fbpx Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely – Opens

Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely

Tällä videolla esitellään tapahtumatiimin henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely Opens -ohjelmiston tapahtumasuunnitelmssa.

Video käynnistyy kun klikkaat painikkeesta

Tiimityöskentelyä ja tiedon hallintaa

Opens – ohjelmiston tapahtumasuunnittelun perusta on tiimityöskentely. Tapahtuman organisaatioon määritellään toimenkuvia ja niihin nimetään henkilöitä. Näille henkilöille voidaan määritellä työskentelyoikeuksia tapahtuman tietokannssa, jolloin tapahtumasuunnittelu voi tapahtua useamman henkilön toimesta tiimityöskentelynä. Tieto pysyy tapahtuman tietokannassa ja siten omistajan hallussa.

Oikeuksien antaminen tiimin jäsenelle

Ensimmäiset käyttäjäoikeudet myöntää tapahtuman tuottajaksi tapahtumaa perustettaessa nimetty käyttäjä. Oikeuksia myöntämällä voidaan Opensista muodostaa tiimin yhteinen työskentelyalusta.

Opensissa voit antaa henkilölle seuraavia oikeuksia:

  1. Kirjoitusoikeus = henkilö pääsee muokkaamaan ja lataamaan niitä tietoja joihin annat oikeuden
  2. Lukuoikeus = henkilö pääsee ainoastaan lukemaan tietoja, mutta ei pysty muokkaamaan tai tulostamaan.
  3. Ei oikeuksia = asia ei näy käyttäjälle ollenkaan.

Näin jokainen tapahtuman tiimistä kirjautuu omalla käyttäjätunnuksellaan tapahtumaan ja näkymä on annettujen oikeuksien mukainen.

Kenelle oikeuksia kannattaa antaa?

Oikeuksia hallinnoimalla pystyt käsittelemään tapahtumasi tietoja tietoturvallisesti, koska pystyt itse määrittelemään käyttäjän oikeudet tietoon. Esimerkiksi sähköposti toimii siten, että kun lähetät tiedon liitetiedostona tai viestinä niin menetät silloin hallintaoikeuden lähettämääsi tietoon. Tiedon käyttäminen on sähköpostin vastaanottajasta kiinni. Opensissa jos taas annat käyttäjälle lukuoikeuden tietoon, tämä pääsee katsomaan tietoja mutta ei pysty lataamaan tai muokkaamaan tietoa. Voit siis tarvittaessa poistaa lukuoikeuden ja tieto pysyy hallussasi.

Muokkausoikeus kannattaa pitää tiedon hallinnoinnin takia tiimin ydinjäsenillä ja muokkajina kohtuullisen pieni joukko omasta tiimistä. Kaikille ei oikeutta kannata antaa.

Tärkeintä on, että tapahtumasi tiedot ovat Opensissa ajan tasalla ja että voit luottaa että viimeisin tieto on siellä kun kirjaudut tapahtumaan. Valitse kunkin tiimin jäsenen kohdalla, mikä seuraavista työskentelytavoista on sopivin:

  1. Tiimin jäsenelle annetaan muokkausoikeus valittuihin sisältöihin ja tämä tekee suunnittelua itsenäisesti.
  2. Tiimin jäsen lähettää tietoja sellaiselle jäsenelle, kenellä on muokkausoikeus ja tämä hoitaa tiedon sijoittamisen Opensiin talteen.
  3. Tietoa muokataan ja tapahtumaa suunnitellaan yhdessä tiimin jäsenten kanssa palaverissa tai verkkokokouksessa, jolloin muokkausoikudella varustettu käyttäjä toimii kirjurina ja kirjaa yhteisesti sovitut asiat ja sisällöt tapahtuman suunnitelmaan.
Opens -ohjelmistossa tapahtuman tiimin henkilöiden lisääminen  ja työskentelyoikeuksien määrittely rajata tarkasti
Voit rajata käyttäjän oikeudet tarkasti tapahtumassasi

Henkilöiden lisääminen ja työskentelyoikeuksien määrittely on siis helppoa.

Pelkän yhteystiedon lisääminen organisaatioon

Voit lisätä organisaatioon myös pelkän yhteystiedon, jos ei ole tarve antaa oikeuksia tapahtumaan

Joskus voi olla tarve merkitä yhteystieto organisaatioon johonkin rooliin, mutta tälle ei anneta oikeuksia tapahtuman tietokantaan. Voit lisätä tällaisen yhteystiedon organisaatioon kuvan mukaisesta painikkeesta.

Omistajien ja organisaation osa-alueiden lisääminen

Voit lisätä lisenssille merkittyjä omistajia tapahtumaan ja lisätä uusia organisaation osa-alueita.

Organisaation osa-alueiden lisääminen löytyy nyt lisää-painikkeen alta. Samassa paikassa on myös mahdollisuus lisätä lisenssille merkittyjä omistajia käyttäjiä tapahtumaan omistajiksi.

Katso myös:

Ohje uuden tapahtuman avaamisesta: Klikkaa tästä

Ohje lisenssille merkittyjen käyttäjäoikeuksien määrittelystä: Klikkaa tästä

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2021 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja