Tapahtumien järjestäjät puhuvat tapahtumastaan usein tapahtumakonseptina. Monesti kuitenkin tarkoitetaan ennemminkin tapahtuman yksittäisiä ominaisuuksia, kuin varsinaista tapahtumakonseptia. Mitä tapahtumakonseptointi oikeastaan on ja mitä hyötyä siitä järjestäjälle voisi olla? Mitä pitää tehdä, että saadaan tapahtumien konseptoinnilla tehokkuutta syntymään?
Tapahtuman suunnitelma muodostuu tehdyistä valinnoista
Tapahtuman onnistumisen tärkein elementti on hyvin laadittu tapahtuman suunnitelma. Suunnitelman laatiminen tarkoittaa käytännössä valintojen ja päätösten tekemistä tapahtuman toteutuksen osalta. Näitä valintoja tekee tuottajan johdolla tapahtuman tuotantotiimi. Onko tapahtumassa pääsymaksu vai ei? Järjestetäänkö istuma- vai seisomatilaisuus? Näillä mennään, toteavat tapahtumien järjestäjät tehdyn päätöksen merkiksi. Näissä tehtävissä valinnoissa on kyse tapahtuman luokan, sisällön ja ominaisuuksien valitsemisesta. Istumatilaisuus ei ole tapahtumakonsepti. Se on tapahtuman yksittäinen ominaisuus, jonka järjestäjä on valinnut kyseiseen tapahtumaan.
Tapahtumateollisuus ry. on luokitellut tapahtumat yllä olevan kuvan mukaisesti. Katso aiheesta lisää tästä: MITÄ ON TAPAHTUMATEOLLISUUS?
Konsepti toistaa itseään
Tapahtumakonseptin ja -suunnitelman ero on toistuminen. Suunnitelma on kertaluonteinen ja konsepti on suunnitelma, joka toistuu. Se miksi onnistunut tapahtuma perustuu hyvään suunnitelmaan johtuu siitä, että tapahtumaolosuhteissa käytännön asioilla on usein tapana muuttua yllättäen. Esiintyjät peruvat, sääolosuhteet pakottavat toimimaan uudella tavalla, henkilömäärä elää ja tiimin jäsenet vaihtuvat. Tapahtuman suunnitelma mahdollistaa näihin muutoksiin reagoimisen, kun järjestäjällä on käytettävissään konkreettinen aineisto, johon muutoksia tehdään. Tapahtuman toteutuksessa tulee silloin paremmin huomioitua muutosten aiheuttamat kerrannaisvaikutukset muihin tapahtuman osa-alueisiin ja kokonaisuus toimii muutoksista huolimatta. Konsepti on siis ennalta laadittu suunnitelma, jota toistetaan useammassa tapahtumassa lähtötilanteeltaan samanlaisena.
Kun tapahtuman suunnitelma perustuu konseptiin, eli toistuvaan suunnitelmaan, näihin tapahtumakohtaisiin muutoksiin varaudutaan entistä paremmin. Toimintatapana voi olla jopa, että toteutuksen tiimi vaihtuu jokaiseen tapahtumaan ja konseptin avulla päästään silti tasalaatuiseen toteutukseen jokaisella kerralla. Näin on esimerkiksi tapahtumapaikoissa, joiden asiakkaita ovat tapahtumien järjestäjät. Eri tapahtumaa palvelevat henkilöt määräytyvät työvuorojen mukaan ja toiminnan pitäisi olla yhtenäinen siitä huolimatta.
Oppiminen on menestyksen avain
Konseptien avulla päästään mielestäni parempaan laatuun tapahtumien toteutuksessa ja palvelujen tuottamisessa tapahtumien järjestäjille. Perustelen tätä sillä, että konseptien avulla koko organisaatio oppii, kun kehittämisen kohteena on yhteinen konkreettinen suunnitelma-aineisto. Konseptia hiotaan ja parannetaan saatujen kokemusten kautta. Tätä yhdessä tapahtuvaa organisaation oppimista, eli kehittymistä, sanotaan tiimioppimiseksi. Organisaatioissa syntyvän uuden tiedon syntymisen ovat erinomaisesti mallintaneet japanilaiset professorit Nonaka & Takeuchi. Mallia kutsutaan SECI-malliksi, joka on Tiimiakatemiassa jalostunut oheisen kuvan muotoon.
SECI-malli jakautuu neljään osaan, jotka kiertävät kehää ja toistuvat. 1. Tiimin keskustelu ja vuoropuhelu 2. Parannusehdotukset ja ideat 3. Konreettinen suunnitelma-aineisto, jota muokataan 4. Käytäntöön vieminen ja asiakkuksille altistaminen. Näin syntyy kokemuksia, joista voidaan oppia tekemään asioita paremmin.
Mitä asioita konseptissa pitäisi olla?
Jokainen tapahtumasuunnitelma ja sen myötä konseptikin on sisältönsä puolesta omanlaisensa. Kuitenkin nostaisin muutamia asioita, jotka mielestäni ovat tärkeitä tapahtumakonsepteille:
- Organisaatio
- Projektiin kuuluva tehtäväluettelo
- Tapahtuman aikataulu
- Tapahtuman budjetti
- Pohjakuva
- Valinta suunniteltavista sisällöistä
- Tapahtuman dokumentit
- Suunnittelusisällöt, mikäli konsepti mahdollistaa sen.
Jos näitä ei ole konseptoitu, tekee jokainen tapahtuman suunnittelija asiat omalla tavallaan. Se toimii hyvin niin kauan, kunnes tapa toimia on opetettava toiselle henkilölle. Kädestä pitäen talon tapaan kouluttaminen sitoo valtavasti työaikaa jokaista uutta henkilöä kohden. Konseptoidussa tapahtumassa esimerkiksi organisaation osalta suunnittelija ei mieti millainen organisaatio pitäisi olla, vaan ketä ihmisiä sijoitetaan organisaation tehtäviin. Tehokkuus syntyy siitä, että huomio kiinnittyy käytännön toteutusratkaisuun, muodon sijaan. Konseptiin suunnitelluilla toistuvilla sisällöillä vähennetään myös suunnitteluun käytettävää työpanosta.
Konseptoinnin hyötyjä
Suunnitelma mahdollistaa muutoksiin reagoimisen. Konseptin mukaisesti toistuvasti toimiminen tuo myös muita hyötyjä. Ensinnäkin toistuvat tapahtumat ovat vertailukelpoisia ja niistä saadaan arvokasta tietoa kehitystyötä varten.
Esimerkiksi voidaan kehittää omaa toimintaa kustannustehokkaammaksi:
- Opitaan tekemään asioita nopeammin, jolloin säästyy työaikaa.
- Opitaan yhdistämään eri tapahtumien työvaiheita. Esim. rakentaminen ja purku.
- Pystytään vähentämään hävikkiä mitoittamalla oikein.
Kaikki nämä parantavat tapahtuman tai tapahtumapaikan myyntikatetta. Tapahtumien kannattavuus muodostuu pienistä puroista, joten kokonaisvaikutus voi olla todella merkittävä.
Tasalaatuisuus tarkoittaa toimitusvarmuutta. Varsinkin BtoB kauppojen syntymiseen vaikuttaa oleellisesti luottamus palvelun toimittajaan. Esimerkiksi tuotantopalvelua tilaava yritys varmasti arvostaa tuotantoyhtiön luotettavuuden korkeammalle, kuin eurot. Tapahtumat koetaan tässä ja nyt, jolloin toteutuksen pitäsi onnistua kerralla. Omalla konseptilla voit herättää luottamusta tilaajaan ja varmistaa että tapahtuma onnistuu halutulla tavalla.
Kuinka konsepti laaditaan?
Miksi järjestäjät eivät laadi riittävällä tarkkuudella konsepteja omaan toimintaansa? Mielestäni keskeinen syy johtuu siitä, että on työlästä ensin keksiä konspetin formaatti ennenkuin pystytään paneutumaan varsinaiseen suunnittelusisältöön. Työ on koettu kohtuuttoman suureksi ja mieluummin on syöksytty suunnitelman laatimiseen avainhenkilön toimestä, jolla on oma yksilöllinen tapansa tehdä suunnitelmia. Monesti jopa kirjallinen suunnitteluaineisto puuttuu. Yksilöllinen työskentelytapa toimii niin kauan kuin avainhenkilö tekee kyseistä tehtävää. Uuden henkilön astuessa remmiin, joudutaan aloittamaan kaikki lähes nollasta. Konseptin laatiminen alkuvaiheessa vaatii hieman työtä, mutta se kannattaa.
Helpoin tapa laatia oma tapahtumakonspeti on Opens. Voit laatia tapahtumasi suunnitelman ja tallentaa sen tapahtumapohjaksi. Tapahtumapohjaa voit päivittää aina kun tulee uusia asioita ja opitaan lisää. Kun Opensissa avataan uusi tapahtuma, voit valita oman tapahtumapohjasi, jossa on valmiina konseptiin kuuluvat sisällöt. Esimerkiksi projektille voi olla valmis tehtäväluettelo määräaikoineen, jolloin tuottajan tehtävänä on vastuuttaa tehtävät tiimin jäsenille ja seurata että ne tehdään sovitulla tavalla. Tai tapahtumapaikassa Opensiin tallennettu oma tapahtumapohja voit toimia sisäisenä toiminnan ohjaajana ja siihen voidaan antaa haluttuihin kohtiin työskentelyoikeus myös asiakkaalle. Katso lisää Opensin tapahtumapohjien käyttämisestä ohjeesta TÄSTÄ. Voit Opensissa valita myös kuukausimaksajan lisenssin, jolloin voit ottaa konseptisi käyttöön vain silloin kun tarvitset. Maksat siis vain niistä kuukauisista kun suunnittelet tapahtumia. Kokeile hinnoittelua etusivun hintalaskurilla.
Tapahtumapaikan palvelun kehittäminen
Tapahtumapaikkoihin tulee erilaisia tapahtumien järjestäjiä. Näiden palvelemisessa korostuu erityisesti tarjottavien palvelujen konseptointi. Se näkyy järjestäjän suuntaan luotettavuutena, sujuvuutena ja parempana palvelukokemuksena. Järjestäjä saa esimerkiksi tarvittavat tapahtumapaikan materiaalit helposti tapahtumapaikalta ja vaikkapa tapahtumapaikan käytäntöjen mukaisen projektin tehtäväluettelon. On varmasti parempaa palvelua jos tehtäväluettelossa on valmiina määräaika esimerkiksi ruokailijoiden vahvistamiseen, kuin että sopimuksessa mainitaan takaraja. Erityisesti tämä korostuu julkisten alueiden osalta, jossa on tiedotettavaa muille alueen toimijoille tai järjestäjältä edellytetään tiettyjen lupien hakemista. Konseptoidussa palvelussa tieto kulkee myös oman organisaation sisällä ja se näkyy ulos työnä joka toteutetaan hallitusti ja siten kuin on sovittu.
Oli tapahtumapaikkasi juhlatila, tori tai kävelykatu, liikuntapaikka tai joku muu, voimme tarvittaessa auttaa sinua luomaan tapahtumapaikkaasi palvelukonsepteja. Meillä on paljon kokemusta tapahtumien järjestämisestä erilaisissa tapahtumapaikoissa, joten voimme kokemuksemme avulla auttaa huomioimaan asioita, jotka ovat tärkeitä tapahtuman järjeställe. Tässä yläpuolella olevassa kuvassa on tapahtumakehittämisen työpohja, johon myös tarjoamamme kehityspalvelu perustuu.
Aloita oman toimintasi konseptoiminen jo tänään. Konsepti jalostuu ja paranee ajan myötä. Mitä nopeammin systemaattinen kehitys saadaan käyntiin, sen paremmin saat tuloksia hyödynnettyä toiminnassasi.
