fbpx Työn johtaminen tapahtumatuotannossa – Opens ohjelmisto auttaa

Työn johtaminen

Työn johtaminen on synonyymi tapahtuman tuottamiselle. Tuottaja muodostaa tapahtumalle organisaation ja rekrytoi oikeat ihmiset oikeisiin tehtäviin. Kukaan ei toteuta tapahtumaansa yksin.

Tapahtuman johtamisen periaate

Tapahtumissa työn johtamisessa on keskeistä huolehtia, että asiat etenevät aikataulussa ja halutulla tavalla, sekä siitä, että tiimissä ihmisten on hyvä olla ja turvallista työskennellä. Opensin avulla voit seurata työn etenemistä ja reagoida ajoissa, mikäli tarve ilmenee. Opensin avulla voidaan myös tuottaa ohjeistuksia työntekijöille, sekä käydä keskustelua tiimin jäsenten kesken. Ihmiset tekevät parhaansa, kun he tietävät, mitä heiltä odotetaan. Opens tarjoaa työskentelemiselle valmiin rakenteen, jolloin on helpompi keskittyä yksityiskohtiin ja kokemusten karttuessa oman toiminnan kehittämiseen.

Tapahtumatuotannon ominaispiirteet

Tapahtumatuotannolle on ominaista, että ne ovat tilapäisiä projekteja ja niiden toteutukseen liittyy alihankintaa. Muuttuvat olosuhteet ja vaihtuvat henkilöt vaativat johtamiselta enemmän. On helpompi johtaa tai olla johdettavana, kun toimintamalli on valmiiksi tuttu. Opensin vakioitu tiedon rakenne ja tiedon omistajuus liittyy siis oleellisesti myös johtamiseen.

Tapahtumat tarjoavat myös kokemuksia ja elämyksiä yleisölle. Asioiden on mentävä kerralla oikein. Tilanteet koetaan sellaisena kuin ne ovat. Onnistuneessa tapahtumassa on panostettu suunnitteluun esituotantovaiheessa. Hyvät suunnitelmat ovat edellytys onnistuneelle tapahtumalle. Opens mahdollistaa laadukkaiden tuotantosuunnitelmien laatimisen ja tapahtumapohjia käyttämällä voit hyödyntää ennalta laadittua suunnittelumateriaalia toteutuksessasi.

Esituotannon ja live-tilanteen ero

Tapahtumien valmistelu, eli esituotanto kestää yleensä muutamista kuukausista useisiin vuosiin. Tapahtuman h-hetki (rakentaminen, live ja purku) kestää lopulta vain pienen hetken. Tällä on vaikutuksia tapahtumatiimin työskentelyyn. Esituotannossa on yleensä melko pieni tiimi, joka tekee tiivistä yhteistyötä. Tapahtuman aikana henkilömäärät ovat isoja ja tapahtumassa on ihmisiä, jotka tulevat vain lyhyeksi aikaa tiettyä tehtävää varten.

Esituotannossa tehdään yhteistyötä

Esituotannossa Opens mahdollistaa tiimin yhteistyön paikkaan sitomatta. Tiimisi voi olla hajautettu vaikka eripuolille maailmaa, josta he liittyvät tapahtuman yhteiseen tietokantaan. Suunnittelutyötä pystytään paremmin vastuuttamaan ja jakamaan pieniin osiin. Jokainen täydentää omalta osalta syntyvää kokonaisuutta ja tapahtuman johto pystyy seuraamaan ja ohjaamaan työskentelyä.

Opens LiveAPP on tapahtumatyöntekijän työkalu

Kun H-hetki lähestyy, Opensissa voidaan muodostaa työntekijöille, esiintyjille ja muille sidosryhmille omia PDF- dokumentteja ohjeeksi tapahtumaan.

Opens LiveAPP on ladattavissa Google Playsta ja App Storesta. Tapahtuman tuottaja tai määritellyt suunnittelijat voivat antaa työntekijöille dokumentit Opens LiveAPPiin, esimerkiksi tapahtuman aikataulu, pohjakuva, sekä toiminta- ja turvallisuusohje voivat olla tällaisia dokumentteja. Työntekijä saa omalla kännykällään avattua hänelle tarkoitetut materiaalit.

Opens LiveAPPissa on dokumenttien lisäksi käyttäjän omat tehtävät ja viestit. Voit siis tapahtuman tuottajana antaa työntekijälle tehtäviä hoidettavaksi, jotka hän kuittaa suoritetuiksi Opens LiveAPPissa. Näet reaaliaikaisesti, mitkä tehtävät on suoritettu. Voit myös lähettää ja lukea viestejä sovelluksessa.

Liitä asiakkaasi tapahtumaasi

Opensissa voidaan liittää ketä tahansa käyttäjiä tapahtuman tietokantaan ilman eri kustannusta. Miksi tehdä toiminnanohjausta vain oman tiimin kesken, kun voit käyttää sitä parantamaan palveluasi? Alla muutamia esimerkkejä.

Rakenna luottamusta tapahtuman tilaajaan

Jos edustat tuotantoyhtiötä, joka tilaa sinulta tuotantopalvelua, voit esimerkiksi antaa valittuihin kohtiin asiakkaallesi katseluoikeuden. Luottamus kasvaa, kun asiakas voi itse seurata, miten työ etenee. Voit myös osallistaa asiakkaan projektiin. Asiakas voi esimerkiksi merkitä pöytävaraukset tai erikoisruokavaliot. Asiakas saa onnistumisen kokemuksen, kun annat riittävän yksinkertaisia ja rajattuja tehtäviä.

Toimita tietoa tapahtumapaikkaasi tulevalle järjestäjälle

Tapahtumapaikkojen asiakkaita ovat tapahtumien järjestäjät. Tapahtuman järjestäjä tarvitsee yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta, mikä voidaan helposti toimittaa Opensilla. Järjestäjälle on myös hyvää palvelua paikallisten käytäntöjen tuottaminen. Esimerkiksi jos järjestäjän velvollisuus on tehdä viranomaisilmoitus tilaisuudesta, se voi olla tehtävänä Opensissa ja tehtävänkuvauksessa esimerkiksi paikallisen viranomaisen yhteystieto. Valmis tehtäväluettelo Opensissa on erinomainen keino auttaa ja ohjata järjestäjää. Samalla voit seurata miten järjestäjän työ etenee.

Lisätietoja löydät Opens INFO -sivulta.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2022 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja