Opensissa olevat valmiit suunnittelutyökalut ovat tärkeitä apuvälineitä tapahtuman suunnittelemiseen. Sinun ei tarvitse hankkia erikseen kalliita ohjelmistoja, vaan saat suoraa hyötyä, kun kaikki tarvittava on yhdessä paikassa.
Suunnittelutyökalut moneen käyttöön
Pohjakuvan piirtäminen
Opensissa on esimerkiksi niin laadukas piirto-ominaisuus, että moni asiakkaamme on luopunut erillisistä CAD -ohjelmistoistaan, koska Opens on pystynyt korvaamaan sen. Lisäksi saat pohjakuvasta suoraan mm. aitaelementtien määrät, myyntipaikkojen varaustiedot, pöytävaraukset jne. Materiaalit ovat myös laitettavissa päälle ja pois. Tämä tarkoittaa sitä, että voit ladata erilaisen näkymän pohjakuvastasi tarpeesi mukaisesti.
Tapahtuman aikataulu
Opensin aikataulutyökalu on myös tapahtumien suunnitteluun erinomainen työkalu. Saat yhdestä materiaalista pysty- tai vaaka-aikataulun ja voit tarkkaan valita aikatauludokumenttiin tulevat tiedot. Tähän ei Excel taivu.
Tieto liikkuu myös aikataulun ja suunnittelusisältöjen välillä, esimerkiksi esiintyjien tiedoissa ja aikataulussa oleva tieto synkronoituu. Sinulla on aina oikea tieto, teit muutoksia mihin tahansa.
Aikataulutyövälineellä päätät itse dokumentiksi muodostettavan aikataulun sisällöt, laajuuden ja esitysmuodon. Kaikki tämä tehdään yhdestä aikataulumateriaalista. Et tarvitse erilaisia tiedostoversioita.
Sopivan aikatauludokumentin voit jakaa työntekijöille Opens LiveAPPin kautta.
Sähkön- ja vesipisteiden jako
Voit kätevästi jakaa tapahtumassa olevien sähköpisteiden tai vesipisteiden käytön. Näissä on pisteeseen syntyvällä kuormituksella iso merkitys ja onkin tärkeää, että tapahtumasta arkistoituu tämä tieto. Tulevissa tapahtumissa on helppo katsoa, kuinka jako on aiemmin tehty. Lisäksi Opensissa on erilaisia laskureita.
Tiedon tallentaminen
Monesti suunnittelutietoa syntyy eri lähteistä, esimerkiksi alihankkija tekee omilla järjestelmillään suunnitelman ja toimittaa lopputuotoksen. Opensissa on mahdollista tallentaa tällainen tieto oikean otsikon alle Opensin tietorakenteen mukaisesti. Jokaisen tietoaiheen alta löytyy mahdollisuus lisätä latauspainikkeita, joilla dokumentteja saadaan ladattua oikeaan paikkaan. Näin pystyt myös määrittelemään, kuka pääsee käsittelemään aineistoa.
Tapahtumapohjat
Pienestäkin tapahtumasta tehty kokonaisvaltainen tuotantosuunnitelma sisältää paljon tietoa. Tuotantosuunnitelman avulla tapahtumanjärjestäjä pystyy osoittamaan tarvittaessa oman toimintansa huolellisuusvelvoitteen toteutumisen. Esimerkiksi sattuneen onnettomuus- tai poikkeustilanteen jälkipuinnissa laadukkaasta tuotantosuunnitelmasta ja tehdyn työn dokumennoinnista on järjestäjälle paljon konkreettista arvoa. Voit laatia omia tapahtumapohjia, jolloin voit automatisoida prosesseja ja tuotantosuunnitelmissasi hyödyntää tapahtuman esiasetuksia. Tämä nopeuttaa työtäsi paljon.
Tutustu tarkemmin Opensin toimintoihin INFOPISTEESSÄ.
