Tapahtumapaikan asiakkaita ovat tapahtumien järjestäjät. Parempi järjestäjän palvelu tarkoittaa vetovoimaa tapahtumapaikalle ja lisää tapahtumia. Järjestäjälle parasta palvelua on tieto, joka helpottaa omaa työtä. Opens on väline parempaan järjestäjän palveluun.
Tapahtumapaikka on asiantuntija tilassaan
Kaikissa tapahtumapaikoissa on omia sääntöjä ja käytäntöjä. Tyypillisesti tapahtumapaikalla on tehty tapahtumapaikkakortteja tai verkkosivulle tapahtumajärjestäjän oppaita, joissa on kerrottu perustietoa tapahtumapaikasta, kapasiteetti, kalustoluettelot, sähkölähdöt jne. Nämä soveltuvat järjestäjälle hyvin alkuvaiheen paikkojen vertailuun. Siinä vaiheessa, kun tapahtuman suunnittelu aloitetaan, tarvitaan yksityiskohtaista tietoa.
Suullinen viestintä ei riitä
Usein tapahtumapaikoilla on käyttöpäällikkö, vahtimestari, tuottaja tai joku vastaava henkilö nimetty järjestäjän ohjeistamista varten. Järjestäjä pyydetään paikalle ja vastuuhenkilö näyttää ja kertoo, miten tapahtumapaikka toimii. Tämän toimintamallin heikkoutena on se, että tapahtumamääriä on hankala kasvattaa, koska vastuuhenkilö pystyy käsittelemään rajallisen määrän asiakkaita. Vastuuhenkilön lomat tai sairastuminen vaikuttaa palvelun laatuun. Kokematon järjestäjä ei kykene omaksumaan suullisesta informaatiosta riittävää tietoa ja paljon jää noteeraamatta. Opensin avulla voidaan tarjoilla järjestäjälle tapahtumapaikan tiedot helposti.
Tapahtumapaikan dokumentit kulkevat tapahtumapaikan mukana
Opensissa voit luoda itsellesi oman tapahtumapaikkojen tietokannan. Voit luoda ulkokentästä, konserttisalista, lämpiöstä, ravintolasalista jne. oman tapahtumapaikan. Tapahtumaan voidaan kytkeä useita tapahtumapaikkoja.
Kun perustat tapahtumapaikan, siihen tallennetaan kiinteitä tietoja, esimerkiksi pohjakartta ja tapahtumapaikan dokumentit. Nämä tapahtumapaikkaan liitetyt kiinteät tiedot tulevat aina mukana, kun tapahtumapaikka otetaan käyttöön. Näin esimerkiksi tapahtumapaikan turvallisuusohje tulee aina toimitetuksi järjestäjälle ja tapahtumatiimille.
Katso tästä, miten tapahtumapaikkojen tietokantaa ylläpidetään.
Tehtävät ovat palvelua järjestäjälle
Opensin tehtäväluettelo on erinomainen tapa neuvoa ja ohjata järjestäjää. Järjestäjälle nimetyille tehtäville voidaan antaa määräaikoja ja tehtäviin voidaan lisätä toimintaohjeita. Järjestäjä voi tukeutua työssään tehtäväluetteloon ja hän saa tietoa tapahtumapaikan tavasta hoitaa asioita tehtävän kuvauksista. On eri asia sanoa, että järjestäjän velvollisuus on tehdä meluilmoitus yleisötilaisuudesta, kun se voitaisiin tehdä Opensissa tehtäväksi, jolla on määräaika ja tehtäväluettelossa yhteystieto, mihin ilmoitus kuuluu tehdä. Tehtäväluettelo kannattaa laatia tapahtumapohjaan valmiiksi, jolloin se on valmiina, kun projekti käynnistyy.
Tapahtumapaikan sisäisen toiminnan ohjaaminen Opensilla
Tapahtumapaikat tuottavat yleensä palvelua verkosto-organisaationa. Tämä tarkoittaa sitä, että toisen yrityksen palveluksessa olevat työntekijät toteuttavat jonkin tapahtuman osa-alueen tapahtumapaikan alaisuudessa. Tällaisia ovat yleensä tekniikka, järjestyksenvalvonta, rakenteet, lipunmyynti ja catering. Tapahtumapaikka vastaa toteutettavasta palvelusta ja se, valitseeko järjestäjä tapahtumapaikan, perustuu luottamuksen syntymiseen. Onko tapahtumapaikan verkostona toteuttama palvelu sellaista, jota järjestäjä haluaa? Opensin tapahtumapohjien avulla voidaan ohjata toimintaa, vaikka toteuttajat ovat eri yrityksistä. Opensissa on valmis pohja, jonka päälle on mahdollista rakentaa oma tapa toimia. Tiimi oppii ja jos tulee muutoksia tiimissä, on uusi jäsen helppo ajaa sisään.
Tiedon hyodyntäminen omassa palvelussa
Opensin avulla tapahtumista syntyy tietoa, jonka avulla voidaan tunnistaa kehitettävät asiat ja parantaa omaa toimintaa. Oman toimintamallin kehittäminen nollasta on valtavan iso työ ja se on silloin vain omassa käytössä. Opensin menetelmän avulla saat helposti määriteltyä teidän tapanne toimia ja se perustuu silloin käytäntöön, joka on sadoissa muissakin tapahtumissa jo käytössä.
Viestintä palveluna
Opensin viestintätyökalun avulla voit muodostaa tapahtumapaikan ja järjestäjän välille kuuman linjan, jossa viestintä koskee vain tapahtumaa. Viestiketjut tallentuvat tapahtuman tietokantaan ja viestimään pääsee vain tapahtuman henkilöstö. Viestintätyökalu on hyvä väline vastata asiakkaan kysymyksiin, kun niitä ilmenee.
Olosuhde- vai palvelutietoa?
Järjestäjä tarvitsee tietoa. Jos palvelusi on tilavuokraus, tarvitsee järjestäjä sinulta olosuhdetietoja. Jos palveluusi liittyy tuotantopalveluja, kuten catering, tekniikka, järjestyksenvalvonta tai siivous, on sinun toimitettava tietoa palvelusta ja sen valmistelusta. Opensilla voit halutessasi tehdä osia tuotannosta asiakkaalle näkyväksi ja tämän ansiosta asiakkaan ei tarvitse tiedustella, onko kaikki kunnossa ja valmiina.
Lue blogikirjoitus järjestäjän palvelusta TÄSTÄ.
