Tapahtuman suunnittelutiedon järjestys ja rakenne on Opens -ohjelmiston keskeinen ominaisuus tapahtumien suunnittelussa. Kaikkien tapahtumien yhteisen järjestyksen avulla tieto löytyy nopeasti ja uudet henkilöt tiimissä saadaan opastettua nopeasti tehtäviinsä.
Kun kirjaudut tapahtumaan sisään, aukeaa näkymääsi sisältöjen pääotsikot. (kts yllä oleva kuva). Näistä löytyvät tapahtumaasi valitut suunniteltavat asiat.
Päävalikko ylimpänä
Ylimpänä näkyy vaakavalikko, jossa kolme ensimmäistä ovat: Sisällöt, organisaatio ja tehtävät. Nämä ovat tapahtumasuunnittelun työkalut. Valitse näistä se, mistä haluat aloittaa tapahtumasi suunnittelun.
Dokumentit -kansiosta löytyy suunnittelemistasi sisällöistä muodostuvat materiaalit, kuten tuotantosuunnitelma ja henkilöstöinfot. Samassa kansiossa on myös tapahtumaasi liitetyn tapahtumapaikan aineistot ja ohjeistukset järjestäjälle, jotka tapahtumapaikan omistaja on tallentanut profiiliinsa. Dokumentit muodostuvat niistä sisällöistä, jotka olet suunnitellessasi valinnut kuuluvaksi infoihin.
Asetukset -kansiossa voit muuttaa tapahtuman määrityksiä tai valita suunniteltavia sisältöjä näkymään.
Tapahtuman suunnitelman sisällöt
Suunniteltavalla tiedolla on vakioitu rakenne. Kun kaikkien Opensissa suunniteltujen tapahtumien tieto on sijoitettu yhtenäisen polun mukaisesti, pystyy tapahtumatiimiin tuleva uusi jäsen nopeasti ottamaan kiinni siitä, miten tapahtumaa on suunniteltu. Kun olet opetellut Opensin käytön jossain tapahtumassa, on seuraavassa tapahtumassa työskenteleminen helppoa. Logiikka on sama, vaikka sisältö on erilainen jokaisessa tapahtumassa.
Yksityiskohtaisempiin tietoihin pääset klikkaamalla otsikoita.
Sisältö on jäsennetty seuraavan logiikan mukaan:
1. Sisältöjen pääotsikot: esim. Tekninen tuotanto
2. Aiheiden otsikot: esim. Valotekniikka
3. Sisällön otsikko: esim. Kohdevalot
4. Suunniteltu sisältö: esim. Kohdevalaistavat pisteet
Voit rajata tiimisi jäsenten katselu- tai muokkausoikeuksia aiheiden otsikoihin saakka. Eli jos annat oikeuden valotekniikkaan, näkee/ pystyy muokkaamaan käyttäjä sen alla olevia sisältöjä. Jos aiheeseen ei ole annettu oikeutta ei se näy käyttäjälle.
Mieti kunkin tiimisi jäsenen osalta annatko tälle työskentelyoikeuden vai laitatko vain talteen Opensiin hänen toimittamansa tiedot ja materiaalit. Oikeuksien antamisesta lisätietoa TÄSTÄ.
Aineistopankki tiimin yhteisille materiaaleille
Jokaisessa tapahtumassa on käytössäsi aineistopankki tiiminne yhteisille dokumenteille. Aineistopankin käyttöoikeus tiimin jäseneltä voidaan rajata sisältö-otsikoiden tasolla.
Hyödynnä valmiita tietokenttiä tai lataa oma dokumentti sopivan otsikon alle
Sisältöjä voit laatia täyttämällä Opensin valmiita tietokenttiä tai lataamalla aineistopankkiin tai suunnittelusisältöihin muualla suunniteltuja dokumentteja. + merkki lisää latauspainikkeen/ tietokentän ja X poistaa merkintöjä. Kynän kuvasta pääset muokkaamaan otsikoita.
Näin voit lisätä kaikki tarvittavat tapahtuman materiaalit yhteen paikkaan ja voit luottaa siihen, että kaikki tapahtuman tieto on hallussasi.
Vakioidut tiedon polut takaavat, että tieto löytyy aina nopeasti ja ovat hyvässä järjestyksessä.
Oli tiedon lisännyt kuka tahansa tai mihin tahansa tapahtumaan. Tapahtuman suunnittelutiedon järjestys ja rakenne tuo merkittäviä hyötyjä tiimisi työskentelyssä.
