Tapahtumaorganisaation suunnittelu kannattaa aloittaa laatimalla ensin organisaatiopohja ja lisäämällä myöhemmin henkilöitä määrittelemiisi tehtäviin. Voit lisätä henkilöitä organisaation HENKILÖSTÖ – kohdan listasta. Lisätietoa henkilöstölistan rakentamisesta TÄSTÄ.
Laadi organisaatio Opensin tietorakenteen mukaisesti tai omilla nimikkeilläsi
Organisaation rakentaminen alkaa pääotsikoiden määrittelystä. Voit valita Opensin tietosisältöjen mukaiset otsikot vetovalikosta tai alempaan sarakkeeseen kirjoittaa omasi. Suosittelemme käyttämään Opensin valmiita tietosisältöjä, koska silloin on mahdollista saada yhteystieto näkymään myös muualla Opensissa käyttäjille, joilla on oikeus valittuun aiheeseen.
Esimerkki: Teknisessä tuotannossa merkitään tuotantopäällikkö äänentoiston vastuuhenkilöksi Opensin omien otsikoiden ja roolien mukaisesti. Vastuuhenkilö saadaan näkyviin äänentoiston suunnittelusisällössä työskenteleville, kun Opens tunnistaa nämä kentät. Kun käytät omia nimikkeitäsi, näkyvät ne vain organisaatiossa.
Opensin organisaation tasot
Edellisen kappaleen esimerkeissä mainittiin jo pääotsikko ja vastuuhenkilö. Opensin organisaatio jäsentyy neljään tasoon, joiden tarkoituksena on jäsentää tiimin tehtävät ja vastuualueet. Tasoja ovat: 1) Pääotsikko 2) Aihe 3) Rooli 4) Tehtävä. Otsikko ja aihe ovat tuttuja Opensin suunnittelusisältöjen jäsentämisestä ja oikeuksien antamisesta. Uusina rooleina ovat tulleet vastuuhenkilö, suunnittelija ja toteuttaja. Näillä rooleilla on tarkoitus tarkentaa se, ketkä organisaatiossa esimerkiksi tekevät suunnittelua Opensissa ja ketkä ovat tapahtumassa työntekijöinä toteuttamassa laadittua suunnitelmaa ja ohjeistusta.
Tehtävänimikkeet voit määritellä itse. Usein tapahtumissa on vakiintuneita nimikkeitä, kuten stagemanager, turvallisuuspäällikkö jne. Voit katsoa esimerkiksi vinkkejä tapahtumaturvallisuuden näkökulmasta Tukesin tapahtumaturvallisuusohjeesta TÄSTÄ.
Henkilön lisääminen tehtävään
Kun olet tehnyt organisaation ja sinulla on tehtäviä siellä olemassa, voit liittää henkilöitä näihin toimenkuviin tapahtumassasi. Jokaiselle henkilölle on oma paikka ja vieressä paikka myös varahenkilölle, joten voit nimetä henkilöstöstäsi myös varahenkilöt esimerkiksi sairastapausten varalle.
Lisää -painikkeesta aukeaa luettelo tapahtumasi henkilöstöstä. Yhteystieto on oltava siis ensin lisättynä henkilöstöluetteloon, mistä voit hakea luettelon henkilöitä vaikka useampaan tehtävään tapahtumassa. Jos henkilöstölistasi on pitkä, voit käyttää hakutoimintoa tai valita henkilön suoraan näkyvissä olevasta listasta. Lisääminen tapahtuu + napista.
Yhteystietoluettelon tulostaminen
Suosittelemme, että lataat organisaation PDF-dokumentiksi vähän ennen tapahtuman LIVE-tilannetta. Tämä dokumentti toimii puhelinluettelona tapahtumassa ja kaikki tärkeät yhteystiedot ovat käytössäsi, vaikka verkkoyhteyttä ei olisi saatavilla.
Organisaatio kannattaa tehdä valmiiksi tapahtumapohjaan
Tapahtumaorganisaation suunnittelu alusta lähtien vie hieman aikaa. Voit nopeuttaa tätä hyödyntämällä Opensin tapahtumapohjia ja tekemällä oman tapahtumapohjasi. Tarvittaessa voit jo nimetä henkilöt oikeuksineen valmiiksi tapahtumapohjaan, niin ne ovat aina valmiina, kun uusi tapahtuma aukeaa. Katso lisää tapahtumapohjista TÄSTÄ.
