fbpx Tapahtumaorganisaation suunnittelu – Opens ohjelmistossa

Tapahtumaorganisaation suunnittelu

Tapahtumaorganisaation suunnittelu kannattaa aloittaa laatimalla ensin organisaatiopohja ja lisäämällä myöhemmin henkilöitä määrittelemiisi tehtäviin. Voit lisätä henkilöitä organisaation HENKILÖSTÖ – kohdan listasta. Lisätietoa henkilöstölistan rakentamisesta TÄSTÄ.

Opensissa tapahtumaorganisaation suunnittelu alkaa ensin käyttäjän lisäämisellä tapahtuman henkilöstöksi, josta heitä voidaan liittää esimerkiksi organisaation tehtäviin

Laadi organisaatio Opensin tietorakenteen mukaisesti tai omilla nimikkeilläsi

Opensissa voit hyödyntää tietorakenteen mukaisia otsikoita tai luoda omia.
Suosittelemme organisaation luomista Opensin sisältöjen mukaan. Voit kuitenkin tehdä myös omia otsikoita halutessasi.

Organisaation rakentaminen alkaa pääotsikoiden määrittelystä. Voit valita Opensin tietosisältöjen mukaiset otsikot vetovalikosta tai alempaan sarakkeeseen kirjoittaa omasi. Suosittelemme käyttämään Opensin valmiita tietosisältöjä, koska silloin on mahdollista saada yhteystieto näkymään myös muualla Opensissa käyttäjille, joilla on oikeus valittuun aiheeseen.

Esimerkki: Teknisessä tuotannossa merkitään tuotantopäällikkö äänentoiston vastuuhenkilöksi Opensin omien otsikoiden ja roolien mukaisesti. Vastuuhenkilö saadaan näkyviin äänentoiston suunnittelusisällössä työskenteleville, kun Opens tunnistaa nämä kentät. Kun käytät omia nimikkeitäsi, näkyvät ne vain organisaatiossa.

Opensin organisaation tasot

Edellisen kappaleen esimerkeissä mainittiin jo pääotsikko ja vastuuhenkilö. Opensin organisaatio jäsentyy neljään tasoon, joiden tarkoituksena on jäsentää tiimin tehtävät ja vastuualueet. Tasoja ovat: 1) Pääotsikko 2) Aihe 3) Rooli 4) Tehtävä. Otsikko ja aihe ovat tuttuja Opensin suunnittelusisältöjen jäsentämisestä ja oikeuksien antamisesta. Uusina rooleina ovat tulleet vastuuhenkilö, suunnittelija ja toteuttaja. Näillä rooleilla on tarkoitus tarkentaa se, ketkä organisaatiossa esimerkiksi tekevät suunnittelua Opensissa ja ketkä ovat tapahtumassa työntekijöinä toteuttamassa laadittua suunnitelmaa ja ohjeistusta.

Tapahtumaorganisaation suunnittelussa on 4 tasoa jonka mukaan tehtävät jäsentyvät.
1) Pääotsikko, 2) Aihe, 3) Rooli , 4) Tehtävä
Sama esitettynä Opensin organisaation suunnittelussa

Tehtävänimikkeet voit määritellä itse. Usein tapahtumissa on vakiintuneita nimikkeitä, kuten stagemanager, turvallisuuspäällikkö jne. Voit katsoa esimerkiksi vinkkejä tapahtumaturvallisuuden näkökulmasta Tukesin tapahtumaturvallisuusohjeesta TÄSTÄ.

Henkilön lisääminen tehtävään

Kun olet tehnyt organisaation ja sinulla on tehtäviä siellä olemassa, voit liittää henkilöitä näihin toimenkuviin tapahtumassasi. Jokaiselle henkilölle on oma paikka ja vieressä paikka myös varahenkilölle, joten voit nimetä henkilöstöstäsi myös varahenkilöt esimerkiksi sairastapausten varalle.

Lisää painike
Henkilö nimetään tehtävään Lisää-painikkeella

Lisää -painikkeesta aukeaa luettelo tapahtumasi henkilöstöstä. Yhteystieto on oltava siis ensin lisättynä henkilöstöluetteloon, mistä voit hakea luettelon henkilöitä vaikka useampaan tehtävään tapahtumassa. Jos henkilöstölistasi on pitkä, voit käyttää hakutoimintoa tai valita henkilön suoraan näkyvissä olevasta listasta. Lisääminen tapahtuu + napista.

Jos henkilöstöluettelo on iso, voit hakea henkilöitä hakutoiminnolla.
Voit käyttää hakua tai klikata suoraan listasta

Yhteystietoluettelon tulostaminen

Saatu tulostettua organisaation puhelinluetteloksi
Printterin kuvasta voit ladata organisaation PDF:ksi

Suosittelemme, että lataat organisaation PDF-dokumentiksi vähän ennen tapahtuman LIVE-tilannetta. Tämä dokumentti toimii puhelinluettelona tapahtumassa ja kaikki tärkeät yhteystiedot ovat käytössäsi, vaikka verkkoyhteyttä ei olisi saatavilla.

Organisaatio kannattaa tehdä valmiiksi tapahtumapohjaan

Tapahtumaorganisaation suunnittelu alusta lähtien vie hieman aikaa. Voit nopeuttaa tätä hyödyntämällä Opensin tapahtumapohjia ja tekemällä oman tapahtumapohjasi. Tarvittaessa voit jo nimetä henkilöt oikeuksineen valmiiksi tapahtumapohjaan, niin ne ovat aina valmiina, kun uusi tapahtuma aukeaa. Katso lisää tapahtumapohjista TÄSTÄ.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2024 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja