fbpx Ilman tapahtumia ei tapahdu mitään. Kuinka tästä eteenpäin? – Opens

Ilman tapahtumia ei tapahdu mitään. Kuinka tästä eteenpäin?

Tiistaina 8.9.2020 tapahtuma-ala on astui esiin. Helsingissä järjestettiin julkinen kannanotto tapahtuma-alan puolesta, jonka Facebook -tapahtumaan oli ilmoittautunut n.4000 ihmistä ja myös paikalle saapui iso määrä alan toimijoita. Tapahtuma-ala on tänä vuonna Suomessa järjestäytynyt Tapahtumateollisuus ry:ksi, jonka toimesta järjestetty tempaus oli toteutettu. Tapahtuma-ala on nyt viimeistään tunnistettava ja tunnustettava. Alan vaikutus kansantalouteen on merkittävä ja ilman tapahtumia ei tapahdu mitään.

Tapahtumilla on iso vaikutus:

Koronan vaikutuksesta on tapahtuma-alalla lomautettu 9000 työntekijää ja 136 000 tilapäistyöntekijää on jäänyt palkkaamatta. Tapahtuma-alan vaikuttavuus on Suomessa 2,35 miljardia ja vakituisia työntekijöitä on 20 000. Tapahtumat ovat merkittävä työllistäjä mm. matkailun, kaupan, liikennöinnin toimialoilla.

Nykyään tapahtumatuotanto näkyy kaikkialla

Tapahtumat ovat keino asiakassuhteiden ylläpitämiseen ja markkinointiin. Tapahtumat ovat ihmisten hyvinvointia lisäävä eskapistinen elementti tai yhteisöön kuulumisen rituaali. Liikunnalliset tapahtumat junioriturnauksista huippu-urheiluun antavat tavoitteita liikunnan harrastamiselle. Listaa voisi jatkaa pitkään. Tapahtumilla on erittäin suuri kansantaloudellinen vaikutus, joka on viimeinkin aika tuoda esiin ja osaksi julkista keskustelua. Toivon, että julkisen keskustelun myötä yleinen ymmärrys toimialasta paranee ja myös arvostus tapahtumissa tehtyä työtä kohtaan kasvaa. Asiat eivät hoidu itsestään. Tekijöitä tarvitaan.

Ilman tapahtumia ei tapahdu mitään. Katso video.

Tapahtumat ovat erilaisia

Pandemian seurauksena on tapahtumien järjestämistä viranomaisten toimesta rajoitettu. Pintapuolisen uutisoinnin vuoksi moni tapahtumien kävijä kokee, että tapahtumiin ei ole nyt turvallista tulla. Tällä on suuri vaikutus niiden tapahtumien toteutukseen, joiden rahoitus perustuu yleisön ostamiin palveluihin ja pääsymaksuihin. Ammattilaisten tapahtumat on järjestetty tähänkin saakka yleisöturvallisuus tärkeimpänä kriteerinä. Vaatii järjestäjältä henkistä kanttia keskeyttää tapahtuma, jos turvallisuusriski ilmenee. Näin kuitenkin toimitaan silmää räpäyttämättä tilanteen niin vaatiessa ja tällaisesta oikeanlaisesta toiminnasta on näyttöjä monen järjestäjän osalta.

Tapahtuma-alan ammattilaiset osaavat suunnitella ja valmistautua tapahtumiin olivat olosuhteet mitkä hyvänsä. Moni tapahtuman järjestäjä on kuitenkin aloittelija tai harrastaja. Tällainen järjestäjä tarvitsee neuvontaa, mutta myös valvontaa. Tapahtumilta edellytetään jo nyt viranomaisilmoituksia 150 henkilön kokoisista tilaisuuksista ylöspäin. Voitaisiinko järjestäjää edellyttää toimittamaan viranomaiselle samalla suunnitelma tartuntatautien leviämisen estämisestä, joka on edellytys tapahtuman luvan myöntämiselle?

Tapahtumat ovat myös luonteeltaan hyvin erilaisia. Näinhän on myös esim. ravintola-alalla: lounasravintolalla ja yökerholla on hyvin iso ero. Tämä tulisi viranaomaisten huomioida tapahtumatoiminnan rajoituksia määriteltäessä. Vaatimukset järjestäjää kohtaan nousevat, mitä suurempia yleisömääriä käsitellään. Järjestäjän tulisi vastata vaatimustasoon uskottavalla toteutussuunnitelmalla, jota arvioidaan viranomaisten toimesta.  Kaikki tapahtumat tai järjestäjät eivät ole samasta puusta.

Virheellinen uutisointi aiheuttaa vahinkoa

Alan toimijat ovat kärsineet median virheistä uutisoinnissa viranomaisrajoituksista. Uutinen julkaistaan kiireessä virheellisenä ja korjataan jälkikäteen. Virhe näkyy välittöminä peruuntumisina tapahtumapaikoille, esiintyjille ja palvelujen toimittajille. Lisäksi virheellinen uutisointi luo aiheetonta pelon ilmapiiriä. Median edustajien tulisi toimia vastuullisemmin tiedonvälitystehtävässään. Oikea ja luotettava uutisointi on myös medioille itselleen elinehto. Virheet vaikuttavat pitkässä juoksussa uskottavuutta heikentävästi valtamediaan ja siten ero ns. valemediohin kaventuu. Eikö luotettava uutisointi pitäisi olla valtamedian tärkein kilpailuetu?

Mitä meidän tulisi tehdä tässä tilanteessa?

Mielestäni meidän tulisi asemoida itsemme tapahtumissamme oikein. Olenko järjestäjä, tuottaja, tapahtumapaikka, tapahtuman osan toimittaja vai yleisöä? Vastuuta ei voi ulkoistaa. Sinun on tärkeää ymmärtää mikä näistä on sinun roolisi tapahtumassa. Sen jälkeen ota roolisi ja toimi vaatimusten mukaisesti.

Meidän on panostettava tapahtuman tapahtumatiimin toimivuuteen. Mieti tarkkaan mitä osaamista tiimissä tarvitaan ja mistä sitä saat. Mitkä ovat omat osaamisalueesi ja oletko itse tapahtumassa oikeassa asemassa?

Meidän on nostettava tapahtumien suunnittelun tasoa ja huolehdittava, että suunnitelmat myös viedään käytäntöön. Tämä tarkoittaa sitä, että tapahtumien suunnittelu otetaan viimeistään nyt tosissaan ja riskejä ei hyväksytä. Meidän on toimittava siten, että tapahtumat pystytään pitämään toiminnassa. Voit katsoa esimerkin koronaturvallisen tapahtuman suunnittelusta TÄSTÄ.

Meidän on oltava valmiit kyseenalaistamaan vanhat tapamme toimia ja oltava valmiit kehittämään toimintaamme. On osattava oppia uusia asioita.

Meidän on lisättävä yleistä ymmärrystä tapahtumien toteutuksen logiikasta. Tapahtumat koskettavat isoa joukkoa ihmisiä. Ymmärrys auttaa ennakoimaan riskejä, hankkimaan tiimiin tarvittavaa osaamista ja motivoi kehittämään omia toimintatapoja. Toimialan yleinen ymmärrys auttaa myös mediaa uutisoimaan asioista oikein.

Meidän tulee sopeutua ja mennä näillä eväillä elämässä eteenpäin.

Meidän tulee pitää tapahtumat käynnissä. Turvallisesti.

One thought on “Ilman tapahtumia ei tapahdu mitään. Kuinka tästä eteenpäin?

Comments are closed.

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

Tehty Suomessa / Made in Finland
Luotettava kumppani
© 2020 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja