fbpx Tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa – Opens

Tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa

Oman tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa on mahdollista tehdä Opensin editorilla. Voit määritellä kiinteät asetukset tapahtumapaikkaan, jotka ovat aina paikallaan kun paikkaan avataan uusi tapahtuma.

Käynnistä video klikkaamalla painiketta

Pohjakuva mittakaavassa

Voit ladata tapahtumalle pohjakuvan seuraavina dokumentteina: pdf, doc, jpg, jpeg, png, txt, xls, xlm, xla, xlc, xlt, xlw.

Perustamisvaiheessa piirretään johonkin kohtaan viiva ja kerrotaan mikä viivan pituus luonnossa on. Opens skaalaa tästä viivasta koko kuvan mittakaavaan ja voit piirtää merkintöjä oikeissa mittasuhteissa ja mitata etäisyyksiä kuvasta. Usein kuvissa on mittaviiva valmiina, jolloin saat mitattavan kohdan siitä, mutta jos näin ei ole voit käydä mittaamassa esimerkiksi oviaukon leveyden tilassa niin pystyt asettamaan mittakaavan sillä tiedolla.

Liitä tapahtumapaikkaan infomatetriaalia

Voit liittää tapahtumapaikkaan info-materiaalia, toimintaohjeita, sääntöjä, turvallisuusaineistoja jne. Venue – info on tulee näkyviin tapahtuman dokumentteihin, josta tapahtumasuunnittelijan on se helppo löytää. Hänen ei tarvitse poistua tapahtumasuunnitelmasta saadakseen tapahtumapaikkasta tietoa.

Kannattaa liittää infomateriaaleihin myös. ns. hiljaista tietoa hyvistä käytännöistä ja suosituksista. Tämä parantaa onnistumisen mahdollisuuksia ja helpottaa kaikkien työtä.

Tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa
Liitä tapahtumapaikasi info-materiaalia tapahtuman suunnittelua helpottamaan

Tilojen ja merkintöjen nimeäminen

Tapahtumapaikkojen ja tilaan tehtävät merkinnät kannattaa tehdä tunnistettavasti. Esimerkiksi kävelykatuja ja toreja on useassa kaupungissa, joten paikat kannattaa nimetä siten että siitä tiedetään minkä kaupungin katua tarkoitetaan.

Sama asia koskee myös merkintöjä tapahtumapaikassa. Esimerkiksi sähköpisteitä ja vesipisteitä. Näitä hyödynnetään pohjakuvan lisäksi myös muualla, kuten teknisen toteutuksen sähkön- ja vesipisteiden suunnitelmassa. Joissakin tapahtumissa on tarve liittää useita tapahtumapaikkoja samaan tapahtumaan. Jos esimerkiksi sähköpisteet on nimetty pelkällä numerolla tulee näihin jakoluetteloihin useita samalla nimellä olevia pisteitä ja jakamiseen saattaa tulla virheitä. Eli kannattaa nimetä myös pisteet tunnistettavasti, esim. huoneen, kerroksen tai pohjakuvan nimen mukaisesti.

Muutosten tekeminen tilan tietohin

Tapahtumapaikan tietoja on tärkeä päivittää. Tilassa saattaa tapahtua muutoksia esim. remonttien tai uusien hankintojen vuoksi. Monesti myös tapahtumapaikan tiedot täydentyvät vähän kerrallaan, jolloin on tärkeää täydentää paikan tietoja.

Voit päivittää tapahtumapaikan tietoja editorissa ja tekemäsi muutokset menevät myös avoinna oleviin tapahtumiin. Ainoastaan myynti- ja pöytäpaikkojen, sekä aitojen muutokset eivät mene tapahtumiin. Tämä johtuu siitä, että näihin kerätään tapahtumissa tapahtumakohtaista tietoa.

Kiinteiden asetusten muutoksella voi olla myös vaikutus järjestäjän tapahtumasuunnitelmaan, joten kannattaa informoida järjestäjää muutoksesta ja tehdä harkiten muutoksia silloin kun tapahtumasuunnitelmia on auki. Muutokset eivät mene päätettyihin tapahtumiin, joten vanhojen suunnitelmien tiedot pysyvät sellaisena kuin ne oli aikoinaan suunniteltukin.

Tapahtumapaikka antaa raamit tilaisuudelle

Tapahtumapaikka antaa tapahtuman suunnittelulle reunaehdot. Mitat, kapasiteetti, kantavuus, akustiikka, käytettävissä oleva aika, varustus jne. Tapahtumapaikan tiedot määrittelevät sen mitä tilassa voidaan ja mitä ei voida toteuttaa. Sillä on siis suora vaikutus esim. aikatauluun, budjettiin, ohjelmaan, tekniseen toteutukseen, turvallisuuteen, henkilöstöön ja logistiikkaan. Tämän vuoksi on on tärkeää ylläpitää tietoja tapahtumapaikoissasi.

Voit liittää paikan tapahtumaasi myöhemmin

Joskus tapahtumaprojekti on käynnistettävä, vaikka tapahtumapaikka ei ole vielä tiedossa, tapahtumapaikan perustaminen Opens -ohjelmistossa voidaan tehdä vaikka tapahtumasuunnittelu on jo aloitettu. Tapahtumapaikan valinta saattaa olla vielä kesken tai tapahtumapaikasta ei ole saatu tietoja tapahtumapaikan perustamista varten. Projektille voidaan silloin kuitenkin suunnitella esimerkiksi aikataulua, budjettia, esiintyjätietoja jne. Opensin alue-editorissa voit hallinnoida tapahtumaan liitettyjä tapahtumapaikkoja ja lisätä niitä siinä vaiheessa kun tiedot ovat valmiina.

Tieto on hyvää palvelua tapahtumapaikalta

Opensiin on tulossa pian toiminnallisuus, jossa voit julkaista omia tapahtumapaikkojasi. Tällöin tapahtuman järjestäjällä on mahdollisuus liittää tapahtumaan tapahtumatila julkisisten paikkojen hakemistosta, omien tapahtumapaikkojen lisäksi. Katso blogikirjoitus aiheesta TÄSTÄ.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2021 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja