Dokumentointi on tapahtuman kehittymisen ja tapahtumanjärjestäjän oikeusturvan kannalta tärkeää. Tarvitaan aineistoa, jonka avulla omaa toimintaa parannetaan tapahtuma kerrallaan. Tapahtumanjärjestäjän on myös pystyttävä todentamaan huolellisuutensa, mikäli jotain poikkeavaa tapahtuu.
Muokkaushistorian dokumentointi
Opensissa on valmiita tietokenttiä, johon voit syöttää tekstiä. Näitä tietokenttiä voit käyttää omissa koontidokumenteissasi, joita voit käyttää esimerkiksi henkilöstön ohjeistamiseen. Jokainen muokkaus tallentuu ja näet tietokentän vierestä kuka on tehnyt viimeisimmän muokkauksen. Jos alkaa ihmetyttämään, että miksi tämä asia on ratkaistu näin, tiedät heti keneltä kysyä asiaa.
Tuotantosuunnitelmien dokumentointi
Opensissa saat muodostettua kätevästi tuotantosuunnitelma- ja keikkainfodokumentit. Tuotantosuunnitelma on kokonaisvaltainen yhteenveto siitä, mitä toteutetaan ja keikkainfot ovat suppeampia dokumentteja, joiden avulla pystyt johtamaan tapahtumaa. Yhteenvetodokumentit saat PDF-formaatissa ulos. Katso lisää dokumettien muodostamisesta TÄSTÄ.
Yksittäiset sisältödokumentit
Opensista saat kätevästi PDF-dokumenteiksi myös yksittäisiä sisältöjä, esimerkiksi aikataulut, budjetti, esiintyjätiedot, rakennesuunnitelma, pohjakuvat jne.
Tapahtuman tietokannan dokumentointi
Kun tapahtuma päätetään, se arkistoituu. Hyvin usein tapahtuman järjestäjä tarvitsee tietoa jostain aiemmin toteutetusta tapahtumasta. Arkistoiduista tapahtumista se löytyy nopeasti vakioidun tietorakenteen avulla. Voit käyttää myös hakutoimintoja ja lisätä tapahtumiisi omia tunnisteita, jolloin saat arkistostasi haettua haluamasi luokittelun mukaisesti omia tapahtumiasi.
Havaintojen ja kehitysideoiden dokumentointi
Opensin tarkoituksena on, että sinulla on omasta tapahtumastasi tapahtumapohja, jossa on esiasetukset tuotantosuunnitelmalle. Tämä tapahtumapohja on konkreettinen paikka, johon voit tehdä parannuksia tulevaa tapahtumaasi varten.
Dokumentointia kannattaa tehdä jo tapahtuman aikana. Opensissa on valmiit tietokentät, johon voit kirjoittaa omaa tapahtumaraporttiasi. Kun teet sitä tapahtuman aikana, saat tarkempaa dataa käyttöösi. Tapahtuman jälkeen on moni yksityiskohta jo unohtunut.
Tietokannalle muodostuu arvo
Hyvin tehty tapahtumien dokumentointi helpottaa omaa työtäsi, kun voit hyödyntää tietoa pitkänkin ajan päästä. Tietokannalla on myös taloudellinen arvo, jos vaikka haluat myydä liiketoimintasi. Katso lisää TÄSTÄ.
