Esiintyjät ja ohjelmat lisätään Opensissa kunkin ohjelman omina tietoina. Näin ohjelmaan liittyvä informaatio löytyy kyseisen ohjelmanumeron omista tiedoista ja niitä voi hyödyntää esim. tekniikka- tai lavahenkilöstö. Tietokentät myös synronoivat mm. tapahtuman aikataulun kanssa, joten tehdessäsi muutoksia missä tahansa, sinulla on aina ajantasainen tieto.
Esiintyjät ja ohjelmat synkronoituvat
Esiintyjät ja ohjelmat toiminnossa voit lisätä tietoa esimerkiksi tapahtuman puhujista, orkestereista tai mistä tahansa aikataulutettavasta ohjelmakokonaisuudesta. Voisit esimerkiksi lisätä karusellilaitteen omana ohjelmanaan ja määritellä sille aukioloajat, mikäli se on tapahtumassasi tarpeen.
Voit tehdä muutoksia aikataulunäkymässä ja muutokset päivittyvät esiintyjätietohin. Voit esimerkiksi siirtää esiintyjän aikoja ohjelmapaikoille tai muuttaa aikaa aikataulunäkymässä.
Huomioitavaa- tietokenttään syötetty teksti tulee näkyviin aikataulusta ladattuun PDF-dokumenttiin. Voit laittaa esimerkiksi ohjeistusta lavahenkilöstölle tähän ja tieto näkyy aikataulussa.
+ merkki lisää uuden rivin ja x merkki poistaa rivin.
Minuuttiaikataulun tekeminen
Jos tapahtumassasi on ns. minuuttiaikataulu, kannattaa ensin lisätä esiintyjät ja jättää esiintyjän tiedoista kellonajat lisäämättä. Silloin ne näkyvät aikataulun ajolistassa kokopäivän ohjelmina. Minuuttiaikataulu on helppo rakentaa aikoja muuttamalla tässä ajolista-näkymässä ja muutetut tiedot synkronoituvat esiintyjän tietohin. Katso aikataulun ohje TÄSTÄ.
Tulostaminen
Voit halutessasi tulostaa ohjelmatiedot PDF-dokumentiksi, esimerkiksi backstage-huollosta vastaavalle henkilölle. Voit myös liittää tiedot normaalisti osaksi tuotantosuunnitelmaa tai info-dokumentteja. Katso ohje dokumenteista TÄSTÄ.
Esiintyjän dokumentit
Esiintyjätiedoissa on valmiit latauspainikkeet ridereille ja lavakartalle. Esimerkiksi tekniikka tarvitsee näitä tietoja.
Esiintyjälle voit ladata myös muita dokumentteja haluamasi määrän lisäämällä + merkillä uusia latauspainikkeita. Muita dokumentteja voisivat olla esimerkiksi promokuvat, puhujan powerpoint materiaali jne. Esiintyjäsopimukset kannattaa ladata omana aiheenaan olevalle välilehdelle, niin pystyt määrittelemään niiden käsittelylle erikseen oikeudet tiimisi jäsenille.
Ohjelmapaikkojen käyttäminen
Ohjelmapaikka tarkoittaa aikataulussa olevaa ohjelmien kokonaisuutta, esimerkiksi tiettyä esiintymislavaa. Opensissa on kahdenlaisia ohjelmapaikkoja: 1) Rakenteet, kuten esiintymislavat ja 2) Muut ohjelmapaikat, kuten kadunkulmat. Lisätyistä rakenteista voidaan muodostaa rakennesuunnitelma esimerkiksi viranomaisdokumentteja varten. Muut ohjelmapaikat (esimerkiksi kadunkulmat), jotka eivät ole rakenteita, lisätään erikseen, jotta ne eivät sekoittaisi tiedon muodostamista. Tarve voi olla kuitenkin aikatauluttaa esiintymisiä omaksi kokonaisuudeksi vaikka kadunkulmassa tai sisäänkäynnissä.
Rakenteet merkitään ohjelmapaikoiksi Teknisen tuotannon – rakenteet kohdassa kuvan mukaisesti. Tällöin aikatauluun tulee oma sarake rakenteelle ja ohjelmapaikka on valittavissa esiintyjän tiedoissa.
Ohjelmapaikat, jotka eivät ole rakenteita lisätään aikataulunäkymässä.
