fbpx Tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat – Opens

Tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat

Opens on tapahtuma-ammattilaisten suunnittelema online-alusta, joka yhdistää tapahtumapaikat ja koko tuotantoverkoston. Opens on selkeä ja helppokäyttöinen. Sen avulla työskentely ja yhteydenpito on tehokasta ja turvallista. Valmiit suunnittelupohjat säästävät aikaasi ja hermojasi.

Voit unohtaa kalliit CAD-ohjelmistot, sähköpostirumban ja jatkuvan tiedon metsästämisen: Opensin avulla tapahtumasi tilanne ja tiedot ovat koko ajan hallinnassasi ja ajan tasalla. Opens soveltuu kaikille tapahtumatyypeille.

Saat tapahtumasi kustannukset paremmin kuriin, kun tilaukset on etukäteen mitoitettu oikein, paniikkihankintoja ei tarvitse tehdä ja sinulle kertyy tapahtumien kesken verrannollista tietoa oman toimintasi kehittämiseen.

Opens tähtää tapahtumatuotannon standardityökaluksi, joka on laajasti alan toimijoiden käytössä.

Tieto on valttia ja Opens on sen sijoituspaikka

Opens perustuu vakioituun tapahtumatietojen järjestykseen ja tapahtuman tuotantoprosessiin. Tämä tarkoittaa sitä, että jos henkilö on kerran käyttänyt Opensia, osaa hän työskennellä myös missä tahansa Opensiin luodussa toisessa tapahtumassa.

Opens-lisenssin omistaja omistaa tapahtuman tiedot ja ne eivät häviä, vaikka alihankkija tai työntekijä vaihtuisi. Tapahtuman omistaja saattaa tilata tuotantopalvelun alihankintana, mikä ei kuitenkaan poista järjestäjän vastuuta tapahtumassa. Omistajalla onkin tärkeää olla tehty työ dokumentoituna ja kerääntynyt tieto omassa hallussa, vaikka varsinaista suunnittelua ei hän itse tekisikään.

Voit luottaa siihen, että kun kirjaudut Opensiin, on siellä kaikki tarvittava tieto ajantaisaisesti dokumentoituna. Työn etenemistä on näin paremmin mahdollista seurata ja ohjata. Hallitset myös tietojen näkyvyyttä ja siten tietoturvaa, koska voit itse päättää kuka tietoja näkee ja käsittelee. Opens-menetelmä säästää myös huomattavasti aikaa, kun tietoa ei tarvitse etsiä pilvikansioista tai sähköpostiviesteistä.

Tapahtumasi suunnittelusisältöjä voit tehdä Opensissa olevilla valmiilla työkaluilla ja sisältökentillä, tai voit tallentaa mitä tahansa tapahtumaasi liittyviä dokumentteja sopivan aiheen alle tai aineistopankkiin.

Opens-portaalin avulla palveluja ja henkilökuntaa tapahtumaan

Opens tapahtumasuunnittelun rinnalla ylläpidämme palveluntuottajien Opens portaalia. Voit tapahtuman järjestäjänä luoda suoraan tapahtumasi suunnitelmasta tarjouspyynnön esimerkiksi esiintyjille, cateringpalvelulle ja tekniikalle. Palveluntarjoaja jättää sinulle tarjouksen portaalin kautta ja saamasi tarjoukset arkistoituvat suoraan tapahtumasi alle ja niitä voivat käsitella valitsemasi henkilöt.

Tarjousten lisäksi on mahdollista luoda myös työpaikkailmoituksia vapaaehtoisille ja freelancereille. Työtä haetaan portaalin kautta ja voit tehdä työntekijän valinnan halukkaista oman tapahtumasi sisällä. Valitun henkilön tiedot ovat suoraan tapahtuman organisaatiossa, yhteystiedoissa ja työaikasuunnitelmassa. Myös työntekijän profiiliin tallennetut palkanmaksutiedot ovat samantien käytettävissäsi.

Tarjouspyynnöt ja työpaikkailmoituksesi voit halutessasi jakaa vaikka kotisivuillasit tai somessa.

Näin Opensilla suunnitellaan tapahtuma

Opensilla sinä ja tiimisi jäsenet suunnittelette tapahtumaa samassa tietokannassa. Työn tuloksena syntyy  yksityiskohtaista tapahtuman toteutuksen suunnittelusisältöä, jonka laatimisessa voidaan hyödyntää Opensin valmista prosessia ja vakioidun rakenteen mukaisia suunnitteluaiheita .

Materiaalista muodostuu automaattisesti huippulaadukas tapahtuman suunnitelmadokumentti ja infomateriaali toteutushenkilöstölle.

  1. Määrittele tapahtuma
  2. Valitse suunniteltavat sisällöt
  3. Suunnittele tiimisi kanssa
  4. Toteuta
  5. Viimeistele ja päätä tapahtuma

Voit suunnitella tapahtuman alusta loppuun tiimisi kanssa

Tapahtuman suunnittelu alkaa tapahtuman määrittelyllä. Määrittelyn jälkeen voit valita useista Opensin valmiista eri tapahtumatyyppien projektipohjista valmiit asetukset tai rakentaa itsellesi oman sisällön.

