fbpx Työskentely tapahtumassa eri tapahtuman vaiheissa – Opens LiveAPP

Työskentely tapahtumassa

Opensilla voit viedä koko tapahtumaprojektin läpi aina suunnittelusta liveen ja jälkituotantoon. Opens on tiimityöskentelyalusta, jolla työskentely tapahtumassa voidaan toteuttaa tapahtuman omistajan hallinnoimassa tietokannassa ja siitä saatavien dokumenttien avulla.

Tapahtuman vaiheet

Tapahtuman tuottaminen on erilaista eri vaiheissa tapahtumaa. Esituotanto on yleensä pitkäkestoinen ja tehdään pienellä tiimillä. Tapahtuman käytännön toteutus ja h-hetki vastaavasti ovat lyhytkestoisia ja työntekijämäärät kasvavat. Jälkituotanto on taas pienemmän tiimin tehtävänä. Näin toimii myös Opens.

Huolellinen suunnittelu mahdollistaa onnistuneen toteutuksen

Tapahtuman valmistelu ja suunnittelu

Tapahtuman suunnittelu- ja valmistelutyöhön kannattaa nimetä sopivat henkilöt ja toimintatapa tiedon tallentamiseen kannattaa valita tiimin jäsenille sopivan käytännön mukaan. Tärkeintä on, että tietoa kertyy ja voit luottaa siihen, että kirjautumalla Opensiin, on siellä viimeisin tieto tapahtumasta. Tapahtumapohjia hyödyntämällä suunnittelutyö saadaan tehtyä sujuvaksi ja nopeaksi.

Käytäntöjä on kolme:

  1. Tiimin jäsenelle annetaan muokkausoikeus valittuihin sisältöihin ja tämä tekee suunnittelua itsenäisesti. Katso lisää oikeuksien antamisesta TÄSTÄ.
  2. Tiimin jäsen lähettää tietoja sellaiselle jäsenelle, kenellä on muokkausoikeus ja tämä hoitaa tiedon sijoittamisen Opensiin talteen.
  3. Tietoa muokataan ja tapahtumaa suunnitellaan yhdessä tiimin jäsenten kanssa palaverissa tai verkkokokouksessa, jolloin muokkausoikeudella varustettu käyttäjä toimii kirjurina ja kirjaa yhteisesti sovitut asiat ja sisällöt tapahtuman suunnitelmaan.

Katso esimerkki, miten suunnittelua tehdään Opens -ohjelmistolla TÄSTÄ.

Opensista näet valmistelutyön etenemisen

Opensissa voit määritellä työn etenemisvaiheen, josta Opens laskee työn valmistumisprosenttia sisältöjen pääotsikoiden viereen. Tällä saat nopean silmäyksen siitä, missä vaiheessa työskentely tapahtumassa valmistelujen osalta on menossa.

Tapahtumatiedon pääotsikot Opens -ohjelmistossa

H-hetkeen valmistautuminen

Kun tapahtuma-ajankohta lähestyy, on aika viimeistellä suunnitelmat ja ohjeistaa tapahtumaan tulevat työntekijät työskentelemään tapahtumassa. Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty.

Tapahtumien ominaispirteenä on tilapäiset olosuhteet. Kulkureitit, aikataulut, toimenkuvat ja tilatut palvelut on saatava toimimaan yhtenä kokonaisuutena. Tämän vuoksi töihin tulevat työntekijät, esiintyjät ja alihankkijat tarvitsevat ohjeita ja tietoa siitä, mitä aiotaan toteuttaa.

Työntekijäohjeiden muodostaminen Opensissa

Opensissa voit muodostaa suunnittelutiedosta koontidokumentteja, joista voit rakentaa tarvittavia toimintaohjeita, eli keikkainfoja. Tällaisia ovat esimerkiksi talkoolais- ja esiintyjäinfo sekä turvallisuusohje. Opensilla muodostetut dokumentit ovat siistejä PDF-asiakirjoja, joita on helppo lukea.

Opensilla voit muodostaa erilaisia dokumentteja suunnitteluaineistosta.

Opens LiveAPP on tapahtumatyöntekijän työkalu

Tapahtuman johto voi käyttää Opens LiveAPP-sovellusta tapahtuman johtamisen apuvälineenä. Se on helppokäyttöinen sovellus, jonka voi ladata Google Playsta tai APP Storesta. Opens LiveAPP on ilmainen, mutta dokumenttien jakamiseen tarvitaan Opens TEAM -lisenssi. Katso lisensseistä lisää HINNOITTELU sivulta.

Tapahtuman tuottaja voi julkaista Opensilla tehtyjä dokumentteja tai mitä tahansa Opensiin lataamiaan dokumentteja työntekijälle. Dokumentit voidaan jakaa julkisina koko tapahtuman henkilöstölle tai rajoitettuna organisaatiotason mukaan. Esimerkiksi dokumentti voi olla rajattu vain tekniikalle, joka on oma tapahtumaorganisaation osa.

Työntekijälle voidaan antaa tehtäviä tehtäväksi ja tapahtuman johto pystyy seuraamaan niiden valmistumista reaaliaikaisesti. Myös tapahtumahenkilöstön välinen viestintä onnistuu hyvin Opens LiveAPPilla.

Vaikka Opens LiveAPP on pääosin tapahtumatyöntekijöiden väline, soveltuu se myös esituotantotiimin käyttöön tai vaikka tapahtumanjärjestäjän palvelemiseen tapahtumapaikan toimesta.

Opens LiveAPP helpottaa työskentelyä tapahtumassa.

Opens LiveAPP

  • Tapahtuman henkilöstön väliset viestiketjut
  • Työntekijän omat tehtävät ja niiden kuittaaminen tehdyksi
  • Työntekijälle tarkoitetut Opensilla luodut – ja tuottajan jakamat muut dokumentit

Katso käyttöohjeita

Katso ohjeita käyttöön INFOPISTEESTÄ.

Lataa Opens LiveAPP sovelluskaupasta

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2022 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja