fbpx Tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat – Opens

Tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat

Opens on tapahtuma-ammattilaisten suunnittelema online-alusta, jonka avulla tiimityö sujuu ja tieto on hallussa. Opens on selkeä ja helppokäyttöinen. Sen avulla työskentely ja yhteydenpito on tehokasta ja turvallista. Valmiit suunnittelupohjat säästävät aikaasi ja hermojasi. Opensin avulla tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat voivat paremmin hallinnoida tapahtumaa, josta ovat vastuussa.

Laadukkaita työvälineitä tapahtumien suunnitteluun

Voit unohtaa kalliit CAD-ohjelmistot, sähköpostirumban ja jatkuvan tiedon metsästämisen: Opensin avulla tapahtumasi tilanne ja tiedot ovat koko ajan hallinnassasi ja ajan tasalla. Opens soveltuu kaikille tapahtumatyypeille.

Saat tapahtumasi kustannukset paremmin kuriin, kun tilaukset on etukäteen mitoitettu oikein, paniikkihankintoja ei tarvitse tehdä ja sinulle kertyy tapahtumien kesken verrannollista tietoa oman toimintasi kehittämiseen.

Opens tähtää tapahtumatuotannon standardityökaluksi, joka on laajasti alan toimijoiden käytössä.

Tieto on valttia ja Opens on sen sijoituspaikka

Opens perustuu vakioituun tapahtumatietojen järjestykseen ja tapahtuman tuotantoprosessiin. Tämä tarkoittaa sitä, että jos henkilö on kerran käyttänyt Opensia, osaa hän työskennellä myös missä tahansa Opensiin luodussa toisessa tapahtumassa. Katso opas tiedon rakenteesta.

Opens-lisenssin omistaja omistaa tapahtuman tiedot ja ne eivät häviä, vaikka alihankkija tai työntekijä vaihtuisi. Tapahtuman omistaja saattaa tilata tuotantopalvelun alihankintana, mikä ei kuitenkaan poista järjestäjän vastuuta tapahtumassa. Omistajalla onkin tärkeää olla tehty työ dokumentoituna ja kerääntynyt tieto omassa hallussa, vaikka varsinaista suunnittelua ei hän itse tekisikään.

Voit luottaa siihen, että kun kirjaudut Opensiin, on siellä kaikki tarvittava tieto ajantaisaisesti dokumentoituna. Työn etenemistä on näin paremmin mahdollista seurata ja ohjata. Hallitset myös tietojen näkyvyyttä ja siten tietoturvaa, koska voit itse päättää kuka tietoja näkee ja käsittelee. Opens-menetelmä säästää myös huomattavasti aikaa, kun tietoa ei tarvitse etsiä pilvikansioista tai sähköpostiviesteistä.

Tapahtumasi suunnittelusisältöjä voit tehdä Opensissa olevilla valmiilla työkaluilla ja sisältökentillä, tai voit tallentaa mitä tahansa tapahtumaasi liittyviä dokumentteja sopivan aiheen alle tai aineistopankkiin.

Näin Opensilla suunnitellaan ja toteutetaan tapahtuma

Opensilla sinä ja tiimisi jäsenet suunnittelette tapahtumaa samassa tietokannassa. Työn tuloksena syntyy  yksityiskohtaista tapahtuman toteutuksen suunnittelusisältöä, jonka laatimisessa voidaan hyödyntää Opensin valmista prosessia ja vakioidun rakenteen mukaisia suunnitteluaiheita .

Materiaalista muodostuu automaattisesti huippulaadukas tapahtuman suunnitelmadokumentti ja infomateriaali toteutushenkilöstölle.

  1. Avaa projekti
  2. Valitse esitäytetty tapahtumapohja
  3. Suunnittele tiimisi kanssa ja tallenna muualla tehtyjä dokumentteja oikeiden otsikoiden alle.
  4. Muodosta keikkainfot työntekijöille Opens -sisällöistä ja muualla tekemistäsi dokumenteista.
  5. Jaa dokumentit Opens LiveAPPin kautta työntekijöille, anna heille tehtäviä ja lähetä viestejä tapahtuman aikana. Seuraa töiden etenemistä ja ohjaa tarvittaessa.
  6. Kirjoita huomoita ja parannusehdotuksia tulevaa tapahtumaa varten.
  7. Sulje projekti ja päivitä parannukset omaan tapahtumapohjaasi.

Tutustu Opensin käyttäjäohjeisiin infopisteessä, niin näet miten yksittäisiä asioita suunnitellaan Opens -ohjelmistolla.

Voit suunnitella tapahtuman alusta loppuun tiimisi kanssa

Opensin avulla voit viedä tapahtumasi koko projektin läpi:

Kun projekti käynnistyy, automatisoidut osat aktivoituvat.

Avaa projekti

Tapahtuman suunnittelu alkaa tapahtuman määrittelyllä. Määrittelyn jälkeen voit valita useista Opensin valmiista eri tapahtumatyyppien projektipohjista valmiit asetukset tai rakentaa itsellesi oman tapahtumapohjan. Tapahtumapohja nopeuttaa suunnittelua ja sen avulla voit automatisoida monia vaiheita.

Myös projektin aukeaminen voidaan automatisoida esim. CRM-ohjelmistosta rajapinnan avulla. Rajapinta on lisäpalvelu ja siitä tehdään erillinen tarjous tarvittaessa.

Laadi suunnitelma ja keikkainfot

Tapahtuman suunnittelua voidaan toteuttaa tiimityönä. Voit antaa tarkkaan rajattuja oikeuksia kenelle vain haluat. Mitä valmiimpi oma tapahtumapohjasi on, sen helpompaa ja nopeampaa tapahtumasi suunnittelu on.

Suunnittelusisällöistä ja eri tietokentistä voit muodostaa keikkainfoja työntekijöille tai muuhun tarkoitukseen miten vain haluat.

Laita infot jakoon ja johda toteutusta Opens LiveAPPilla.

Suunnittelumateriaali kiteytyy tapahtuman suunnitelmaksi ja siitä voidaan irrottaa jaettavia infomateriaaleja. Opensissa muodostetut dokumentit tai mitkä tahansa haluamasi asiakirjat voit jakaa tapahtumaan tuleville työntekijöille Opens LiveAPPiin. Opens LiveAPPin avulla voit myös lähettää viestejä tapahtuman henkilöstölle, sekä antaa tehtäviä ja seurata niiden toteutumista. Opens LiveAPP on ladattavissa Google Play ja APP Storesta veloituksetta.

Dokumentoi ja paranna konseptiasi

Tapahtuman aikana voidaan kirjata havaintoja tapahtumasta talteen ja tapahtuman jälkeen syntyneestä aineistosta kootaan yhteenveto, mikä auttaa organisaatiotasi kehittymään ja toteuttamaan seuraavan tapahtuman vieläkin paremmin.

Tapahtuman jälkeen kannattaa tehdä parannukset omaan tapahtumakonseptiin, jolloin kun se seuraavan kerran otetaan käyttöön on se jälleen hieman parempi. Näin tapahtumasi tehokkuus kustannusten, ajankäytön, ratkaisujen oikean mitoituksen ja toiminnan laadun kannalta paranee kerta kerralta.

Päätä projekti

Kun projekti päätetään, kaikilta tapahtumaan liitetyiltä käyttäjiltä poistuu muokkausoikeus ja tapahtuma arkistoituu. Näin muokkaushistoria, viestit, suunnitelmat, tehtävät ja muut tapahtumantoteutukseen liittyvät asiat ovat tallessa ja helposti käytettävissä jatkossa. Aineisto toimii myös tarkkana dokumentaatioina tapahtuman toteutuksesta, mikäli jostain syystä on tarpeen selvittää miten toteutus on tehty.

Opens mukautuu tarpeesi mukaisesti

Voit valita omaan toimintaasi parhaiten sopivan laajuuden ja ajan. Voit aloittaa työskentelyn vaikka ilmaisilla työkaluilla tapahtuman ideointiin ja budjetointiin. Maksullinen ohjelmistolisenssi tarvitaan tapahtuman määrittelyjen jälkeen. Maksullisen lisenssin voit ottaa käyttöön kuukausi- tai vuositilaajana.

Mikäli toimintasi on epäsäännöllistä, voit laittaa lisenssin välillä kiinni ja avata sen taas kun tapahtumasuunnittelu on ajankohtaista. Vanhat tapahtumatietosi säilyvät omalla tililläsi vaikka lisenssi on laitettu välillä tauolle. Lisäksi voit valita kolmesta eri tuotepaketista (Solo, Team ja Enterprise) itsellesi sopivimman. Simuloi itsellesi sopivaa ratkaisua Opensin hintalaskurilla.

Tämähän on se tapahtumatuotannon käsikirja, mitä olemme etsineet!

Tyytyväinen käyttäjä

Käytännöt kannattaa yhtenäistää Opensilla

Opensin avulla voit luoda organisaationne tapahtumille yhteisen toimintatavan ja sen avulla hallinnoida tapahtumien toteutusta. Omistajana voi toimia kattojärjestöt, lajiliitot, ammattiliitot, kiertuejärjestäjät, tapahtumatalot tai mitkä vain tahot, joiden alaisuudessa tapahtumia toteutetaan.

Opensin avulla omistaja voi määritella omiin tapahtumiinsa liittyvät tehtävät, organisaation ja tarvittavat suunnittelusisällöt. Yhtenäistämisen avulla tapahtumasuunnittelu voidaan jakaa esimerkiksi maantieteellisesti eri paikoissa olevien tekijöiden kesken ja tapahtumista saadaan paremmin verrannollista analytiikkaa toimintanne kehittämiseksi. Yhtenäistäminen varmistaa tapahtumien tasalaatuisuuden ja vaikuttaa positiivisesti brändiinne.

Katso blogikirjoitus aiheesta TÄSTÄ.

Verkkokursseista apua tapahtumien suunnittelemiseen

Opens – ohjelmiston lisäksi tarjoamme tapahtumasuunnittelun verkkokursseja ja koulutuspäiviä, joiden avulla voidaan tukea tapahtumanjärjestäjien työtä.

Koulutukset ovat käytännönläheisiä ja auttavat järjestäjää kehittämään omaa osaamistaan ja siten tekemään parempia ratkaisuja tapahtumien suunnittelussa. Verkkokursseja voit käydä omaan tahtiisi silloin kun sinulle sopii. Verkkokurssia voit hyödyntää vaikka samanaikaisesti, kun tapahtuma on suunnitteilla, jolloin oppiminen menee suoraan käytäntöön eikä opiskelua tehdä varastoon. Verkkokurssien käyttöoikeuksia voidaan määritella myös isommille ryhmille ja tarvittaessa myös räätälöidä omia kursseja.

Yksittäisiä verkkokursseja voit tilata suoraan verkkokaupastamme. Koulutuspäivistä ja isompien ryhmien verkkokurssipaketeista teemme sinulle erillisen tarjouksen.

Tapahtumanjärjestäjät ja -tilaajat saavat Opensista merkittävää hyötyä tapahtumansa suunnitteluun.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2022 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja