Työskentelin 24 vuotta tapahtumatuotannon ammattilaisena ja vuosien aikana olin mukana tuhansissa erilaisissa tapahtumissa. Vaikka pääosin tapahtumat menivät hyvin, joskus kuitenkin sattui. Tähän olen kirjoittanut joitakin tarinoita omalle kohdalle sattuneista tilanteista.
1. Kuolemantapaus konsertissa: 13 vuotta sitten meillä oli n. 4000 ihmistä areenakonsertissa. Tilaisuus oli päättynyt ja yleisö poistunut alueelta. Siivoojat kiersivät tilat läpi ja järjestyksenvalvonta teki tarkistuksen tämän jälkeen. Sain kuittauksen kun tarkastukset oli tehty.
Yksi alueelta poistunut henkilö onnistui menemään takaisin sisälle ja lukitsemaan itsensä wc-tiloihin, minne hän kuoli. Tapahtuman johtajana tekemäni toimenpiteet tutkittiin viranomaisten toimesta ja todettiin että asialle ei ollut mitään tehtävissä.
Muistan hyvin, kun esituotantovaiheessa valitsin järjestyksenvalvojapalvelujen toimittajaa, niin vaihtoehtona olisi ollut hinnaltaan huomattavan edullinen vaihtoehto. Tämä ei kuitenkaan vakuuttanut minua ammattitaitonsa puolesta, joten valitsin kalliimman ja tutun palvelun toimittajan. Mitähän mielessäni olisi liikkunut tämän tapauksen jälkeen, jos olisin tehnyt valinnan pelkästään euroja arvottaen?
Opit:
1) Huolehdi tuotannon dokumentoinnista. Sitä tarvitaan, jos jotain tapahtuu.
2) Panosta laatuun ja kerää parhaat saatavilla olevat tekijät tiimiisi.
2. Heittoriski maaseudulla: Olin palkattuna tuottajana maalaispitäjän tanssipaikassa järjestetyssä viihdetapahtumassa. Tilaisuus oli loppuun myyty, mikä oli paikkakunnalla harvinaista. Yleisö oli tämän vuoksi tottunut ostamaan pääsyliput ovelta.
Tällä kertaa kaikki halukkaat eivät kuitenkaan päässeet alueelle ja eräs ulkopuolelle jäänyt mieshenkilö katsoi asiakseen heitellä parin nyrkin kokoisia kiviä aidan takaa tapahtuma–alueelle. Aita sijaitsi montun yläreunalla, joten kivet ehtivät lentää pitkän kaaren ennen kuin tulivat kohteeseensa. Ongelmana oli myös pimentynyt ilta, mikä aiheutti sen, että kivet lensivät täydestä pimeydestä.
Onneksi suurin osa yleisöstä oli sisätiloissa esiintyjää seuraamassa ja ulkona oli vain pieni joukko ihmisiä tupakoimassa tai raitista ilmaa haukkaamassa. Kuitenkin kaksi ihmistä sai kivet päähänsä ja kaksi autoa vaurioitui kivisateessa. Kivet eivät onneksi osuneet esimerkiksi hampaisiin, vaan paikkaus oli tikeillä hoidettavissa.
Mieleeni jäi järjestyksenvalvojien kauhistunut reaktio ja kommentti ”täällä ei ole kolmeenkymmeneen vuoteen tapahtunut koskaan mitään”. Oli siis tuudittauduttu ja rutinoiduttu pahemman kerran. Tuottajan kannattaa muistaa, että jokainen tilaisuus on ainutkertainen.
Opit:
1) Muista, että jokainen tilaisuus on omanlaisensa, vaikka kaava toistuisi.
2) Muista päivänvalon muuttuminen illaksi ja myös ulkoalueiden valaisu.
3) Eliminoi heittoriski niin hyvin kuin mahdollista.
3. Senteistä kiinni: Tein ensimmäiset jäähallituotantoni vuonna 2002. Erääseen vanhaan maakuntahalliin oli tilattu jäänpeittolevyt toisesta maakuntahallista.
Tein logistiikkasuunnittelussa radikaalin virheen: olin tilannut kurottajan purkamaan rekkakuorman jäänpeittoon tarkoitettuja levyjä ja tarkoitukseni oli, että kurottaja ajaa niput suoraan halliin, josta ne levitellään paikalleen. Lavat eivät kuitenkaan mahtuneet poikittain lastausovesta sisään ja kurottajassa ei ollut pitkiä piikkejä joilla olisi voitu pitkittäin nostaa niput sisälle.
Hallien vuokra-ajat ovat tiukat, jotta kustannukset pysyvät kurissa ja liikuntavuoroja joudutaan perumaan mahdollisimman vähän. Ainoa mahdollinen ratkaisu oli purkaa kuorma ulkona ja kantaa käsin halliin sisälle. Tähän ei kuitenkaan ollut miehitystä varattu, koska työ oli tarkoitus tehdä koneellisesti. Muitakaan töitä, kuten lavan rakentamista ei voitu aloittaa ennen kuin lattia on paikallaan.
Opit:
1) Kommunikoi logistiikan toimittajan kanssa huolellisesti. Yksityiskohdat ovat ratkaisevia.
2) Käytä tarkkaa mittakaavakuvaa aluesuunnittelussa ja tee tarkistusmittaukset kriittisistä paikoista.
3) Mieti valmiiksi plan B kriittisiin työvaiheisiin.
4. Huolimaton heiluttaja: Olin kymmenen vuotta sitten Kokkolassa telttakeikalla, siis palvelun toimittajan roolissa kyseisessä tapahtumassa. Tapahtumaan tarvittiin 13 kpl pientelttoja, jotka sai rauhalliseen tahtiin purkaa tapahtumaa seuraavana päivänä. Tämän vuoksi suunnitelmissa oli tehdä pitkä päivä kaikessa rauhassa ja otin mukaani ainoastaan apumiehen itseni lisäksi.
Aloitimme aamupäivällä työt leppoisissa tunnelmissa auringon paistaessa. Työ alkoi seinäpressujen irrottamisella, jotka oli kiinnitetty nippusiteillä alareunastaan. Varmaankin leppoisasta tunnelmasta johtuen en hakenut työkaluja, vaan irrotin ensimmäisen seinän Leatherman-linkkuveistä käyttäen.
Kuinka ollakaan, veitsi lipesi ensimmäisen nippusiteen kohdalla suoraan oikeaan nilkkaani pystyyn. Onneksi terä oli lyhyt, joten pysyvää vammaa ei syntynyt. Jälki oli kuitenkin sellaista, että jouduin kiireellä lähtemään paikallisen terveyskeskuksen päivystykseen paikattavaksi. Apumieheni ei ollut kovinkaan iloinen jäädessään yksin koko telttakuorman kanssa. Kolmen tunnin kuluttua palasin ja saimme työn toteutettua loppuun.
Opit: Välinpitämättömyys ja huolimattomuus kostautuu. Minä ihan vaan nopeasti… eli ne kuuluisat viimeiset sanat.
5.Viimeisen lavan kirous: Olin projektipäällikkönä festivaalituotannossa, jonka purku oli sujunut hyvin. Tavaraa ajettiin pienellä ja isolla trukilla, joissa kuskit vuorottelivat. Väsymys kuitenkin alkoi painaa ja mielessä siinsi kaikilla lepo ja sauna.
Kuski ajoi sisältä profiiliteltoista lavoja ja lopputarkastuksessa huomattiin yhden lavan jääneen telttaan. Kuski hyppäsi trukkiin ja lähti hakemaan unohtunutta lavaa. Kuski kuitenkin oli ajanut koko päivän pientä trukkia, joka mahtuu sisälle telttaan. Jostain syystä hän ajoikin viimeisille lavoille isolla trukilla, vaikka oli ajanut aiemmin pientä trukkia.
Iso trukki ei mahdu teltan räystään ali sisälle ja niinpä kuski törmäsi kovalla vauhdilla räystääseen. Tiukasti betoneihin ankkuroitu ja painava iso teltta hyppäsi ilmaan ja kuski sai kovan äkkipysähdyksen trukin ohjaamossa. Kuski ei onneksi loukkaantunut, mutta telttaan täytyi uusia räystäspalkkeja.
Opit: Väsyneenä työskenteleminen on vaarallista. Väsynyt tekee virheitä. Huolehdi omasta ja henkilökunnan levosta ja jaksamisesta. Vahinko voi sattua sillä viimeiselläkin kuormalavalla.
Riskityypit ja tapahtuman vaiheet
Olen jakanut riskien ennakoimisen kolmeen riskityyppiin:
- Toiminnalliset
- Taloudelliset
- Imagoriskit
Usein kun puhutaan tapahtumien riskeistä, tarkoitetaan taloudellista riskiä. Tällöin kiinnitetään huomiota siihen millaisia tappioita tapahtumasta kestämme kärsiä (kriittinen piste). Lopputulos on todellisuudessa kuitenkin usean tekijän summa.
Esimerkiksi toiminnallisen riskin toteutuminen johtaa ylimääräisiin kustannuksiin ja aiheuttaa taloudellisen riskin toteutumisen sen lisäksi. Näin voit varmasti päätellä kertomistani esimerkeistäkin.
Toiminnallisia riskejä ovat esimerkiksi: laiterikot, onnettomuudet, aikataulupoikkeamat, väkivalta, sairastumiset, puutteelliset taidot ja johtamisen virheet.
Yksittäisiä taloudellisia riskejä ovat esimerkiksi luottotappiot, varkaudet, tekijänoikeusrikkomukset ja budjettiylitykset.
Imagoriskeiksi kutsun tapahtuman tai yrityksen brändiin vaikuttavia tekijöitä. Tällaisia ovat esimerkiksi asiakkaan kokema palvelun laatu, aatteellisen toiminnan vaikutus tai kumppaneiden imagon vaikutus omaan brändiin.
Esimerkiksi jos valittu esiintyjä syyllistyy rikokseen ja aiheuttaa toiminnallaan negatiivista julkisuutta on sillä vaikutus myös tapahtumasta koettuun mielikuvaan. No, esimerkkejä näistä kaikista kolmesta on helppo löytää vaikka kuinka paljon. Kokeile vaikka.
Tapahtumien toteutus voidaan jakaa kolmeen osaan: 1. esituotanto, 2.tapahtuma, 3. jälkituotanto. Riskin ennakoinnin voi jakaa näihin vaiheisiin.
Onnettomuuksien ehkäisemiseksi on tärkeää toteuttaa esituotantovaiheen tuotantosuunnittelu mahdollisimman huolellisesti. Se on onnistuneen tapahtuman kulmakivi. Vaikka tuotantosuunnittelussa on ennakoitu ja varauduttu monenlaisiin tilanteisiin, voi silti olosuhteiden vuoksi tulla yllätyksiä. Huolellinen suunnitelma mahdollistaa nopean reagoinnin tapahtuman aikana. Ja jos jotain sattuu, on tärkeää oppia siitä mitä tapahtui.
