Tehtävään halutaan: hyvä tyyppi.
Näin käynnistyy usein tapahtumatuottajan haku. Mutta mitä se ”hyvä tyyppi” oikeastaan tarkoittaa? Onko hän mukava, tarkka, asiantunteva, kokenut, luova, ratkaisukeskeinen vai jotain muuta? Varmasti tavoitteena ainakin on löytää tarjolla oleviin olosuhteisiin sopiva henkilö. Vai onko tarkoitus löytää sopiva tuotantoyhtiö, jossa lopputulos muodostuu yrityksestä useamman ihmisen panoksena. Vastausta kysymykseen voisi lähteä hakemaan avaamalla hieman tuottajan roolia.
Aiemmin olen kirjoittanut onnistuneen tapahtuman muodostavista tekijöistä: Jako tekniseen-, sisältö- sekä kaupalliseen tuotantoon, täydennettynä johtamisen ja viestinnän kulttuurilla. Ne ovat teknisesti ajateltuna osat, joista tapahtumakokonaisuus muodostuu. Inhimillisen tekijän merkitys on kuitenkin vaikutukseltaan suuri, kun tarkastellaan johtamisen ja viestinnän osia. Tapahtuma on projekti, jolla on alku ja loppu. Tämä projektimaisuus vaikuttaa työn tekemisen rytmiin. Kalenterissa siintävä h-hetki on jotain hyvin konkreettista ja asettaa omat raaminsa työlle.
Toisena ominaispiirteenä tapahtumissa on, että toteutustiimiin kuuluvat henkilöt tulevat useasta eri organisaatiosta. Tapahtumassa on siis kyse tilapäisestä verkosto-organisaatiosta. Esimerkiksi tekniikka, orkesteri ja catering ovat aivan konkreettisesti eri yrityksiä, jotka tekevät yhteistyötä tällä kertaa tässä tapahtumassa. Nykyisin tapahtuman tuotanto-organisaatio on useimmiten myös maantieteellisesti sijoittunut laajalle alueelle, mikä on tärkeä huomioida tuotannon johtamisessa.
Tapahtumatoteutuksen onnistumiseen vaikuttaa siis keskeisesti tiimin jäsenten keskinäinen dynamiikka ja kyky muodostaa jäsenten välille saumattomasti toimiva kokonaisuus. Lisäksi keskeinen tekijä on töiden oikea-aikainen rytmi. Tästä pääsemmekin siihen aluksi mainittuun tuottajan tehtävään.
Lyhyesti voisi sanoa, että tuottajan tehtävänä on luoda onnistumisille edellytyksiä. Mitä tähän sitten tarvitaan?
Tärkein tekijä on tieto. Koska olosuhteet ovat tilapäisiä, on erikoisosaajien saattava oikeanlaista työn tekemiseen tarvittavaa tietoa. Tällaista tietoa ovat esimerkiksi: valmistelujen ja tilaisuuden aikataulut, sähköt, tavaran liikuttamiseen ja varastoimiseen liittyvä tieto, hälytykset jne. Nämä ovat olosuhdetietoja ja niitä voi tarvittaessa selvittää muutkin henkilöt kuin tuottaja.
Olosuhteiden lisäksi tarvitaan tieto siitä, mitä halutaan toteuttaa. Esimerkiksi mitä alueita halutaan äänentoistolla kattaa, mitä rakenteellisia ratkaisuja halutaan toteuttaa, millainen asiakaskokemus halutaan toteuttaa, milloin tavaran on liikuttava, milloin buffet halutaan sulkea jne. Tuottajan pitäisi siis ymmärtää ainakin vähän toteutettavasta työstä, jotta pystyy määrittelemään sen mitä halutaan toteuttaa. Kyse on kokonaiskuvan hahmottamisesta.
Opens on ratkaisu tiedon hallinnointiin
Opens-ohjelmisto on suunniteltu tuottajan näkökulmasta. Ohjelmistossa täytetään yksityiskohtaista tietoa, jota kertyy olosuhteiden määrittelyn tasolla ja tarvitaan varsinaisen työn suorittamiseen.
Opensin sisältö parantaa myös toteuttajien kanssa käytävää vuoropuhelua, kun tuottaja ja toteuttaja voivat vaikka täyttää Opensiin tietoja yhdessä ja käydä siinä samalla keskustelua mahdollisista toteutusratkaisuista. Ja kun asia on verkossa niin tämä voi tapahtua omalta tietokoneelta tai mobiililaitteesta käsin ja tiimin jäsenet voivat sijaita missä vain. Oleellista on myös se että tämä tieto on löydettävissä ja luettavissa, mikäli tuottaja tai erikoisosaaja jostain syystä poistuukin kesken tuotannosta.
Uskon itse, että ihmiset pyrkivät kyllä tekemään parhaansa, kun he tietävät mitä heiltä odotetaan. Olisiko siinä kenties kiteytettynä tapahtumatuottamisen ydin?
