OPEN VENUEN AVULLA KAIKKI PYSTYVÄT TOTEUTTAMAAN TAPAHTUMIA

Avainhenkilön vaihtuessa uuden henkilön on helppo jatkaa siitä mihin jäätiin

Paljonko sinä käytät aikaasi tapahtumamateriaalien etsimiseen?

Stressi pienenee kun tiedät mitä pitää tehdä

Kytke erikoisalojen osaajat mukaan ja hallinnoi kokonaisuutta

Työkalut onnistuneen tapahtuman järjestämiseen yhdessä osoitteessa

Mikä on Open Venue ?

 

Open Venue on digitaalinen työväline, joka on tehty helpottamaan tapahtumien järjestämistä tapahtumapaikassasi. Navigaattorina toimiva ohjelmisto auttaa järjestäjää ja ohjaa toimimaan tapahtumapaikan määrittelemien sääntöjen, lainsäädännön ja alan käytäntöjen mukaisesti. Tärkeät tehtävät tulee tehdyksi oikeaan aikaan, esimerkiksi viranomaisten edellyttämien määräaikojen mukaisesti. Open Venuessa yhdistyy tapahtuma-alan tietotaito ja älykäs käyttöjärjestelmä

Kenelle ?

 

Ohjelmisto on tarkoitettu tapahtumapaikkojen omien-  ja tiloihin tulevien ulkopuolisten tapahtumien käyttöön.  Tilan hallinnoija myöntää käyttöoikeuden järjestäjälle helposti yhdellä napin painalluksella. Open Venue on tapahtumapaikkakohtainen.

Miksi ?

 

Open Venuen tärkein tehtävä on parantaa tapahtumien toimivuutta ja turvallisuutta.  Tilan haltija saa helposti kokonaiskuvan järjestäjän suunnittelemasta tapahtumasta missä tahansa prosessin vaiheessa. Järjestelmän valmiit prosessit antavat myös vastauksen suurimpaan osaan järjestäjille eteen tuleviin kysymyksiin. Poikkeustilanteiden varalta on myös tärkeää että tuotannon aikana tehdyt toimenpiteet on dokumentoitu järjestelmään.  Tapahtumien merkitys esimerkiksi matkailun- ja kaupan vetovoimatekijöinä on suuri.  Open Venuen avulla on järjestäjällä pienempi kynnys ryhtyä toteuttamaan tapahtumaa, kun voi tukeutua ohjaavaan työvälineeseen.

Asiat hoituvat oikeaan aikaan

Tarvittava tieto tapahtumapaikasta heti käsillä

Tapahtumien määrä lisääntyy

Järjestäjän oikeusturva paranee kun toimenpiteet on dokumentoitu

Ominaisuudet

Ohjaavat prosessit

Open Venuessa on tapahtumapaikkaan soveltuvat tuotantoprosessit määriteltynä valmiiksi. Tuotantotyypin ja sen laajuuden mukaisesti. Esimerkiksi yksityistilaisuudessa lupakäytännöt ovat erilaiset kuin yleisötilaisuudessa. Laajimmillaan prosessi voi olla esimerkiksi isossa yleisötapahtumassa, kun taas vaikka yksittäisen myyntipisteen toteutuksen prosessi on suppea. Prosessi on kuvattu kätevinä tasoina  jolloin järjestäjä voi liikkua tuotannon eri vaiheiden välillä haluamallaan tavalla.

Aluesuunnittelueditori

Tapahtumasuunnittelun oleellinen osa on selkeän pohjakuvan laatiminen. Aluesuunnittelueditorilla voit piirtää tapahtuma-alueen rakenteita, reittejä ja tehdä merkintöjä pohjakuvaan. Aluesuunnittelueditorissa voit piirtää päällekkäisille tasoille, jolloin kuvasta voidaan napsauttaa osia päälle ja pois halutulla tavalla. Esimerkiksi pelastusväylät, sähköpisteet, kulkureitit jne. Aluesuunnittelueditori skaalaa piirretyt elementit mittakaavaan, jolloin pohjakuva vastaa todellisuutta.

Alihankkijoiden kytkeminen mukaan toteutukseen

Järjestäjä voi halutessaan antaa myös oikeuksia tuotannon osa-alueiden toteuttajille, jolloin järjestäjä voi jakaa tehtäviä esimerkiksi valituille alihankkijoille. Esimerkiksi ääniteknikko voi suunnitella oman osuutensa toteutusta. Open Venue esittää oikeat kysymykset joiden avulla kokemattomampikin järjestäjä osaa ilmaista tarpeensa ammattilaiselle ja sopiva ratkaisu löytyy yhdessä ns. co-creation menetelmällä.

Budjetointi

Open Venuessa on valmiita budjettipohjia eri tuotantotyypeille. Järjestäjä voi myös laatia oman budjettipohjansa haluamallaan sisällöllä. Osabudjetit (esimerkiksi ohjelma, tekninen toteutus, markkinointi jne) saadaan omina osioinaan ja tulosbudjetti tekee näistä yhteenvedon.

Lomakkeet ja asiakirjat

Open Venuessa on valmiit lomakepohjat viranomaisilmoituksia, tapahtumapaikan omia lomakkeita ja muita tarvittavia tuotantodokumentteja varten. Järjestäjän ei tarvitse miettiä millä lomakkeella tarvittava ilmoitus tehdään

Laskurit

Open Venue järjestelmässä on valmiina työkaluina myös erilaisia laskureita, jolla voidaan arvioida tapahtuman tarpeita. Esimerkiksi wc:t, jätemäärät, kapasiteetti jne.

Raportointi

Järjestäjän on tärkeää saada dokumentteja myös jaettua. Open Venuessa voit jokaisesta tuotantovaiheesta ladata PDF-asiakirjan joka muodostaa kokonaisvaltaisen tuotantosuunnitelman. Lisäksi on mahdollista ladata yksittäisistä osista asiakirjoja, esimerkiksi budjetti ja ohjelma.  Näin tiedostot on helppo tulostaa tai jakaa sähköpostilla.

Myyntitoiminnot

Open Venuessa on lisäpalveluna verkkokauppatoiminto. Tilanomistaja voi halutessaan toteuttaa tilavaraukset tai myyntipaikkavaraukset ja niiden maksuliikenteen verkossa. Verkkokauppa soveltuu myös tapahtumanjärjestäjälle paikkavarausten myymiseen.

Täsmäkoulutukset

Järjestäjän on mahdollista edullisena lisäpalveluna ostaa täsmäkoulutusta tarvitsemiinsa tuotantotehtäviin silloin kun sitä tarvitaan. Koulutukset on toteutettu pieninä kokonaisuuksina ja järjestäjä voi ostaa juuri tarvitsemansa koulutussisällön. Esimerkiksi koulutus anniskelulupahakemuksen laatimiseen. Koulutukset on toteutettu verkkokoulutus paketteina.

Ongelmatilanteet vältetään paremmin hyvällä suunnittelulla

Helppo raportoida tuotannon etenemisestä

Tapahtumaturvallisuus hallussa

Yhteystiedot

sales(a)opens.fi

Feelbeat Oy
2246246-8

Lutakonaukio 7
40100 Jyväskylä

 

Laskutusosoite

Feelbeat Oy
PL 41998
00063 LASKUNET

Sähköpostilaskuosoite:
Feelbeat.FI.P.112025-2@docinbound.com

OVT: 003722462468

Ota Yhteyttä

7 + 12 =

Täytä laskutoimitus, varmistaaksesi ettet ole robotti