaikka pystyy halutessaan auttamaan järjestäjää, jos tehtävät ovat myöhässä.

Hyvin sujuvia tapahtumia tapahtumapaikassasi

Voit tehdä järjestäjälle omia tehtävälistoja ja muokata tapahtumaprosessin omaan paikkaasi soveltuvaksi. Näin voit varmistaa, että tapahtumapaikkaasi tuleva järjestäjä on todistettavasti tietoinen velvotteistaan, toteutuksen suunnittelu on seurattavissa reaaliaikaisesti ja dokumentaatio tapahtumasta jää sinulle itsellesi talteen. Tämä on tärkeää esimerkiksi julkisissa tiloissa – kuten torit ja kävelykadut – joihin tulee hyvin erilaisia järjestäjiä ja toimintaympäristössä on paljon huomioitavia asioita.

Tuloksekasta myyntiä Opensin avulla

Voit hyödyntää Opensia tapahtumatilojen myynnissä luonnostelemalla tapahtumaa yhdessä asiakkaan kanssa, esimerkiksi Opensin pohjakuva- tai aikataulusuunnittelutyökalulla. Asiakkaalle konkretisoituu tilan mahdollisuudet ja vuoropuhelu saadaan sujuvasti auki.

Voit antaa hänelle myös tarvittaessa mahdollisuuden itsenäisesti luonnostella omaa tapahtumaansa, esimerkiksi tarjouksen osana. Kannattaa siis ohjata myyntitilanteessa keskustelu pinnoista ja neliömetreistä konkreettiseen tapahtumaratkaisuun, jota asiakas on hakemassa.

Asiakkaan ostopäätöstä voit vahvistaa kertomalla, että pystyt antamaan asiakkaalle työskentelyoikeuden tähän yhdessä luonnosteltuun tapahtumaan, koska teillä on Opens -ohjelmisto käytössänne.

Lisää myyntiä ja palvelun systematisointia

Mikäli tapahtumapaikkasi tarjoaa esim. catering-, tekniikka-, kalusto- tai naulakkopalvelua järjestäjälle pelkän tilavuokraamisen lisäksi, ovat Opensin valmiit tapahtumapohjat erinomainen keino näiden palvelujen toimittamiselle ja sisäisten toimintojen ohjaamiselle.

Opens on alusta, johon voit tallentaa tapahtumapaikan oman konseptin
Opens on alusta, johon voit luoda oman konseptisi ja parantaa sitä kokemusten karttuessa.

Voit tallentaa oman palvelusi valmiiksi tapahtumapohjaksi ja ottaa sen valmiilla esiasetuksilla käyttöön yhä uudestaan. Opensiin tallennettu konsepti antaa edellytykset tapahtumien ja palvelun kehittämiselle, kun parannuksia voidaan tehdä konkreettiseen suunnitelmaan. Omia konsepteja kehittämällä parannat myyntikatettasi, palvelun laatua ja tiimisi yhteistyötä. Konseptissa olevat esiasetukset säästävät aikaa ja vakioi palveluprosessin yhteiseksi, oli vastuuhenkilö kuka tahansa.

Asiakas ja talon oma väki työskentelevät yhteisessä tapahtuman tietokannassa omissa rooleissaan ja suunnittelutieto on reaaliaikaisesti näkyvillä. Tämä mahdollistaa lisämyyntien syntymisen, toimivan palvelukokemuksen järjestäjälle, sekä tehostaa palveluun käytettävää aikaa ja ehkäisee hävikkiä. Näillä asioilla on vaikutusta myyntikatteeseen.

Tarvitsetko apua ammattilaiselta tapahtumapaikkasi palvelujen kehittämiseen?

Opens -ohjelmiston lisäksi voit halutessasi tilata meiltä apua tapahtumapaikkasi myynnin, palvelun ja sisäisten toimintamallien kehittämiseen:

  • Voimme laatia sinulle konseptit valmiiksi Opensiin, jolloin sinulla on oma räätälöity pohja käytettävissäsi. Sinun on itse helppo tehdä päivityksiä pohjaan, kun kokemuksia karttuu.
  • Voit hyödyntää itse tai tarjota asiakkaallesi tapahtumatuotannon koulutuksia verkkokursseina tai koulutuspäivinä.
  • Toteutamme tapahtumapaikkojen auditointeja. Auditoinnin tuloksena saat kattavan raportin kehittämisehdotuksineen. Auditointi on hyvä pohja kehityshankkeiden suunnittelemiseen.
  • Toteutamme yksittäisiä kehityspäiviä ja laajempia valmennuksia tapahtumapaikkanne avainhenkilöille.
  • Autamme myynti, palvelu- ja toimintaprosessien kehittämisessä

Pyydä tarjous

Voit pyytää tarjouksen myyntipalvelustamme sales@opens.fi tai soittamalla numeroon 010 508 6690.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2022 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja