Suomessa löytyy tapahtumapaikkoja joka lähtöön. Julkiset tilat kuten torit, kävelykadut, puistot ja aukiot, liikuntahallit, messu- ja kongressikeskukset, juhlatilat, kauppakeskukset, konserttisalit ja teatterit täyttyvät tapahtumista varsinkin kesäisin.
Tapahtumapaikkojen omistajien tavoitteena on lisätä tilan käyttöastetta ja siten saada vuokratuottoja tai lisätä kävijämääriä kiinnostavilla tapahtumasisällöillä. Hyvin usein kuitenkin tilan vuokraajan ja tapahtumanjärjestäjän välinen palvelu jää myyntiprosessiin.
Järjestäjä tarvitsee paljon yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta toteutustaan varten. Tämä on palveluelementti, jossa meillä Suomessa on vielä paljon kehitettävää. Tapahtumapaikan asenne on hyvin usein virkamieslähtöinen, jolloin omaksi rooliksi mielletään käyttöluvan myöntäminen tai kieltäminen.
Tapahtumat eivät kuitenkaan synny itsestään ja toteutus edellyttää huolellista suunnittelua. Tätä suunnittelua varten järjestäjä tarvitsee tietoa ja usein myös ohjausta tapahtumapaikalta. Jos tapahtumapaikka haluaa lisätä vuokratuottoja tai tapahtumien määrää, olisi toimintatapoja muutettava järjestäjää palvelevaksi. Tilan vuokraajan tulisi olla oman venuensa asiantuntija ja siten tilan vuokraajalla on myös tärkeä rooli tuotannossa.
Järjestäjän näkökulmasta tapahtumapaikan etsintään on kaksi lähestymistapaa:
- Haetaan olemassa olevaan tapahtumakonseptiin sopivaa paikkaa tai
- Haetaan järjestäjälle sopivaa tapahtumapaikkaa, johon toteutus suunnitellaan paikan reunaehtojen mukaisesti.
Tapahtumapaikan palvelu ja asiantuntemus korostuu sitä enemmän, mitä kokemattomampi järjestäjä on kyseessä. Kaikista tapahtumista kokemattomien järjestäjien osuus on n. 85%, joten tapahtumapaikan palvelulle on tarvetta. Tapahtumapaikan on tärkeää osata tunnistaa järjestäjän, sekä tuotannon taso ja kyetä tarjoamaan sopiva palveluratkaisu kuhunkin tilanteeseen. Kuvassa Tukesin materiaali tapahtumien määrittelyyn.
KUVA: Turvallisuus- ja kemikaalivirasto TUKES, tapahtumaturvallsuuden osaamisvaatimukset
Tietoa tapahtumatuotannon eri vaiheisiin
Moni kaupunki on rakentanut tapahtumapaikoistaan tapahtumakortteja, joihin on kerätty järjestäjälle paikkojen tietoa. Tapahtumapaikkakorteissa on yleensä mainittu kapasiteetti, sähkö ja vesipisteet, rakenteet, hinnat, soveltuvuus jne. Lisäksi monessa kaupungissa on laadittu tapahtumajärjestämisen oppaita helpottamaan tapahtumasuunnittelua.
Nämä ovat tärkeää tietoa, mutta edustavat ns. tapahtumapaikan pintatietoa. Pintatieto on oivallista järjestäjälle, joka hakee tilaa ja vertaa isoa määrä tapahtumapaikkoja. Oppaat ovat taas järjestäjälle hyödyllisiä paikallisten yhteyshenkilöiden ja lupakäytäntöjen selvittämiseksi, sekä kokemattomalle järjestäjälle avaamaan järjestämiseen liittyviä osa-alueita. Tarjolla oleva pintatieto siis palvelee tapahtumaprosessinsa ideointi ja määrittely vaiheessa olevaa järjestäjää. Pintatieto on tilan markkinoinnin ja myynnin tueksi soveltuvaa, koska asia on esitettävä tiivistetysti.
Kun järjestäjä siirtyy suunnitteluvaiheeseen, tarvitaankin jo yksityiskohtaisempaa tietoa, eli syvätietoa. Tällaista ovat tilan omat käytännöt, rajoitteet ja pintatiedon tarkennukset. Esimerkiksi tietyn kaupan edusta on jätettävä vapaaksi, tietty ovi pitää olla paloturvallisuussyistä suljettuna, vesipisteessä on tietynlainen letkuliitin, maapohjan kantavuudella on painorajoitus alla olevan pysäköintihallin vuoksi, tietyssä kentän reunassa tuuli tekee pyörteitä jne.
Syvätieto on usein myös tapahtumapaikan vahtimestarin tai käyttöpäällikön päässä, joka sanallisesti kertoo asiat järjestäjälle. Kokenut järjestäjä havaitsee suurimman osan tiedoista menemällä paikan päälle ja kysymällä. Kokematon järjestäjä ei osaa kysyä ja jos asia esitetään sanallisena tulvana ei tämä myöskään ymmärrä miten saatu tieto pitäisi huomioida tapahtumasuunnitelmassa.
Tyypillisesti paikan henkilö on lisäksi huonosti tavoitettavissa, jolloin järjestäjä joutuu tavoittelemaan yhteyshenkilöä useasti. Tämän seurauksena varsinkin kokemattoman järjestäjän toteutus tehdään puutteellisilla suunnitelmilla ja asioita ratkaistaan ”lennosta” tapahtuman aikana. Tämä näkyy taas ns. säätämisenä, eli tapahtumassa aiheutuu toiminnallisuuteen ja turvallisuuteen liittyviä riskejä, jotka näkyvät muutoksina, viivästyksinä ja turhana työnä. Johtaminen vaikeutuu ja helposti syntyy myös negatiivista ilmapiiriä ja stressiä erityisesti vastuussa olevalle järjestäjälle. Toimintatapa työllistää myös tapahtumapaikkaa, kun järjestäjä kyselee yksityiskohtaista tietoa yksi asia kerrallaan – vieläpä silloin kun tilanne on päällä ja tapahtuma jo toteutusvaiheessa.
KUVA: Tapahtuman järjestämisen vaiheet
Paranna palveluasi Opensin avulla
Opens-tapahtumasuunnitteluohjelmistoon olemme kehittäneet hyödyllisiä ominaisuuksia, jolla tapahtumapaikka voi palvella järjestäjää. Tällainen on esimerkiksi tapahtumapaikkainfo, joka kulkee tilan mukana. Aina kun järjestelmässä perustetaan uusi tapahtuma ja siihen liitetään tapahtumapaikat, tulee mukana paikan info. Tähän tapahtumapaikan ylläpitäjä voi kerätä tätä ns. hiljaista tietoa ja on järjestäjälle aina saatavilla.
Toinen merkittävä ominaisuus on tapahtuman tietokanta. Tapahtumapaikan omistajalla on automaattisesti näkymä järjestäjän aikatauluun, aluesuunnitelmaan, tekniseen toteutukseen ja lupa-asioihin. Tapahtumapaikan ylläpitäjän ei tarvitse erikseen kysellä tietoja järjestäjältä, vaan viimeisin tieto saadaan suoraan kirjautumalla tapahtumaan. Tämän tiedon avulla tapahtumapaikka voi ennakolta nähdä mahdolliset ongelmapaikat ja ohjata järjestäjää.
Kolmas merkittävä hyöty on syvätiedon toimittaminen suoraan tapahtumasuunnitelmaan. Paikan omistaja voi integroida omat tapahtumapaikkatietonsa Open Event käyttäjälle tai luoda tapahtuman jolla järjestäjä voi tehdä suunnitelmansa. Esimerkiksi pohjakuva on valmiiksi mittakaavassa, kuvassa on ikoneina sähköpisteet, WC:t, sammuttimet ym. ja ikonia klikkaamalla järjestäjä saa yksityiskohtaisen tiedon kyseisestä pisteestä. Lisäksi sähkön jakamisen suunnitelmassa on venuen sähköpisteet valmiina.
Neljäs ja ehkä tärkein ominaisuus on tiimityöskentely verkossa. Opens toimii erinomaisena alustana järjestäjän ja venuen väliselle vuoropuhelulle. Tapahtumapaikan on helppo ohjata järjestäjää, kun kumpikin pääsee omilta koneiltaan tapahtuman tietoihin ja esitysmuoto on vakioitu ymmärrettävästi. Aikaa säästyy ja tieto kulkee. Tiedon vakiorakenne mahdollistaa myös henkilövaihdokset, jolloin esimerkiksi sairastapauksissa, lomien aikana ja henkilövaihdoksissa on vastuuhenkilöä helppo tuurata.
10 tipsiä tapahtumapaikalle
- Tee varaaminen helpoksi
- Tuota pintatietoa myynnin tueksi
- Tuota syvätietoa suunnittelun tueksi
- Suhtaudu järjestäjään asiakkaana, joka tarvitsee palvelua.
- Ota rooli asiantuntijana tapahtumapaikkasi osalta
- Mieti roolisi tapahtuman eri vaiheissa
- Opettele tunnistamaan järjestäjän taso
- Suhteuta palvelusi järjestäjän tason mukaisesti
- Tarjoa suunnitteluun työvälineitä järjestäjälle
- Tee palvelumallistasi sellainen, että se ei ole henkilösidonnainen