Sen jälkeen voit aloittaa työskentelemisen jostakin seuraavasta kolmesta vaihtoehdosta:

  1. Työhön tarvittavien henkilöiden nimeäminen,
  2. projektiin liittyvien tehtävien määrittely
  3. Tapahtuman toteutuksen suunnittelu.

Suunnittelumateriaali kiteytyy tapahtuman suunnitelmaksi ja siitä voidaan irrottaa jaettavia infomateriaaleja.

Tapahtuman aikana voidaan kirjata havaintoja tapahtumasta talteen ja tapahtuman jälkeen syntyneestä aineistosta kootaan yhteenveto, mikä auttaa organisaatiotasi kehittymään ja toteuttamaan seuraavan tapahtuman vieläkin paremmin.

Voit tuottaa suunnittelutietoa itse, antaa tiimisi jäsenille oikeuksia tai tallentaa muualla tehtyä tietoa talteen tietokantaan. Tapahtuman suunnittelua varten Opensissa on mukana käteviä työkaluja, kuten ideointi-, aikataulu- ja pohjakuvan piirtotyökalu. Voi myös jakaa tapahtumasi erillisiksi osa-tapahtumiksi, mistä on hyötyä esimerkiksi useaan paikkaan jakautuvissa tapahtumissa tai kiertueiden suunnittelussa.

Suunnittelun eteneminen perustuu Opens- menetelmään. Lyhyesti sanottuna vaiheet ovat: 1. Määrittele tapahtuma, 2. Valitse suunniteltavat sisällöt, 3. Suunnnittele, 4. Toteuta, 5. Päätä tapahtuma. Kuvassa prosessi on kuvattu tarkemmin. Prosessi ei sido tekemistäsi, vaan voit muotoilla sen itsellesi sopivaksi ja täydentää osia niiden tarkentuessa.

Opens -tapahtumasuunnittelun vaiheet ja työn eteneminen.

Opens mukautuu tarpeesi mukaisesti

Voit valita omaan toimintaasi parhaiten sopivan laajuuden ja ajan. Voit aloittaa työskentelyn vaikka ilmaisilla työkaluilla tapahtuman ideointiin ja budjetointiin. Maksullinen ohjelmistolisenssi tarvitaan tapahtuman määrittelyjen jälkeen. Maksullisen lisenssin voit ottaa käyttöön kuukausi- tai vuositilaajana.

Mikäli toimintasi on epäsäännöllistä, voit laittaa lisenssin välillä kiinni ja avata sen taas kun tapahtumasuunnittelu on ajankohtaista. Vanhat tapahtumatietosi säilyvät omalla tililläsi vaikka lisenssi on laitettu välillä tauolle. Lisäksi voit valita kolmesta eri tuotepaketista (Solo, Team ja Enterprise) itsellesi sopivimman. Simuloi itsellesi sopivaa ratkaisua Opensin hintalaskurilla: TÄSTÄ

Tämähän on se tapahtumatuotannon käsikirja, mitä olemme etsineet!

Tyytyväinen käyttäjä

Yhtenäistä tapahtumakäytännöt Opensilla

Opensin avulla voit luoda organisaationne tapahtumille yhteisen toimintatavan ja sen avulla hallinnoida tapahtumien toteutusta. Omistajana voi toimia kattojärjestöt, lajiliitot, ammattiliitot, kiertuejärjestäjät, tapahtumatalot tai mitkä vain tahot, joiden alaisuudessa tapahtumia toteutetaan.

Opensin avulla omistaja voi määritella omiin tapahtumiinsa liittyvät tehtävät, organisaation ja tarvittavat suunnittelusisällöt. Yhtenäistämisen avulla tapahtumasuunnittelu voidaan jakaa esimerkiksi maantieteellisesti eri paikoissa olevien tekijöiden kesken ja tapahtumista saadaan paremmin verrannollista analytiikkaa toimintanne kehittämiseksi. Yhtenäistäminen varmistaa tapahtumien tasalaatuisuuden ja vaikuttaa positiivisesti brändiinne.

Verkkokursseista apua tapahtumien suunnittelemiseen

Opens – ohjelmiston lisäksi tarjoamme tapahtumasuunnittelun verkkokursseja ja koulutuspäiviä, joiden avulla voidaan tukea tapahtumanjärjestäjien työtä.

Koulutukset ovat käytännönläheisiä ja auttavat järjestäjää kehittämään omaa osaamistaan ja siten tekemään parempia ratkaisuja tapahtumien suunnittelussa. Verkkokursseja voit käydä omaan tahtiisi silloin kun sinulle sopii. Verkkokurssia voit hyödyntää vaikka samanaikaisesti, kun tapahtuma on suunnitteilla, jolloin oppiminen menee suoraan käytäntöön eikä opiskelua tehdä varastoon. Verkkokurssien käyttöoikeuksia voidaan määritella myös isommille ryhmille ja tarvittaessa myös räätälöidä omia kursseja.

Yksittäisiä verkkokursseja voit tilata suoraan verkkokaupastamme. Koulutuspäivistä ja isompien ryhmien verkkokurssipaketeista teemme sinulle erillisen tarjouksen.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

Tehty Suomessa / Made in Finland
Luotettava kumppani
© 2020 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja