fbpx Ota nämä asiat huomioon, jos tapahtumasi siirtyy tai peruuntuu – Opens

Ota nämä asiat huomioon, jos tapahtumasi siirtyy tai peruuntuu

Korona on aiheuttanut massiivisen kriisin tapahtuma-alalle ja talouteen koko maailmassa. Tapahtumiin on aina liittynyt riskejä, mutta ne ovat koskettaneet yksittäisiä tapahtumia ja riskit ovat realisoituneet eriaikaisesti.

Toimiala on voinut hyvin ja yksittäiset kriisit ovat olleet normaalia järjestäjän arkea. Milloin esiintyjä on perunut tai tapahtumapaikka vaihtunut. Tapahtumanjärjestäjän näkökulmasta ei ole juurikaan eroa koskeeko häiriö vain omaa tapahtumaa, vai onko samassa tilanteessa iso joukko kollegoita. Järjestäjän on tehtävä ratkaisut ja päätökset oman tapahtumansa osalta. Uskon, että tapahtumien riskienhallinnassa tullaan jatkossa entistä tarkemmin varautumaan mahdollisiin tuotantohäiriöihin myös esituotannon osalta. Järjestäjän kannattaisi varautua seuraaviin asioihin kaikkina aikoina, vaikka Korona pakottaa pohtimaan näitä asioita nyt.

Tapahtuman vaiheet

Tapahtuman tuotanto jakautuu kolmeen päävaiheeseen:

  1. Esituotanto,
  2. Tapahtuma ja
  3. Jälkituotanto.

Häiriö esituotannossa ja tapahtumassa vaatii erilaista reagointia.

Häiriötilanteet eri vaiheissa

Häiriötilanteessa oleellista on aina reagointi. Tapahtuman aikana häiriöt tulevat nopeasti ja vaativat välitöntä reagointia, jonka mahdollistaa toimiva tapahtumaorganisaatio. Tämä pätee myös esituotannon häiriöihin, jotka tosin ovat luonteeltaan erilaisia tapahtumaan verrattuna. Esituotannossa nopea reagointi saattaa tarkoittaa päiviä, kun taas tapahtuman aikaisissa häiriöissä puhutaan minuuteista tai sekunneista. Esituotannon häiriöihin reagoiminen on myös kokonaan tapahtumanjärjestäjän vastuulla.

Häiriötilanteeseen reagoiminen

Tapahtuma on omanlaisensa palapeli. Lopputulos on usean toimijan työn summa ja onnistunut kokonaisuus edellyttää näiden osien sopimista yhteen. Tapahtuman osat voidaan jakaa neljään pääkategoriaan:

  1. Tapahtuman omistaja
  2. Tapahtuman tuottaja
  3. Palvelujen toimittajat
  4. Tapahtumapaikka (Venue)

Keskitytään nyt reagointiin esituotannossa. Häiriötilanne aiheuttaa jonkun seuraavista tilanteista:

  1. Tapahtuman osa on vaihdettava. Esimerkiksi hankittava korvaava esiintyjä peruuntuneen tilalle.
  2. Tapahtuma peruuntuu tai siirtyy, jolloin kaikki tapahtuman osat siirtyvät uuteen ajankohtaan. Useimmiten tällaisessa tilanteessa tulee pakollisia muutoksia ja siirtäminen uuteen ajankohtaan ei sellaisenaan ole mahdollista. Järjestäjän tarkoituksena on huolehtia, että uusi toteutus on vähintään vastaava kuin aiemmin suunniteltu. Ei riitä, että löydetään korvaava ratkaisu. Sen pitäisi sopia kokonaisuuteen ja olla lopputulokseltaan halutun kaltainen esimerkiksi hintansa tai toiminnallisuuden puolesta.
  3. Avainhenkilömuutokset. Toisen työtä pitäisi olla mahdollisuus jatkaa, mikä edellyttää yhteistä toimintatapaa. Kukaan ei saa olla korvaamaton.
  4. Muutos ratkaisussa, eli tapahtuman konseptissa. Kun tapahtuman suunnitelmaa muutetaan on riskinä, että muutos ei toimikaan halutulla tavalla käytännössä. Esimerkiksi tapahtuman ikärajoja muutetaan, mikä aiheuttaa lisätarvetta kulunvalvontaan ja rakenteisiin. Asioilla on yhteys toisiinsa ja tapahtuman tuottajan on johdettava kokonaisuutta.

Reagointi esituotannon häiriötilanteessa on mahdollista, kun seuraavat asiat (4T) ovat kunnossa:

  1. Tapahtuman kokonaistietokanta on tapahtuman omistajan hallussa.
  2. Tiedon tallennuksen rakenne on sellainen, että tiimin jäsenet ja uudet henkilöt löytävät tarvittavat tiedot nopeasti.
  3. Työkalut, joilla tapahtumasuunnittelua tehdään, ovat tiimissä usean henkilön käytettävissä ja tuotosten tarkkuus on riittävä.
  4. Tiimi on kytketty tietokantaan oikein ja tiimin tehtävät on määritelty.

Kun nämä neljä asiaa ovat kunnossa, on kaikkiin esituotannon häiriöihin mahdollista reagoida nopeasti ja järjestäjä pystyy minimoimaan syntyneen vahingon. Kaikki perustuu siis tuotantomenetelmään.

Nyt on aika toimia!

Korona aiheutti tapahtumien peruuntumisen aallon aivan yllättäen. Mikäli et ole aiemmin ottanut haltuun häiriötilanteen 4T:tä (tietokanta, tiedon rakenne, työkalut, tiimi) tee se nyt.

Aikaa ei kannata hukata, sillä tieto laimenee ajan myötä. Se taas mutkistaa asioita, sekä aiheuttaa lisää kuluja ja työtä. Helpoin ratkaisu tilanteeseen on ottaa käyttöön Opens-ohjelmisto, joka on rakennettu tätä tarkoitusta varten. Opens on valmis tuotantomenetelmä, jota käyttää iso joukko tapahtumienjärjestäjiä.

Jokainen näistä käyttäjistä kykenee siirtymään nopeasti uuteen tapahtumaan, koska tapahtumien perusrakenne on sama ja henkilö voi luottaa siihen, että kaikki tapahtuman tieto löytyy yhdestä paikasta. Esimerkiksi esiintyjätiedot löytyvät kaikilla samasta paikasta, vaikka jokaisen sisältö on erilainen. Mieti mitä hyötyä tämä tuo, jos erimerkiksi avainhenkilöitä vaihtuu.

Haluan auttaa järjestäjiä siirtämään tapahtumiaan uuteen ajankohtaan, jotta ne voidaan toteuttaa myöhemmin ilman ongelmia. Tässä apuna toimii tarkoitukseen suunniteltu Opens -ohjelmisto ja tarvittaessa autamme sinua tietojen viemisessä tietokantaan. Pääasia on, että reagoit nyt.

Katso lisää ja kokeile ohjelmistoa ilmaisella demolla.

Vesa Walden

Ps. tarjoamme 6kk veloituksetta toukokuun loppuun mennessä tehdyille tilauksille.

Tilaa Opens-esittely ja demo

Feelbeat Oy
2246246-8

Kauppakatu 39, Crazy Town

40100 Jyväskylä

FINLAND

sales@opens.fi

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

Tehty Suomessa / Made in Finland
Luotettava kumppani
© 2020 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja