Havahduin viime vuoden aikana tapahtumien ulkoistamisen systematiikkaan, kun eteeni tuli tilanteita, joissa olisi monta asiaa pystytty ratkaisemaan hallitulla ulkoistamisella. Kävin asiakkaideni kanssa keskusteluja ulkoistamisesta ja havaitsin, että aihe koskee varsin laajaa joukkoa tapahtuma-alalla. Haluankin siksi tällä kirjoituksella avata tätä teemaa ja nostaa esiin mahdollisia ratkaisumalleja erilaisiin tilanteisiin. Tapahtuman ulkoistaminen – huomioi nämä asiat.
Mitä on tapahtuman ulkoistaminen?
Tapahtuman ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että tapahtuman omistaja antaa toteutuksen osittain tai kokonaan valitun kumppanin toteutettavaksi.
Tapahtuman osa-alueiden ulkoistaminen
Tapahtumien luonteeseen on aina kuulunut tapahtumien osien toteutus alihankintana. Tyypillisesti ostopalveluna hankintaan esimerkiksi ohjelmaa, rakenteita, ravintola-, turvallisuus- ja tekniikka- ja henkilöstöpalvelua. Koska tapahtuman lopputulos muodostuu eri organisaatioiden toteuttamista osista, on onnistuneen toteutuksen edellytyksenä hyvin toteutettu projektin johto.
Tapahtuman osien ulkoistaminen ei poista tapahtuman järjestäjältä vastuuta toteutuksesta, minkä vuoksi on järjestäjän intressinä olla perillä toteutuksesta ja tarvittaessa puuttua epäkohtiin jo suunnitteluvaiheessa. Lisätietoa aiheesta: TUKES
Tapahtuman järjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan.
TUKES – YLEISÖ -JA TAPAHTUMATURVALLISUUS
Luotatko sokeasti alihankkijoiden ratkaisukykyyn?
Yllätyksekseni havaitsin, että hyvin usein tuotannon johtamista ei huomioida tai resurssoida riittävästi, koska järjestäjä kokee että osaaviin osa-alueiden alihankkijoihin panostaminen riittää. Toisin sanoen järjestäjä luottaa siihen, että alihankkija on itseohjautuva ja riittävän huolellinen toteutuksessa. Tapahtumaprojektin johtamisen edellytyksenä on yleiskäsitys ja ymmärrys toteutettavista osa-alueista.
Näyttäisi siis siltä, että Suomessa toteutetaan iso määrä tapahtumia, joissa esimerkiksi roudarit, järjestyksenvalvojat, tarjoilijat, juontajat ja heidän esihenkilönsä ottavat tapahtumissa isompaa roolia, kuin sovittuun toimenkuvaan oikeasti kuuluisi. Yleensä tämä rooli otetaan, koska tilanne on tapahtumassa jo päällä ja jonkun on toimittava. Paikanpäällä tehdyt ratkaisut ja työ ei välttämättä edes näy tilaajalle tai edes tule tuotannosta ulkopuolella olevan järjestäjän tietoon. Järjestäjä kantaa vastuun ja luottaa sokeasti kumppaneiden tekemään toteutukseen.
Toimintaympäristö on muuttunut
Koronan jälkeen on tapahtuma-alalta poistunut 6500 osaajaa juuri näiden alihankkijoiden joukosta. Moni järjestäjä huomaakin nyt, että vanha tapa toteuttaa omaa tapahtumaa ei enää toimi. Tutut luottoihmiset ovat vaihtuneet uusiin ja työhön käytettävä henkilöstö resurssoidaan ja hinnoitellaan toimittajapuolella tarkemmin. Tällaisessa tilanteessa järjestäjän tulisi ottaa tuotannon johto ja tiedot jo suunnittelun alkuvaiheessa hallintaansa. Hallinnointi vie omistajan epämukavuusalueelle, mikä johtaa siihen että tapahtumaa ei ehkä järjestetä ollenkaan. Ennen itsestään selvänä pidetyn tapahtuman loppuminen aiheuttaa kansalaisissa hämmennystä.
Koko tapahtuman ulkoistaminen
Kokonaisvaltainen ulkoistaminen on yleistä esimerkiksi toriterassien, toistuvien tapahtumien ja yritystapahtumien toteutuksessa. Kokonaisvaltaisessa ulkoistuksessa tilaaja valitsee yhden kumppanin, joka vastaa lopputuloksesta tilaajalle kaikilta osin. Tarjouspyynnöillä etsitään operaattoria tai tuottajaa toteuttajaksi. Tilaaja on tässä tapauksessa tapahtuman omistaja ja valittu kumppani vastaa tapahtuman tuotannosta sovituin ehdoin. Vastuussa voi olla yksi toimija, jonka y-tunnuksen nimissä luvat, vakuutukset, verot ja muut käytännön asiat tapahtuvat. Toki valittu kumppani voi tehdä edelleen sopimuksia omien kumppaneidensa kanssa, mikäli omistaja on tämän toimeksiannossa hyväksynyt.
Esimerkkejä toistuvista tapahtumista, joita usein ulkoistetaan kokonaisvaltaisesti ovat vaikkapa joulunavaukset ja kesätapahtumat. Myös järjestöjen kiertävät tapahtumat ovat ulkoistettuja. Näissä kattojärjestö myöntää alueelliselle yhdistykselle järjestämisoikeuden tapahtumaan.
Syynä ulkoistamiselle saattaa olla esimerkiksi: 1) Omistaja ei koe tapahtuman tuottamista omaksi tehtäväkseen 2) Omistaja ei halua sitoa omia henkilöresurssejaan aikaa vievään tuotantoon 3) Omistaja ei halua kantaa riskiä tapahtuman toteutuksesta 4) Omistaja on yleishyödyllinen toimija ja kokee velvollisuudekseen tarjota työ- ja ansaintamahdollisuuksia alueen yrityksille.
Vastuukysymykset ulkoistamisessa
Tapahtumavastuuta voidaan tarkastella kolmesta eri näkökulmasta:
1.Vastuu käytännön toteutuksesta
Käytännön toteutukseen kuuluvat mm. talous, turvallisuus, asiakaskokemus ja tehtävän toteutuksen ratkaisut. Käytännön toteutus on määriteltävissä ja vastuukysymykset voidaan muotoilla tuotanto- tai toimeksiantosopimuksen muotoon. Vastuussa oleva toimija käyttää päätäntävaltaa tuotannon toteutusratkaisuissa sopimusehtojen puitteissa. Tuotantosopimus kannattaa laatia huolellisesti, koska poikkeustilanteissa sieltä katsotaan kuka on asioista vastuussa. Tämä on molempien osapuolien etu.
2. Vastuu jatkuvuudesta
Omistajan vastuulla on varmistaa tapahtuman jatkuvuus muutostilanteissa. Riskinä on, että kumppani lopettaa yhteistyön tai toimintansa. Jatkuvuuden turvaamisella omistaja varmistaa laadun ja oman omaisuuden hallintaoikeuden myös poikkeustilanteessa. Tällaisessa tapauksessa keskeinen asia on syntyneen tuotantotiedon omistajuus ja hallinta. Uuden työtä jatkavan tuotantokumppanin tulisi voida hyödyntää aiemman toimijan aineistoja.
Tuotantotietoa tulisi omistajan hallinnoida koko tuotantoprosessin ajan. Ei riitä, että sopimukseen kirjataan pykälä, jossa kumppani velvoitetaan muutostilanteessa toimittamaan tuotantoaineistot jos tilaajalla ei ole tietoa siitä, mitä aineistoa kerätty tai pitäisi olla olemassa. Pahimmassa tapauksessa oletettiin, että järjestäjällä on kattava aineisto hallussaan, mutta ilmeneekin että järjestäjä on pitänyt asioita päässään, sähköposteissa ja sekalaisissa pilvikansioissa. Tällöin ei tarvittavaa kirjallista dokumentaatiota ei ole juurikaan saatavilla ja sillä ei ole arvoa.
Isot saappaat täytettäväksi, vai kuinka?
Tapahtumalla voi olla myös pitkäkin historia ja aktiivinen tapahtuman järjestäjä ikääntyy tai jättäytyy muista syistä pois. Alueelle tärkeäksi koetut tapahtumat päätyvät silloin monesti kunnan hallinnoitaviksi, kun koetaan että tapahtumaa ei haluta päästää loppumaan. Tapahtuma saattaa olla yksi harvoja paikkakuntaa tunnetuksi tekeviä matkailun vetonauloja. Uutena omistajana kunta päätyy hakemaan tuottajaa tarjouspyynnöllä. Kunnan on tässä tilanteessa erityisen tärkeää ottaa rooli omistajana. Asetelma on erilainen verrattuna aiempaan tilanteeseen, jossa järjestäjä oli itse vahvasti käytännön toteutuksessa mukana.
Omistajalle kattava ja jäsennelty tuotantotieto voi olla myös muutostilanteessa arvokasta pääomaa. Kun sitä voi toinen hyödyntää, voidaan se myydä uudelle toimijalle.
