fbpx Tapahtumissa tarvitaan tilapäistä ryhmädynamiikkaa – Opens

Tapahtumissa tarvitaan tilapäistä ryhmädynamiikkaa

Tapahtumien ominaispiirteinä on, että ne ovat 1) tilapäisiä, eli projekteja ja 2) verkostona toimivan organisaation toteuttamia. Tilapäisyydestä ja alihankinnoista johtuen tekijät vaihtuvat jatkuvasti. Tätä tapahtumissa tehtävää yhteistoimintaa kutsun nimellä: TILAPÄINEN RYHMÄDYNAMIIKKA

Näitä verkoston osiahan tunnetusti ovat esim. tekniikka, turvalllisuus, tapahtumapaikka, catering jne. Toteutus pitäisi pystyä viemään näissä tilapäisissä olosuhteissa onnistuneesti, turvallisesti ja halutulla tavalla läpi, tällä kertaa projektissa mukana olevien toimijoiden kanssa.

Kysyin chat GTP:ltä, että mitä on ryhmädynamiikka. Kysehän on lyhyesti sanottuna eri ryhmissä toimivien ihmisten välisestä yhteistoiminnasta ja vuorovaikutuksesta.

ROOLIT TAPAHTUMAN TOTEUTUKSESSA

Mielestäni tapahtumien toteutuksessa voidaan tunnistaa neljä pääroolia, joissa kullakin on oma tehtävänsä. Keskitytään tässä kirjoituksessa näihin päärooleihin.

Omistaja:

Omistajan tärkeimmät tehtävät ovat tapahtuman tuottajan valitseminen, toteutuksen valvonta, tapahtuman arvosta huolehtiminen, sekä vastuu tapahtuman jatkuvuudesta. Jatkuvuuden kannalta keskeistä on se, että omistajalla on hallussaan tapahtuman tuotantotiedot, vaikka toteutusta tekisi vaikkapa palkattu tuotantoyhtiö.

Omistajan vastuu tapahtumassa

Omistajan ja tuotannon toteuttajan on myös tärkeä määritellä keskenäinen vastuuasetelma.

Olen jakanut omistajuuden kolmeen tyyppiin, joilla on erilainen asema suhteessa tapahtuman tuotantoon. 1. Mesenaatti, joka antaa oikeuden ja täyden päätäntävallan tuottajalle. 2. Sponsori, joka määrittää tuotannon toteutukselle ehtoja, mutta toteutuksesta päättää ja vastaa tuottaja. Ehdot voivat olla esimerkiksi: ajankohta, paikka, tyyli, tapahtuman luonne, sisältö, kaupallisia ehtoja ym. 3. Kolmas tyyppi on tapahtuman järjestäjä. Tämä tekee päätöksiä, eli hyväksyy tai hylkää, toteutuksen tuottajan tekemien ehdotusten ja suositusten pohjalta. Tapahtuman järjestäjällä on kokonaisvastuu tapahtuman toteutuksesta.

Mikäli olet hankkimassa tuotantopalvelua, kannattaa määritellä oma rooli tuotantosopimukseen. Se joka päättää, kantaa myös vastuun.

Aiheesta kirjoitin TÄSSÄ blogikirjoituksessa aiemmin.

Tuottaja:

Tuottajan keskeinen tehtävä on johtaa kokonaisuutta, joka muodostuu useasta eri osa-alueesta. Tuottajan tulisi myös vastata siitä, että tapahtuman tuotantoaineisto on johdolla käytettävissä kaikilta tapahtuman osa-alueilta. Tuotantoaineistoja ovat eri osa-alueiden suunnitelmat, muistiot, laskelmat, luettelot, hakemukset, päätökset ja sopimukset. Tuotantoaineistoista tulee käydä ilmi, miten asia on ratkaistu tapahtumassa.

Tuotantoaineisto

Aineiston laajuus määräytyy tapahtuman koon mukaan ja usein aineistoa syntyy alihankkijoiden työn tuloksena tai tuottajan tekeminä kirjauksina. Tapahtuman esituotanto, eli suunnittelu- ja valmisteluvaihe, on ratkaiseva tapahtuman onnistumiselle.

Vain kirjallinen aineisto jossain muodossaan on tuotantoaineistoa. Jos tuottaja sanoo, että homma kunnossa, asiat on minulla päässä muistissa, niin sitä tapahtumaa ei ole silloin suunniteltu. Materiaalia saattaa olla kertynyt sähköposteihin tai tallennettuna sinne ja tänne. Kirjallisestakaan aineistosta ei ole hyötyä jos siinä ei ole järjestystä.

Tapahtuman live-tilanteeseen ei saisi jäädä mitään asioita ratkaistavaksi. Joskus kuitenkin joudutaan reagoimaan muutoksiin tapahtuman aikana. Jos esituotanto on tehty huolellisesti, on muutoksiin mahdollista reagoida hallitusti. Omien havaintojeni mukaan tässä on monella tuottajalla parannettavaa ja liian paljon asioita jää tapahtumapaikalle ratkaistavaksi. Tilapäistä ryhmädynamiikkaa ei synny, koska toteuttajilla ei ole käsitystä miten tuotanto aiotaan toteuttaa.

Johtaminen

Johtaminen on onnistumisen edellytyksien tuottamista.  Tuotantoaineistot ovat keskeisessä osassa tuotannon johtamisessa. Pohjakuvalla visualisoidaan alueen toimintaa, aikataululla kerrotaan mitä tapahtuu ja budjetilla mitä mikin saa maksaa. Teknisella riderilla artisti kertoo mitä teknistä laitteistoa tarvitaan. Yksittäiselle työntekijälle, esiintyjälle tai alihankkijalle keikkainfot ovat tärkeitä, joten tuottajan kannattaa panostaa niihin.

Oma johtamisen filosofiani on, että jokainen pyrkii kyllä tekemään parhaansa jos vain tietää mitä häneltä odotetaan.

Tapahtumapaikka

Tapahtumapaikat ovat keskeisessä roolissa tilapäisen ryhmädynamiikan onnistumisessa. Tapahtumapaikkojen merkitys perustuu siihen, että tapahtumapaikka määrittää suurelta osin sitä mitä on mahdollista toteuttaa. Määrittäviä tekijöitä ovat tekniset reunaehdot, kuten pinta-ala, kantavuus, korkeus, akustiikka, valot, sähkö, sidosryhmät jne. Teknisten reunaehtojen lisäksi järjestäjää ohjaavat tapahtumapaikkaan määritellyt säännöt ja käytännöt.

Tapahtumapaikalla on roolinsa tuotannossa

Tilapäisen ryhmädynamiikan toteuttamiseen vaikuttaa se, miten järjestäjä saa tapahtumapaikkaan liittyvän tiedon käyttöönsä. Valitettavan usein kuulee tapahtumapaikan edustajan sanovan, että me vain vuokraamme tilaa emme järjestä tapahtumia. Kuitenkin tapahtumapaikan tulisi olla kyseisen tilan asiantuntija ja sen vuoksi on tärkeää, että tapahtumapaikalla on oma roolinsa tuotannossa.

Yleisin tapa, millä tapahtumapaikat ovat tämän asian ratkaisseet on käyttöpäällikön tai vastaavan palkkaamalla.

Nämä henkilöt tuntuvat vain hyvin usein olevan ylikuormitettuja, jolloin ihan tarkoitettuun lopputulokseen ei kuitenkaan päästä.

Taloudellisia vaikutuksia tapahtumapaikalle

Tapahtumapaikan kannattaa kehittää omaa rooliaan tilapäisen ryhmädynamiikan näkökulmasta jo pelkästään paikan veto- ja pitovoiman vuoksi. Tapahtumilla on vahvoja imagovaikutuksia hyvässä ja pahassa. Vaikka tapahtumapaikka ei itse järjestä tapahtumaa, sieltä leviää kuvia ja viestejä toteutuksesta monessa eri kanavassa.

Järjestäjän auttaminen on siis myös tapahtumapaikan itsensä takia tärkeää. Puutteelliset prosessit ja huonot toimintatavat aiheuttavat tapahtumapaikalle ylimääräisiä kustannuksia, esimerkiksi työtunteina tai kaluston särkymisenä tai katoamisena. Nämä kustannukset syntyvät pienistä puroista ja ovat vaikeita havaita jos toiminta ei ole systematisoitua. Jossain vaiheessa sitten eteen tulee tilanne, jossa talouslukujen valossa päätetään toteuttaa säästöjä. Kustannusleikkauksia saatetaan tällöin tehdä toimintamekanismeja tuntematta ja vaarana on toiminnan laadun ja kannattavuuden heikentyminen entisestään. Kun oma rooli ja tapa toimia on kaikille selkeää, on sitä mahdollista arvioida ja kehittää paremmaksi.

Palvelun tuottajat ja toteuttajat

Palvelujen tuottajat ovat oman alansa erikoisosaajia. Palvelujen tuottajienkin kannattaisi hieman laajentaa omaa näkökulmaansa. Esimerkiksi itselleni on tullut tilanteita, joissa catering tekee maittavaa ruokaa ja tarjoilee sen laadukkaasti, mutta ei osaa kertoa millaista sähköä tarvitaan tai millaiset tehot on paikalle tuottavissa laitteissa. Heidän tarpeisiinsa on silloin vaikea varautua.

MITEN TILAPÄINEN RYHMÄDYNAMIIKKA SYNTYY?

Yleisen ryhmädynamiikan syntymisessä on keskeistä kommunikaatio, ryhmän yhteiset kokemukset ja oppiminen. Tilapäisessä ryhmädynamiikassa ryhmä on kasassa vain hetken ja tapahtumien erityistuntomerkkinä vielä ryhmä muodostuu ulkopuolisen verkoston toimijoista. Lisäksi olosuhteet ovat usein kaikille uudet.

Tuottajan merkitys on suuri

Yleensä oletuksena on se, että tapahtumalla asiansa osaava tuottaja, joka osaa kommunikoida eri toimijoiden kanssa ja johtaa kokonaisuutta. Todellisuutta kuitenkin on se, että monessa tapauksessa palvelun tuottajat kannattelevat tuotantoa ratkaisemalla ongelmia tapahtumapaikalla, kun tuotanto ei ole tehtäviensä tasalla. Tapahtumien määrät ovat isoja ja joukkoon mahtuu monenlaista tekijää ja ammattitaidon hankkiminenkin vaatii aikaa ja työtä.

Hyvinhän se meni, kukaan ei kuollut

”Meidän tapahtumamme on niin pieni” on havaintojeni mukaan yleisin argumentti, jolla perustellaan leväperäistä tuotantoa. Luotetaan siis siihen, että palveluntuottajat hoitavat homman oman työnsä ohella. Järjestäjä vastaa ja roudari pelastaa. Tähän asenteeseen on upotettu kaiken säädön ja sähläämisen juurisyy. Vaikutukset laatuun näkyvät nopeasti ja tällä asenteella hyvät kumppanit katoavat ympäriltä muihin projekteihin.

Tilapäisen ryhmädynamiikan kolme kivijalkaa

Koska tapahtumissa tiimiin tulee jokaisella kerralla uusia ihmisiä ja jokainen projekti on omanlaisensa, ryhmädynamiikka on voitava muodostaa muuten kuin ajan kanssa tutustumalla ja yhteistä tekemistä opettelemalla.

Missä roolissa olet tällä kertaa?

Tapahtumien tilapäisen ryhmädynamiikan muodostumisessa on oleellista, että jokainen tapahtumaan kytkeytyvä toimija ymmärtää oman roolinsa ja siihen kuuluvat tehtävät. (Omistaja, tuottaja, tapahtumapaikka ja palvelun toimittaja) Tietenkin henkilön tulisi toimia myös oman roolinsa mukaisesti ja johtaa tai olla johdettavana sillä tontilla mihin itse kuuluu.

Systeemi mahdollistaa onnistuneen dynamiikan

Mielestäni keskeiset tekijät tilapäisessä ryhmädynamiikassa ovat 1) Käytettävissä oleva tietoaineisto, 2) Selkeä toimintamalli, jota noudatetaan henkilöstä riippumatta ja 3) Henkilöt jotka osaavat toimia omassa roolissaan ja ymmärtävät tehtävänsä. Nämä yhdessä muodostavat systeemin, joka mahdollistaa onnistuneen tilapäisen ryhmädynamiikan tapahtumaan.

