Suomen kesätapahtumasesonki on taas käsillä ja valtava määrä tapahtumia toteutetaan lomalaisten ja aktiivisten tapahtumakävijöiden iloksi.
Ammattilaisista ja harrastajista muodostuvat työryhmät ovat paiskineet töitä hiki hatussa jo talven pakkasten aikaan, jotta järjestäjien olisi mahdollista tarjota onnistunut tapahtumakokemus. Yleisö näkee vain pintaraapaisun tehdystä työstä saapuessaan tapahtumapaikalle ja toki työ jatkuu vielä yleisön poistuttuakin. Tapahtumasuunnittelu on ratkaisevassa osassa onnistuneen tapahtumaprojektin läpiviemisessä. Tässä muutamia näkökulmia tapahtumasuunnittelusta Opensin avulla.
Opens-käyttäjämäärät ovat kasvaneet mukavasti ja hyvin erilaisia tapahtumia suunnitellaan Opensin avulla. Käyttäjien tarpeet vaihtelevat ja lähtökohdat ovat erilaisia. Samoin tapahtumien tuotantotiimit muodostuvat erilaisista ihmisistä, jolloin on hyvä miettiä Opensin käyttö tapahtuma- ja käyttäjäkohtaisesti. Tapahtumaprojekteissa suunnittelua tekevät usein eri henkilöt projektista riippuen, joten tilanne on normaali tapahtumatuotantojen toteutuksessa. Tässä sinulle muutamia vinkkejä ja näkökulmia joita on hyvä omassa tapahtumassa pohtia suunnitteluvaiheessa:
Opens-suunnitteluohjelmisto soveltuu hyvin tapahtumaprojektin eri vaiheisiin. Aivan tapahtuman alkuvaiheessa sitä voidaan käyttää toteutusvaihtoehtojen mallintamiseen. Esimerkiksi aluesuunnitelmasta on helppo tehdä luonnos mittakaavassa vaikka eri tapahtumapaikkoihin ennen tapahtumapaikan lopullista valintaa. Niiltä tapahtumapaikoilta joilla on Open Venue käytössään saat kaikki tarvittavat tiedot suoraan. Tai vaihtoehtoisesti Open Event ohjelmistolla voit luoda tapahtumapaikan ja sen tiedot itse omaksi paikaksesi. Tässä suunnittelun vaiheessa on hyvä kiinnittää huomiota tapahtumassa tarvittavaan työmäärään, rakenteisiin, kapasiteettiin, logistiikkaan ja turvallisuuteen.
Kun olet rajannut projektin esimerkiksi ajankohdan, paikan, tapahtumatyypin ja kohderyhmän mukaan voit aloittaa yksityiskohtaisemman tuotantosuunnitelman laatimisen. Ensimmäisiksi työvaiheiksi suosittelisin aluesuunnitelman, budjetin ja aikataulujen rakentamista. Nämä antavat raamit yksityiskohtaisemmalle suunnittelulle mm. tekniikan, henkilöstön ja turvallisuuden osalta.
Tässä vaiheessa on myös hyvä pohtia mitkä Opensin toiminnot otetaan käyttöön ja mitä jätetään pois. Usein onkin selkeää valita kaikki alkuvaiheessa mukaan ja jättää tyhjäksi ne mitä ei tarvita. Tapahtumasuunnittelun edetessä tapahtuman asetuksista voit muokata sisältöä myöhemmin tarvittaessa. Tieto dokumentoituu sitä mukaa kun sitä kertyy ja on käytettävissä uusien tapahtumien suunnittelussa.
Kuka tekee suunnitelman?
Tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa on myös hyvä pohtia omaa tiimiä ja omia taitoja. Oleellista on miettiä miten kenenkin tiimisi jäsenen kanssa työskentelet. Opensin perusidea on koota oleellinen tapahtumatieto yhteen paikkaan ja keinoja tiedon tuottamiseen on useita.
- Itse tekemällä
Suunnittelet ja tuotat sisältöä järjestelmään itse. Voit halutessasi pyytää kommentteja toisilta antamalla haluamillesi käyttäjille katseluoikeuksia. - Yhdessä tekemällä
Suunnittelet ja tuotat sisältöä järjestelmään yhdessä toisen henkilön kanssa. Esimerkiksi voit käydä vaikka ääniteknikon kanssa mahdollista ratkaisua yhdessä pöydän ääressä istuen tai verkossa jos olet antanut tälle oikeuksia tapahtumaan. - Valmis materiaali lisättäväksi
Toinen henkilö laatii suunnitelman itsenäisesti, lähettää sinulle tietoja jotka lisäät järjestelmään. - Delegoi suunnittelu
Annat toiselle henkilölle oikeuden suunnitella itsenäisesti ja delegoit suunnittelun hänelle. Muista pyytää häntä päivittämään työn etenemisen vaihetta, jolloin näet suoraan hallintapaneelin prosenteista missä vaiheessa työ on menossa. Kannattaa myös seurata mitä suunnitteluaineistoa on kertynyt ja ohjata suunnittelijaa tarvittaessa. - Katseluoikeuksien käyttäminen
Joissakin tapauksissa on järkevää myös antaa pelkästään katseluoikeuksia tapahtumasuunnitelmaan. Esimerkiksi jos sinulla on asiakas jolle raportoit työn etenemisestä niin voit antaa hänelle katseluoikeudet suunnitelmaan jolloin hän voi reaaliaikaisesti seurata suunnittelun etenemistä.
Vanhojen tapahtumatietojen hyödyntäminen
Voit nopeuttaa suunnittelua kopioimalla jo toteutetusta tapahtumastasi valmiita osia uuteen tapahtumaan ja käyttää niitä suunnittelun pohjana. Ilman Opensia monella järjestäjällä tuntuu menevän melkoisesti aikaa vanhojen tapahtuma-aineistojen etsimiseen ja tulkitsemiseen.
Tapahtumapaikkatiedot
Tapahtumapaikan tiedoilla tarkoitetaan pohjakuvaa, sähkölähtöjä, vesipisteitä ja muuta tapahtumapaikkaan liittyvää informaatiota. Jos tapahtumapaikka on luonut sinulle tapahtuman Open Venuella on nämä kaikki tiedot heti valmiina tapahtumassa ja voit suoraan ryhtyä tekemään tapahtumasuunnitelmaa. Jos sinulla on Open Event -ohjelmisto käytössäsi voit pyytää tapahtumapaikalta integraatiota heidän Open Venue ohjelmistoonsa ja saat tiedot itsellesi sieltä tai voit luoda tapahtumapaikan itse. Tämä tekemäsi oma tapahtumapaikka on käytössä kaikkiin tapahtumiisi ja tietoja ei tarvitse uudelleen tehdä.
Muista, että mitä huolellisemmin tapahtuma on suunniteltu, sen paremmat edellytykset on onnistuneelle ja turvalliselle tapahtumalle. Ja tieto on tapahtumanjärjestäjän hallussa tietokannassa, jolloin esimerkiksi henkilövaihdoksissa tieto ei häviä henkilön mukana. Vaikka itse joutuisit yllättäen jäämään sivuun tapahtumasta voi toinen paikata työtäsi kun tieto on tallessa tietokannassa vakioidussa rakenteessa.
Aurinkoa kaikille ja hyvää tapahtumakesää!
