Bus factor tarkoittaa avainhenkilöiden poistumisen vaikutusta projektin toteutukseen. Termi kuvaa riskivaikutusta tilanteesta jossa avainhenkilö jää yllättäen bussin alle ja projekti joutuu tästä johtuen vaikeuksiin. Jokaisen järjestäjän tulisikin kysyä itseltään: Onko tapahtumasi bus factor kunnossa? Lisätietoa bus factorista löytyy TÄSTÄ
Mietitäänpä bus factor -riskin merkitystä tapahtumien toteutuksen näkökulmasta. Tapahtumien toteutusta varten muodostetaan käytännössä aina tilapäinen verkosto-organisaatio. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtuman järjestäjä muodostaa toteutustiimin useiden alihankkijoiden työpanosta hyödyntäen.
Tiimiä johtamaan valitaan tuottaja, joka sopii yksityiskohdista jokaisen toimijan kanssa erikseen ja muodostaa näistä osista toimivan tuotantosuunnitelman. Tällaisia asioita ovat esimerkiksi, esiintyjät ja ohjelma, turvallisuus, rakenteet, palvelut tapahtumassa, tekniikka, jätehuolto, tapahtumahenkilöstö, tapahtuma-alue, viranomaiset, käytettävissä oleva budjetti ja aikataulut.
Ennakoi ja poista riskitekijät
Tapahtuman bus factor -riskin eliminoimista voidaan lähestyä kahdella tasolla. Tuottaja, joka johtaa kokonaisuutta on luonnollisesti tapahtuman avainhenkilö.
Ensimmäinen taso on siis turvata tuotanto tuottajan tiimistä poistumisen varalta. Toinen taso on alihankkijan avainhenkilöt. Alihankinta perustuu usein sopimukseen tiettyjen asioiden hoitamisesta. Sopimuksen lähtökohtana on oletus että palvelun toimittaja hoitaa sovitut asiat ja tilaaja luottaa siihen että näin myös tapahtuu. Voisiko tilaaja kuitenkin varmistaa, että toimintamalli poikkeustilanteessa on alihankkijalla valmiiksi mietitty? Syytä varmaan olisi, koska tapahtuman lopputuloksesta vastaa tilaaja, eli järjestäjä, eikä alihankkija.
Hyvä keino riskin eliminointiin on työparikäytäntö tai varamiehitys. Työparityöskentelyssä jäsenet tekevät operatiivista työtä tiiviisti yhdessä ja siten pitävät toinen toistaan ajan tasalla. Tällöin on mahdollista korvata avainhenkilö valmiiksi tapahtumaan perehtyneellä ihmisellä, vaikka nopeassa aikataulussa. Varamiehitys on tuttu esimerkiksi teatterista, jossa näyttelijän varamies harjoittelee esityksen ja on valmiina nousemaan lavalle jos kutsu käy.
Yksi tyypillisimpiä suunnitelmamuutoksia tapahtumissa on tilanne, jossa tapahtumaan kiinnitetty esiintyjä peruu jostain syystä esiintymisensä. Esiintyjät ovat yksilöllisiä ja heidän roolinaan on suorittaa lavalla se mitä kunkin taiteilijan esitykseen kuuluu. Tämän vuoksi korvaava esiintyjä saattaa yleisön näkökulmasta olla suurikin pettymys, mutta tapahtuman läpivientiin sen vaikutus on huomattavasti pienempi. Suurempi tuotannollinen vaikutus läpivientiin olisi esimerkiksi stage managerin tai ravintola- tai turvallisuuspäällikön vaihtuminen.
Olen nähnyt myös tilanteita, joissa alihankkija on tietoa panttaamalla tarkoituksella pyrkinyt tekemään itsestään korvaamattoman tapahtuman järjestäjälle ja siten vaikeuttanut esimerkiksi palveluntoimittajan vaihtamista tai kilpailuttamista.
Tapahtumatiedon käsittelystä kannattaakin sopia jo tilausvaiheessa ja kysellä aktiivisesti palvelun toimittajalta suunnittelutietoa, kuten kalustoluetteloja, työaikalistoja ja toteutussuunnitelmia. Myös alihankintaketju on syytä olla tilaajalla tiedossa.
Onnistumisen edellytykset
Tilanteessa, jossa avainhenkilö vaihtuu, onnistumiseen vaikuttaa oleellisesti 1) Saatavilla oleva yksityiskohtainen suunnittelutieto aiemmalta henkilöltä sekä 2) suunnittelu- ja dokumentointimenetelmät.
Tapahtuma-alalle on tyypillistä, että tekijät ovat luoneet omat yksilölliset käytäntönsä ja tämän vuoksi henkilön vaihtaminen vaatii usein intensiivisen perehtymisen käytettävissä olevaan aineistoon ja ylimääräisen työn tekemistä. Mitä lähempänä h-hetkeä tämä muutos tapahtuu, sen suurempi on virheiden ja epäonnistumisen mahdollisuus. Tuottajan tehtävä on varmistaa, että tieto on dokumentoitu. Dokumentointia voi tehdä tuottamalla suunnitteluaineistoa itse, tallentamalla alihankkijan tuottamaa materiaalia tai tekemällä suunnittelua yhdessä.
Moni järjestäjä kertoo, että bus factor -riski on poistettu tallentamalla tapahtumatieto pilvikansioon. Kyllä, pitää paikkansa osittain. Mutta miten on ratkaistu varmasti oikean tiedon löytyminen alakansioiden viidakosta? Onko kansioissa asiakirjoista mahdollisesti eri versioita, jotka saattavat aiheuttaa väärinkäsityksiä? Entä onko dokumenttien laatija tehnyt Excel-taulukot omalla persoonallisella tavallaan, joista ulkopuolisen on mahdotonta tulkita sisältöä?
Nämä asiat on ratkaistu Opens-tapahtumasuunnitteluohjelmistossa. Vakioidun rakenteen avulla uusi käyttäjä löytää heti tarvitsemansa tiedon. Järjestelmässä on aina vain viimeisin tieto. Tieto on tiimille näkyvissä jatkuvasti sen mukaisesti miten tapahtuman omistaja on antanut oikeudet kullekin jäsenelle. Kannattaakin tutkia omia työskentelytapoja ajoissa ja aloittaa oman toiminnan kehittäminen nyt.
Opensin tapahtumapohjato ovat hyvä työväline toistuvien suunnitelmien laatimiseen. Katso aiheesta lisää TÄSTÄ.
Bus factor tulee aina yllätyksenä.