Kenelle systeemin kehittäminen kuuluu?

Ensisijaisesti omistajien tulisi tunnistaa oman tapahtumansa tilanne ja pyrkiä hakemaan ratkaisua arvon ja jatkuvuuden turvaamiseksi.  Esimerkiksi omistajan tulisi omistaa tapahtuman tietokanta, tunnistaa tilanne omassa organisaatiossa ja mahdollistaa toimintojen kehittäminen. Omistajien tulee ottaa omistajuus haltuun.

Kokemuksista syntyy oma tapa toimia

Tuottajajille syntyy kokemusten myötä omia systeemejä eli omia tapoja toimia. Tuottajilla on usein ”minä osaan” -tyyppinen suhtautuminen toimintojen kehittämiseen. Yksilöiden oma systeemi ei ole riittävä, koska henkilön vaihtuessa systeemi muuttuu tai katoaa. Tämän vuoksi tuotantosysteemeistäkin tulisi pyrkiä kehittämään henkilöstä riippumattomia.

Tapahtumapaikoilla iso rooli käytäntöjen parantamisessa

Miten ratkaistaan sitten se, että tuottaja on ensikertalainen tai osaamisessa on vajetta? Tässä mielestäni tulisi tapahtumapaikkojen ottaa isompaa roolia.

Tapahtuman järjestäjä hakeutuu ensimmäisenä tekemisiin tapahtumapaikan kanssa, kun tapahtuman valmistelut käynnistetään ja tilat varataan. Tapahtumapaikalla tulisi olla kykyä tunnistaa järjestäjän lähtötaso ja tarjota ohjaavia konsepteja, joihin järjestäjä voi tukeutua.

Monessa tapauksessa voitaisiin niissä tilanteissa, joissa on konsepti käytössä esimerkiksi lupaprosesseja keventää. Näinhän on toimittu mm. tilapäisten anniskelulupien kanssa: Mikäli tapahtumapaikka on hyväksytty etukäteen anniskelupaikaksi, riittää ilmoitusmenettely anniskeluluvan saamiseksi.

Palvelun tuottajilla on toki myös tärkeä rooli neuvoa ja ohjata järjestäjää, jos mahdollista. Usein tuotanto on pitkällä ennen kuin palvelujen tuottaja kytkeytyy projektiin. Tapahtumapaikka on tuotannon alkupäässä ja siksi avaintekijä neuvonnassa. Tapahtumapaikka ei voi jättäytyä tuotannon ulkopuolelle.

Meiltä saat apua toimintasi kehittämiseen

Tilapäisen ryhmädynamiikan kehitys omaan rooliin on työmaa, jonka pelkkä ajatteleminen saa ihmisen hikoilemaan. Meillä on onneksi jo tehty valtava määrä kenttäkokeiluja ja kehitystyötä aiheen tiimoilta. Tuomme mielellämme tämän tietopääoman käyttöösi.

Valmiit ratkaisumallit helpottavat kehitystä ja säästävät kustannuksia

Olemme kehittäneet valmiita ratkaisuja omistajille, tuottajille ja tapahtumapaikoille. Itsestään nekään eivät ratkaise asioita, mutta huomattavasti helpommin kuin kokonaan alusta rakentaen. Kun ratkaisutapa ja tarvittavat toimenpiteet ovat ennalta tiedossa, kehitystyö on helpompi toteuttaa ja kustannuksiltaan edullista. Valmiin ratkaisun päälle syntyy se omaan toimintaasi parhaiten istuva systeemi.

Ota ihmeessä yhteyttä, niin jutellaan aiheesta lisää:

Vesa Walden

Tel. 0400 645 435, email: vesa.walden@opens.fi

Osoite

Feelbeat Oy
2246246-8
Kauppakatu 39, Crazy Town
40100 Jyväskylä
FINLAND

#pelastetaantapahtumat - Tapahtumateollisuus ry
Tehty Suomessa / Made in Finland Luotettava kumppani
© 2024 Feelbeat Oy. Oikeudet muutoksiin pidätetään. All rights reserved. › Tietosuoja