Tapahtumapohjat, eli templatet, auttavat järjestäjää suunnittelemaan tapahtuman nopeammin ja vakioimaan toteutuksen, sekä tuotantoprosessin omaksi konseptiksi. Tapahtumapaikka tai palveluntuottaja voi palvella tapahtuman järjestäjää paremmin tarjoamalla valmiita sisältöjä ja työn ohjeistuksen tämän käytäntöjen mukaisesti.
Tapahtumapohja eli template
Tapahtumapohjat, eli templatet, ovat Opensissa valmiina olevia tapahtumien esiasetuksia ja ennalta täytettyjä tapahtumatietoja. Voit hyödyntää Opensissa valmiina olevia kiinteitä tapahtumapohjia tai voit tallentaa oman tapahtumasi omaksi pohjaksi.
Tapahtumapohjat ovat käteviä toistuvien tapahtumien toteutuksessa. esimerkiksi vuosittainen festivaali, messuosaston toteutuskonsepti, konserttikiertue tai seminaarisarja.
Tapahtumapohjat tuovat merkittävää hyötyä, koska valmiit sisällöt, tehtävät tai tapahtumaorganisaatio nopeuttaa suunnittelua, toimii järjestäjän ohjenuorana ja vakioi toistuvan tapahtuman paremmin konseptin mukaiseksi.
Valmiit tapahtumapohjat
Opensin valmiissa tapahtumapohjissa on valmiina:
- Tehtävälista projektille ja määräajat tehtäville
- Organisaatiopohja
- Valmiit valinnat suunniteltavista sisällöistä
Tapahtumapohjasta voit muokata omaan tapahtumaasi sopivan kokonaisuuden muuttamalla tehtävälistaa, organisaatiota tai valintaa suunniteltavista sisällöistä sellaiseksi kuin tapahtumassasi tarvitaan. Voit paremmin keskittyä siihen kuka tiimissäsi tekee mitäkin asioita ja varmistua siitä, että asiat tulevat ajallaan hoidetuksi. Huom! Sisältöjen valintaa voit muokata Asetukset-kohdassa.
Opensissa on tällä hetkellä kaksi valmista tapahtumapohjaa: 1) Yksityistilaisuus ja 2) Yleisötapahtuma. Julkaisemme pian lisää uusia pohjia eri tapahtumatyypeille.
Omat tapahtumapohjat
Pystyt tallentamaan tapahtumiasi myös omiksi tapahtumapohjiksi hallinnoimallesi lisenssille. Omien tapahtumapohjien tallentamiseen ja ylläpitoon tarvitaan Opensin omistaja -oikeudet.
HUOM! Ne omistajat joille annetaan oikeus käsitellä tapahtumapohjaa on merkittävä omistajiksi myös tapahtumapohjan organisaatioon.
Omiin tapahtumapohjiin voit halutessasi tallentaa myös suunniteltuja sisältöjä. Nämä sisällöt ovat silloin valmiina kun avaat uuden tapahtuman ja valitset siihen oman tapahtumapohjasi. Tallennetuista suunnittelusisällöistä on hyötyä esimerkiksi kiertueilla ja toistuvissa tapahtumakonsepteissa. Voit näin hyödyntää omissa tapahtumapohjissasi yksityiskohtaisempaa tietoa, kuin Opensin yleisissä pohjissa.
Omien tapahtumapohjien tekeminen
Omat tapahtumapohjat tallentuvat lisensille. Uusien tapahtumapohjien tekeminen ja olemassaolevien muokkaaminen edellyttää käyttäjältä omistajaoikeutta lisenssille, johon tapahtumapohjat tallennetaan.
Oma tapahtumapohja tehdään suunnittelemalla ensin tapahtuma haluttuun vaiheeseen saakka ja sitten tallentamalla tapahtumasuunnitelma pohjaksi seuraavia tapahtumia varten.
- Avaa uusi tapahtuma normaalisti ja suunnittele itse tai tiimisi kanssa se normaalisti siihen pisteeseen saakka, minkä haluat tallentaa omaksi tapahtumapohjaksi. Aivan kuten suunnittelisit tapahtumaa. Katso opas tapahtumien avaamisesta TÄSTÄ.
- Omistajaoikeuksilla oleva käyttäjällä on omissa tiedoissaan Hallintapaneeli, jossa on mahdollisuus luoda uusi tapahtumapohja ja valita lisenssin alla olevista tapahtumista haluttu tapahtumapohjan tiedoiksi. Valitse tähän kohdassa 1 avattu ja suunniteltu tapahtuma.
- Omistajat voivat muokata tapahtumapohjien tietoja hallintapaneelin kautta klikkaamalla pohjan vieressä olevaa kynän kuvaa. Näin tapahtumapohja aukeaa ja muutokset voidaan tehdä siihen. Tapahtumapohjaan tallennetut uudet tiedot ovat käytettävissä, kun pohja otetaan seuraavan kerran käyttöön.
Tapahtumapohjien käyttöönotto
Tapahtumapohjia on mahdollista ottaa käyttöön kahdessa kohdassa: 1. Voit valita tapahtumapohjan uutta tapahtumaa avatessa. Jos et vielä tiedä tässä vaiheessa, mitä tapahtumapohjaa haluat käyttää, voit jättää sen valitsematta. 2. Avattuihin tapahtumiin voidaan ottaa tapahtumapohja käyttöön tapahtuman asetuksista. Tapahtuman asetuksia voivat muokata tapahtumassa omistaja- ja tuottajaoikeuksilla olevat käyttäjät. Huom! Jos haluat vaihtaa tapahtumassa olevaa tapahtumapohjaa, tee se ennen suunnittelutyön käynnistymistä. Uuden tapahtumapohjan käyttöönotto päällekirjoittaa vanhat tiedot tapahtumasta.
Mihin tapahtumapohjaa voi käyttää
- Toistuvat tapahtumat ja kiertueet: Uuden tapahtuman suunnittelu käy nopeasti, kun suunniteltavaksi jää ainoastaan muuttuvat osa-alueet tapahtumasta. Tapahtumasuunnittelu on linjan mukaista, vaikka vastuuhenkilöt vaihtuisivatkin.
- Tapahtumajärjestäjän palvelemiseen: Esimerkiksi tapahtumapaikka voi tehdä omien käytäntöjen mukaisen valmiin pohjan, jolloin paikkaan tulevan järjestäjän on helppo suunnitella oma tapahtumansa. Järjestäjää helpottavia valmiita asetuksia voi olla esimerkiksi valmis tehtäväluettelo, organisaatiopohja jossa on toimenkuvat ja venuen oma henkilöstö valmiina, valmiit sisällöt ja suunnitelmat. Tapahtumapaikan omistaja-oikeudella toimiva käyttäjä voi myös seurata töiden etenemistä. Esimerkiksi onko järjestäjä tehnyt tarvittavat viranomaisilmoitukset annetun ohjeistuksen mukaisesti.
- Tapahtumakoulutuksiin: Opens on hyvä työväline myös tapahtumatuotannon harjoitustöihin. Kouluttaja voi luoda harjoitustehtävät valmiina tapahtumapohjina, jolloin voidaan hyödyntää tehtäväluetteloa ja tapahtumasisältöjen rajaamista koulutettavan teeman mukaisesti.
- Päällekirjoittamiseen: Joskus voi olla tilanne, että rutiininomainen pieni tapahtuma toistuu ja siitä ei haluta kerätä tapahtumakohtaista tietoa. Tällöin voit tapahtumapohjan avulla päällekirjoittaa tapahtumaan tallennetut tiedot ja sinun ei tarvitse ostaa tilaa uudelle tapahtumalle tietokantaan. Huom! Ole huolellinen, mikäli päätät päällekirjoittaa tapahtumia. Kun tapahtumapohja on otettu tapahtumassa käyttöön, kaikki vanhat tiedot tapahtumasta poistuvat ja niitä ei ole enää mahdollista palauttaa. Tapahtumapohjan käyttöönottoa ei pysty tekemään vahingossa, koska ennen käyttöä on kirjoitettava varmistussana. Jos käytät päällekirjoittamista, niin kannattaa tehdä itselle vakioitu käytäntö tälle toimenpiteelle. Esimerkiksi uusinta tapahtumaa ei päällekirjoiteta tai tapahtumista on otettu tarvittavat dokumentit ulos PDF:nä ennen päällekirjoitusta.
Suosittelemme kuitenkin, että mieluummin avaat uuden tapahtuman jokaista tapahtumaa varten päällekirjoituksen sijaan. Tällöin sinulle kerääntyy myös hyödyllistä tietoa tapahtumistasi ja voit hyödyntää sitä tapahtumiesi toteutuksen kehittämisessä ja tietojen arkistoinnissa.
Tehtävien määräajat tapahtumapohjissa
Kun luot tapahtumalle oman templatesi, voit määritellä sille myös tehtäväluettelon määräaikoineen. Kun luot templaten, niin aseta tapahtuman päivämäärä ja tehtävien määräajat normaalisti kuten tapahtumaa suunniteltaessa. Kun template otetaan käyttöön, laskee Opens uuden tapahtuman päivämäärästä tehtävien määräajat vastaaviksi kuin alkuperäisessä. Voit muokata niitä tapahtumasi toteutuksen mukaiseksi, mikäli siihen on tarvetta.
Organisaatio tapahtumapohjassa
Voit luoda valmiin organisaation tapahtumapohjaasi. Omissa tapahtumapohjissa voit myös lisätä henkilöt oikeuksineen halutessasi valmiiksi. Voit esimerkiksi lisätä tapahtumapaikan henkilöstön valmiiksi tapahtumapohjaan jos samassa paikassa toistuu useita tapahtumia. Tai kiertueen henkilöstö, joka on mukana jokaisella keikalla. Jos organisaatiossasi on useita henkilöitä, jotka vuorottelevat eri tapahtumissa, kannattaa tapahtumapohjaan lisätä jokainen heistä ja sitten tapahtuma luodaan poistaa sieltä ne joita asia ei koske pois.
Tapahtuman dokumentit templatessa
Tapahtumapohjaan kannattaa määritellä valmiiksi tuotantosuunnitelmaan tulevat sisällöt ja luoda valmiiksi info-dokumentit sisältövalintoineen. Näin tapahtuman dokumenteissa on vakioidut sisällöt aina mukana ja tapahtuman suunnittelija voi keskittyä sisällön tuotantoon ja toteutusratkaisuihin. Huom! Tyhjiä kenttiä ei voi merkitä kuuluvaksi dokumenttiin. Laita kenttään merkki valmiiksi tai esimerkiksi ”Sisältöä ei ole vielä lisätty” -teksti, jos haluat, että sisältö on templatessa merkitty dokumenttiin. Katso lisää dokumenttien ohjeesta TÄSTÄ.