Muutostilanteita käsittelin aiemmassa blogikirjoituksessani: Onko tapahtumasi bus factor kunnossa?
3. Vastuu imagosta ja arvosta
Kolmas näkökulma vastuukysymyksiin on vastuu tapahtuman imagosta ja arvosta. Tapahtuman omistajan velvollisuutena on huolehtia, että tapahtuman arvo mieluummin nousee, kuin laskee. Tämän vuoksi omistajan on valvottava ja mitattava toteuttajan työtä arvonnousun näkökulmasta. Ulkoistaminen ei saa tarkoittaa unohtamista.
Tapahtuman arvo harvoin kerralla romahtaa, mutta saattaa hyvinkin olla laskusuuntainen ilman omistajan kontrollia. Jonain päivänä huomataankin, että tapahtuma on tullut tiensä päähän ja toimintaedellytyksiä ei enää ole. Tällaisia esimerkkejä löytyy esimerkiksi kaupunkikeskustojen vetovoiman tai paikkakunnan matkailijamäärien laskuna tapahtumien hiipuessa. Tällaisessa tilanteessa uudelleen lanseeraus on sekä kallista, että työlästä.
Huomioi ainakin nämä asiat
- Se mitä toteutetaan vaikuttaa tapahtuman imagoon ja arvoon: Miten varmistetaan arvon nousu tai ylläpito?
- Tapahtuman arvon lasku näkyy tulorahoituksen pienenemisenä: Uudelleen lanseeraus on kallista ja työlästä. Riskinä on tapahtuman kuoleminen.
- Mistä omistaja tietää miten tapahtuman valmistelut etenevät? Huoli ja stressi siitä onko kaikki kunnossa
- Miten varmistetaan, että omistaja saa kattavasti tietoa tuotannosta? Jos kumppani poistuu, poistuuko tieto mukana?
- Tuotantoa toteuttava kumppani tarvitsee järjestäjältä tietoa ja vuoropuhelua? Kuormittaako jatkuvat kysymykset omistajaa?
- Tuotantoa toteuttava kumppani tarvitsee järjestäjältä tietoa ja vuoropuhelua? Kuormittaako jatkuvat kysymykset omistajaa?
Meiltä saat ratkaisut tapahtumasi ulkoistamiseen:
Ratkaisumme koostuu kahdesta osasta:
1) Pilvipalvelu tapahtumatiedolle
Kehittämämme pilvipalveluna toimiva jäsennetty Opens -tietosysteemi, jossa tapahtumatiedon omistajuus on tapahtuman omistajalla. Opens -menetelmän avulla sinun ei tarvitse keksiä asioita itse, koska asiat on valmiiksi koottu järjestelmään.
2) Asiantuntijapalvelu oman tapahtumasi pohjan luomiseen
Pelkkä tietosysteemi ei kuitenkaan yksistään riitä. Jotta ulkoistaminen ja dynamiikka kumppanin kanssa toimii, on saatavilla oltava ennakkotietoa kumppanille ja ulkoistajalla kyky hallinoida projektia. Autamme sinua viemään tiedot Opensin tietokantaan ja muotoilemaan oman tapasi hallinnoida omistajana toteutusta.
Uudet projektit on mahdollista viedä nopeasti käytöntöön, kun niiden pohjat ovat valmiiksi saatavilla. Pohjat on kuitenkin ensin toteutettava, mihin täytyy resurssoida tekijät. Opens -menetelmä antaa tähän valmiin rakenteen, minkä vuoksi oman systeemin laatiminen huomattavasti pienempi työ, kuin jos joutuisit aloittamaan sen rakentaminen tyhjästä. Voit tehdä tämän työn itse, mutta meiltä saat myös apua näiden toteuttamiseen.
Suunnittelupäivä, tiedon muotoilu vai kokonaisen tapahtuman toteutus?
Mikäli sinulla on tuotantotieto hallussasi, voimme toteuttaa yhteisen suunnittelupäivän kehittämämme menetelmän mukaisesti. Voimme myös rakentaa valmiin pohjan toimittamaasi tietoon perustuen tai siten että toteutamme toimeksiannostasi koko tapahtuman tuotannon ja syntyvä tuotantotieto jää kokonaisuudessaan sinulle omistukseen valmiina tapahtumapohjana tulevia tuotantoja varten.
Kysy lisää
Jos haluat keskustella aiheesta tarkemmin, ota meihin yhteyttä: sales@opens.fi tai soita 010 508 6690
