fbpx Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen Opensilla – Opens

Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen Opensilla

Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen Opensilla on kätevää. Saat Opensissa olevasta yhdestä aineistosta otettua monenlaisia aikatauludokumentteja ulos. Esimerkiksi pystytuloste tai vaakatulosta, joiden sisällöt voit poimia tapahtuman aikataulusta.

Käynnistä video klikkaamalla kuvaketta

OPENS -AIKATAULUTYÖVÄLINE

Opensin aikataulutyöväline on tarkoitettu tapahtuman toteutuksen aikatauluttamiseen. Projektin aikatauluttamiseen kannattaa käyttää tehtävät -toimintoa.

AIKATAULUTYÖVÄLINE:

1. Työväline toimenpiteiden aikatauluttamiseen tapahtumapaikalla

2. Tuotoksena syntyy aikataulu sille aikavälille, jonka tapahtuman omistaja on määritellyt tapahtuma-ajaksi (valmistelut, live, purku)

NIMIKKEET:

  • Kategoria: Otsikko, jonka alle siihen liittyvät merkinnät sijoitetaan
  • Ohjelmapaikka: Esiintyjien ja ohjelmien merkintöjen sijoittaminen paikkojen mukaisesti.
  • Merkintä: Aikataulusta varattu aika
  • Setti: Esiintyjällä tai ohjelmalla oleva aikakokonaisuus
  • Sorttaus: Näkymän tai tulostukseen otettavan aineiston lajittelu
  • Tulostus: Ladattu PDF pysty tai vaakamuodossa.

Aikataulun näkymät

Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen voidaan tehdä useassa näkymässä
Voit valita itsellesi sopivan työskentelynäkymän

Aikataulua voit muokata ajolista – tai päivänäkymässä. Ajolista soveltuu hyvin esim. minuuttiaikataulun laatimiseen. Päivänäkymässä taas saat käsiteltyä omia aikataulukokonaisuuksia ohjelmapaikoilla ja kategorioissa. Esimerkiksi jos on monta esiintymislavaa, niin kunkin lavan oman aikataulun.

Voit sulkea näkymästä tarvittaessa kategorioita tai ohjelmapaikkoja, sekä valita niitä PDF dokumentteihin. Voit näin samasta materiaalista ottaa esim. tapahtuman kokonaisaikataulun ja kunkin esiintymislavan oman aikataulun PDF tulosteeksi.

Ohjelmapaikkoja on kahdenlaisia:

Rakenteet (kuten lava) . Rakenteina lisättävät ohjelmapaikat lisätään Teknisen toteutuksen rakenteet kohdassa. Luo rakenne ja merkitse se ohjelmapaikaksi, niin aikatauluun tulee oma sarake tälle ohjelmapaikalle.

Merkitse rakenne ohjelmapaikaksi

Muut ohjelmapaikat Ohjelmaa on tarve aikatauluttaa paikkakohtaisesti sellaisissa paikoissa jotka eivät ole rakenteita. Tälläisia voivat olla esimerkiksi kadunkulmat, sisäänkäynnit, tivolilaitteet jne. Nämä ohjelmapaikat voit lisätä suoraan aikataulunäkymässä.

Lisää sellainen ohjelmapaikka joka ei ole rakenne suoraan aikatauluun

Esiintyjän tiedot päivittyvät aikataulussa

Esiintyjän ja aikataulun tiedot on synkronoitu

Kun olet lisännyt Esiintyjät- ja ohjelmat – kohdassa uuden ohjelmanumeron, voit muokata tämän aikataulua esiintyjän tiedoissa tai aikataulunäkymässä. Tieto päivittyy molempiin.

VINKKI: Jos ohjelma on ns. minuuttiaikataulu, niin kannattaa lisätä ensin esiintyjät ja jättää esiintymisajat tyhjäksi. Ne on helppo järjestää ajolistanäkymässä oikeaan järjestykseen ja tieto siirtyy myös esiintyjän tietohin.

Voit lisätä halutessasi esiintyjän huomioitavaa -kenttään lyhyitä ohjeita, jotka tulevat näkyviin aikataulun yhteyteen PDF tulosteessa.

AIKATAULUN LAATIMISEN TYÖVAIHEET:

1. Lisää ohjelmapaikat (rakenteet tai muut).

2. Lisää tiedossa olevat esiintyjät ja täydennä tarvittaessa.

3. Lisää haluamasi omat kategoriat

4. Tee aikataulumerkinnät itsellesi sopivassa näkymässä.

5. Päivitä aikataulun valmiusaste työn edetessä

6. Ota tarvittavat tulosteet aikataulusta tapahtumaan

MUUTA:

Aikataulumerkintöjä voit tehdä selaimella ja tabletilla. Kännykällä on katseluoikeus, sorttaus ja tulostus. Aikataulu kannattaa kännykällä tulostaa PDF:ksi, jolloin suurinta tekstiä on helppo lukea tapahtumaolosuhteissa.

Voit myös merkitä aikataulun kuuluvaksi tuotantosuunnitelmaan tai infomateriaaleihin. Tällöin näihin dokumentteihin muodostuu linkki aikatauluun ja tieto liitetiedostosta. Liitä haluamasi aikataulu omana dokumenttinaan näiden aineistojen liitteenä.

Voit laatia tapahtuman aikataulua myös tiimityönä halutessasi ja antaa muokkausoikeuksia tiimisi jäsenille. Kts. kirjoitus aiheesta TÄSTÄ.

Tapahtuman aikataulun suunnitteleminen Opensilla on kätevää ja helpottaa työtäsi kun voit olemassaolevasta materiaalista ottaa monenlaisia dokumentteja ulos. Lisäksi virheiden mahdollisuus vähenee, kun eri versioita ei ole jaossa.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2021 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja