Kukaan ei järjestä tapahtumaa yksin. Tapahtuman toteutustiimit muodostuvat yleensä monen organisaation työntekijöistä. Tapahtumatiimit ovat siis verkosto-organisaatioita. Opens on alusta, jonka avulla tiimityö saadaan sujuvaksi. Opensilla minästä tulee me.
Tapahtuman henkilöstö
Opensissa tapahtuman henkilöstö lisätään ensin henkilöstöluetteloon. Henkilöstöluetteloon voidaan kutsua ketä tahansa ja antaa heille luku- tai kirjoitusoikeus häntä koskevaan sisällön aiheeseen. Henkilöstöluetteloon voidaan lisätä myös pelkkiä yhteystietoja, jolloin tätä henkilöä ei kutsuta työskentelemään Opensissa tai käyttämään Opens LiveAPPia. Henkilöstöluetteloon lisättyjä Opens käyttäjiä tai yhteystietoja voidaan nimetä tapahtuman organisaatiossa eri tehtäviin, antaa tehtäviä hoidettavaksi tehtäväluettelossa ja lähettää viestejä.
Tiimityö onnistuu, kun käyttäjällä on oikeudet kohdallaan
Voit luoda tapahtumasi organisaation rooleineen ja tehtävänkuvineen ja sijoittaa ihmiset henkilöstöluettelosta näille paikoille. Voit rajata suunnitteluun osallistuvien henkilöiden luku- tai muokkausoikeuden hyvin tarkasti. Opens on tapahtumatiedon sijoituspaikka ja kun kokoat tiimiäsi, niin on hyvä pohtia, että annatko tiimisi jäsenelle oikeudet tallentaa tai muokata tietoa tapahtuman tietokannassa vai tallennatko itse sinulle lähetetyn materiaalin oikeaan paikkaan Opensissa.
Ihmiset tekevät parhaansa, kun he tietävät mitä heiltä odotetaan
Opensin tehtäväluettelo on hyvä työväline, jolla voit delegoida asioita tiimisi jäsenille ja seurata töiden etenemistä. Voit myös antaa tehtäviä tapahtuman aikana toteutettavaksi, jolloin työntekijä voi kuitata tehtävät tehdyiksi Opens LiveAPP -mobiilisovelluksella. Näet reaaliaikaisesti miten työ etenee.
Johtaminen on viestintää
Opensin viestintätyökalulla tapahtuman henkilöstö voi lukea ja lähettää viestejä. Opensissa viestintä tehdään tapahtumakohtaisesti, jolloin välissä ei ole tapahtumaan kuulumattomia viestejä. Viestiketjut tallentuvat osaksi tapahtuman tietokantaa ja ovat siten tärkeä osa tapahtuman arkistoon menevää dokumentaatiota. Katso lisää viestintätyökalusta TÄSTÄ.
Asiakas osallistuu tiimityöhön
Tapahtumapaikkojen asiakkaita ovat tapahtumien järjestäjät. Tapahtumapaikka voi auttaa tapahtumanjärjestäjän työtä tehtäväluettelon, valmiiden tapahtumapohjien ja dokumenttien avulla. Näin saadaan tapahtumapaikkaan liittyvä hiljainen tieto ja käytännöt tarjottua helposti tapahtuman järjestäjälle. Asiakas voi suunnitella tai hyödyntää aineistoa Opens LiveAPPin kautta.
Myös tuotantoyhtiöt voivat osallistaa asiakkaita Opensin avulla tapahtuman tekemiseen. Kun annat pieniä selkeitä kokonaisuuksia tehtäväksi, tulee myös tilaajalle osallistumisen tunne. Tilaaja voi esimerkiksi merkitä pöytäkarttaan tulevat henkilöt.
Opensin avulla saat rakennettua luottamusta asiakkaaseen.
Kukaan ei ole korvaamaton
Yllätyksiä tulee. Alihankkijat ja ihmiset vaihtuvat. Joskus muutoksia voi tulla yllättäen. Opensin vaikioitu tietorakenne mahdollistaa uuden ihmisen mukaan ottamisen todella nopeasti. Kun olet kerran ottanut Opensin haltuun, pystyt helposti työskentelemään missä tahansa Opensilla järjestetyssä tapahtumassa. Katso kirjoitus tästä aiheesta TÄSTÄ.
