Tapahtumasi tiedot ovat sinun omaisuuttasi. On tärkeää, että tapahtumasi tiedot ovat aina ajan tasalla ja nopeasti löydettävissä. Tapahtumatiedon omistaminen on asia, jota sinun kannattaa pohtia omassa toiminnassasi. Opensin avulla keräät ja hallinnoit tapahtumasi tietoa kätevästi.
Tapahtumatiedon omistaminen on tärkeää tämän vuoksi:
- Voit luottaa siihen, että sinulla on aina ajantasainen tapahtumasi tieto käytettävissä.
- Tieto jää sinulle, vaikka henkilö tai alihankkija poistuisi.
- Tapahtumasi tiedot ovat sinun hallussasi ja pystyt hallinnoimaan niiden käsittelyä rajaamalla oikeuksia käyttäjäkohtaisesti.
- Voit hyödyntää aiempien tapahtumien tietoja uusissa tapahtumissa, mikä nopeuttaa tulevien tapahtumien suunnittelua.
- Tapahtuman järjestäjän huolellisuusvelvoite täyttyy ja on poikkeustilanteissa todistettavissa.
- Systemaattisesti tallennettua tietoa voidaan hyödyntää oman toimintasi kehittämisessä.
- Tapahtumatiedolle muodostuu taloudellinen arvo, kun sitä voi Opensin avulla käyttää toinen toimija. Voit siis tapahtumatiedon omistajana vaikka myydä tapahtumasi tiedot.
Mitä on tapahtumatieto?
Tapahtumatieto on se aineisto, joka on syntynyt tapahtuman valmistelun tai toteutuksen tuloksena. Tässä esimerkkejä tapahtumatiedosta:
Suunnitelmat ja rekisterit
Tapahtumien tuottamiseen osallistuu oman organisaatiosi lisäksi muita palvelujen tuottajia. Tällaisia ovat esimerkiksi catering, ääni-,valo ja av-tekniikka, tapahtumapaikka, järjestyksenvalvonta jne. Nämä kaikki tuottavat tietoa tapahtumaasi liittyen esimerkiksi suunnitelmien muodossa tai tallennettuina tietorekistereinä. Tyypillisiä suunnitelmia ovat esimerkiksi tapahtuman aikataulu-, pohjakuva-, budjetti-, turvallisuus-, rakenne- ,tekninen- ja henkilöstösuunnitelma. Esimerkkejä tietorekistereistä ovat esimerkiksi järjestyksenvalvojaluettelot, erikoisruokavaliot, majoittujatiedot jne. Nämä suunnitelmat ja tietorekisterit ovat tapahtumatietoa.
Tehtäväluettelot ja viestintä
Opensissa voit luoda projektille tehtäviä määräaikoineen ja vastuuttaa niitä tiimisi jäsenille. Tallennettu tehtäväluettelo voi toimia pohjana seuraavalle tapahtumallesi, jolloin saat toteutukseen systemaattisuutta ja pystyt parantamaan tekemistäsi pala kerrallaan. Kattavan tehtäväluettelon avulla voit delegoida töitä toisille työntekijöille ja uuden henkilön on helppo tulla tiimiin, kun hän työskentelee ennalta määritellyn tehtäväluettelon mukaan.
Opensissa on tapahtumakohtainen inbox, jolla tapahtuman henkilöstö voi lähettää viestejä. Myös viestit tallentuvat osaksi tapahtuman tietokantaa. Viestejä pääsevät lukemaan ne, ketkä ovat kussakin viestiketjussa mukana. Usein viesti on konkreettinen todiste siitä, mitä sovittiin tai millaisen ohjeen esimies antoi. Koska viestintä on tapahtumakohtaista, eivät viestit huku yleiseen viestitulvaan ja viestit ovat näin ollen löydettävissä helposti.
Sopimukset, infot, raportit ja muut dokumentit
Opensissa voidaan muodostaa suunnittelusisällöstä yhteenvetodokumentteja, jota toimivat esimerkiksi työntekijäinfoina. Nämä dokumentit arkistoituvat tapahtuman tietokantaan. Voit myös tallentaa mitä tahansa dokumentteja oikeiden aihealueiden alle, jolloin niitä pääsevät käsittelemään ne henkilöt, joille olet antanut aiheeseen oikeudet. Katso lisää tapahtumatiedon rakenteesta Opensissa TÄSTÄ.
Tietoturvallisuus tapahtumissa
Tapahtuman järjestäjällä on kokonaisvastuu toteutuksesta. Yksi osa tätä kokonaisuutta on tietoturvallisuus. Sillä, kuka tapahtumasi tietoja pääsee lukemaan, voi olla vaikutuksia yleisöturvallisuuteen, liiketoiminnan turvaamiseen ja henkilötietojen tietosuojaan. Sähköpostin liitteenä lähetetty liitetiedosto ei ole enää omassa hallussasi. Opensissa määrittelet, kuka tietoa käsittelee ja voit tarvittaessa ottaa oikeudet pois. Katso lisää tapahtumien tietoturvallisuudesta TÄSTÄ.
Tapahtumatiedon omistus on sinulla, vaikka lisenssisi ei ole voimassa
Meiltä kysytään aina välillä seuraava kysymys: Mitä tapahtuu Opensissa olevalle tiedolle, jos en halua jatkaa tilaustani? Vastaus tähän on seuraava: Ne säilyvät tietokannassa, mutta jos haluat muokata tietoja, niin tarvitset voimassa olevan lisenssin. Voit siis laittaa tilauksesi välillä tauolle ja jatkaa työskentelyä myöhemmin siitä mihin jäit. Myöskään me täällä Feelbeat Oy:ssä emme pääse asiakkaidemme tapahtumien tietoihin, ellei asiakas liitä meitä tapahtumaansa. Katso lisätietoa aiheesta INFO sivulta.
