Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely on päivitetty 17.6.2021 uuteen käytäntöön. Tapahtuman henkilöstö lisätään nyt omaan HENKILÖSTÖ sivulle, jossa ylläpidetään myös käyttäjien oikeuksia.
Tiimityöskentelyä ja tiedon hallintaa
Opens – ohjelmiston tapahtumasuunnittelun perusta on tiimityöskentely. Tapahtuman organisaatioon määritellään toimenkuvia ja niihin nimetään henkilöitä. Näille henkilöille voidaan määritellä työskentelyoikeuksia tapahtuman tietokannassa, jolloin tapahtumasuunnittelu voi tapahtua useamman henkilön toimesta tiimityöskentelynä. Tieto pysyy tapahtuman tietokannassa ja siten omistajan hallussa.
Oikeuksien antaminen tiimin jäsenelle
Ensimmäiset käyttäjäoikeudet myöntää tapahtuman tuottajaksi tapahtumaa perustettaessa nimetty käyttäjä. Oikeuksia myöntämällä voidaan Opensista muodostaa tiimin yhteinen työskentelyalusta.
Opensissa voit antaa henkilölle seuraavia oikeuksia:
- Kirjoitusoikeus = henkilö pääsee muokkaamaan ja lataamaan niitä tietoja joihin annat oikeuden
- Lukuoikeus = henkilö pääsee ainoastaan lukemaan tietoja, mutta ei pysty muokkaamaan tai tulostamaan.
- Ei oikeuksia = asia ei näy käyttäjälle ollenkaan.
Näin jokainen tapahtuman tiimistä kirjautuu omalla käyttäjätunnuksellaan tapahtumaan ja näkymä on annettujen oikeuksien mukainen.
Kenelle oikeuksia kannattaa antaa?
Oikeuksia hallinnoimalla pystyt käsittelemään tapahtumasi tietoja tietoturvallisesti, koska pystyt itse määrittelemään käyttäjän oikeudet tietoon. Esimerkiksi sähköposti toimii siten, että lähettäessäsi tiedon liitetiedostona tai viestinä, niin menetät silloin hallintaoikeuden lähettämääsi tietoon. Tiedon käyttäminen on sähköpostin vastaanottajasta kiinni. Opensissa jos taas annat käyttäjälle lukuoikeuden tietoon, tämä pääsee katsomaan tietoja mutta ei pysty lataamaan tai muokkaamaan tietoa. Voit siis tarvittaessa poistaa lukuoikeuden ja tieto pysyy hallussasi.
Muokkausoikeus kannattaa pitää tiedon hallinnoinnin takia tiimin ydinjäsenillä ja muokkaajina kohtuullisen pieni joukko omasta tiimistä. Kaikille ei oikeutta kannata antaa.
Tärkeintä on, että tapahtumasi tiedot ovat Opensissa ajan tasalla ja että voit luottaa että viimeisin tieto on siellä kun kirjaudut tapahtumaan. Valitse kunkin tiimin jäsenen kohdalla, mikä seuraavista työskentelytavoista on sopivin:
- Tiimin jäsenelle annetaan muokkausoikeus valittuihin sisältöihin ja tämä tekee suunnittelua itsenäisesti.
- Tiimin jäsen lähettää tietoja sellaiselle jäsenelle, kenellä on muokkausoikeus ja tämä hoitaa tiedon sijoittamisen Opensiin talteen.
- Tietoa muokataan ja tapahtumaa suunnitellaan yhdessä tiimin jäsenten kanssa palaverissa tai verkkokokouksessa, jolloin muokkausoikudella varustettu käyttäjä toimii kirjurina ja kirjaa yhteisesti sovitut asiat ja sisällöt tapahtuman suunnitelmaan.
Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely on siis helppoa.
Pelkän yhteystiedon lisääminen henkilöstöön
Joskus voi olla tarve merkitä yhteystieto, mutta tälle ei anneta oikeuksia tapahtuman tietokantaan. Voit lisätä tällaisen yhteystiedon henkilöstöön kuvan mukaisesta painikkeesta.
Katso myös:
Ohje uuden tapahtuman avaamisesta: Klikkaa tästä
Ohje lisenssille merkittyjen käyttäjäoikeuksien määrittelystä: Klikkaa tästä
