Opensissa voidaan luoda projektille tehtäviä, joille merkitään vastuuhenkilöt, määräajat ja tapahtuman osa-alue, johon tehtävä kuuluu. Tehtävien lisääminen tapahtuu Lisää uusi tehtävä – painikkeella.
Tehtävänäkymät
Tehtävät näkyvät kolmessa erilaisessa näkymässä:
- Tehtävälista: Voit järjestää tehtävälistan määräajan, vastuuhenkilön tai tapahtuman osa-alueiden mukaiseen järjestykseen.
- Kalenterinäkymä: Osa-alueen tehtävät tulevat esiin palkkia klikkaamalla tai vasemman reunan listasta.
- Omat tehtävät: Omat tehtävät näkymässä näkyvät ne tehtävät, joihin käyttäjä on merkitty vastuuhenkilöksi. Omat tehtävät näkyvät kaikista tapahtumista myös etusivulla.
Näkymän suurentaminen ja pienentäminen
Kalenterinäkymässä voit Suurenna- ja Pienennä-painikkeilla muuttaa näkymän päivä-, viikko-, kuukausi- tai vuosinäkymäksi. Valitse itsellesi tilanteeseen sopiva näkymä.
Yläkulman painikkeesta saat muutettua näytön koko ruudun näytöksi. Saat suurennettua kalenterin ja listan rajaa siirtämällä kalenterin osuutta vasemmalle.
Vastuuhenkilöt
Tehtäville voidaan nimetä vastuuhenkilöt. Ennenkuin voit vastuuhenkilön merkitä tapahtumalle, on tämä lisättävä tapahtuman organisaatioon. Katso erillinen ohje henkilöiden lisäämisestä tästä: KLIKKAA
Tehtävän aloitus ja lopetusajankohta
Tehtävälle määritellään aika, jolloin se tulisi toteuttaa. Kun tehtävän määräaika lähestyy, muuttuu tehtävä tummanpunaiseksi. Kun tehtävä on myöhässä, se on kirkkaanpunainen.
Osa-alue, johon tehtävä kuuluu
Tehtävät kannattaa lajitella tapahtuman osa-alueiden mukaan. Tämä helpottaa tehtävien löytymistä ja seuraamista, kun tehtävämäärät ovat isoja.
Toisiinsa liittyvät tehtävät
Joskus tehtävillä on yhteys toisiinsa: tehtävä on suoritettava ennenkuin toinen tehtävä voidaan toteuttaa. Esimerkiksi: Varaa tila ja piirrä tapahtuman pohjakuva. Voit kalenterinäkymässä yhdistää näitä tehtäviä visuaalisesti toisiinsa.
Omat tehtävät
Koko projektin tehtäväluettelon katsominen ja muokkaaminen edellyttää, että käyttäjälle on annettu työskentely / katseluoikeus tehtäviin. Mikäli käyttäjällä ei ole oikeutta tehtäviin, mutta tämä on kuitenkin merkitty vastuuhenkilöksi johonkin tehtävään, näkee hän omat tehtävänsä etusivulla ja tapahtuman omat tehtävät valikossa. Käyttäjällä on mahdollisuus kuitata tehtävä valmiiksi ja kirjoittaa huomioita muistiinpanokenttään. Muut muutokset tehtävään voi tehdä käyttäjä, jolla on tehtäviin muokkausoikeus.
