Diili pisti miettimään tapahtumia

Katsoin eilen TV:stä Nelosen DIILI -reality ohjelmaa, jossa Jaajo Linnonmaa hakee Kulttuuritehdas Korjaamolle johtajaa erilaisten toimeksiantoina toteutettavien kilpailujen avulla 16 kilpailijan joukosta. Jakso mielestäni konkretisoi hyvin tyypillistä tilannetta tapahtumien järjestelyissä. Vastaavia asioita näen usein tehdessäni kehitystyötä tapahtumien parissa ja siksi Diili pisti miettimään tapahtumia tällä kertaa johtamisen näkökulmasta.

Tapahtui edellisessä jaksossa

Nelosella nähtävää ohjelmaa luotsaa Jaajo Linnonmaa ja neuvonantajina toimivat start-up-maailman asiantuntijat Amel Gaily ja Toni Lähde.

Eilisen jakson nimi oli HYVIN SUUNNITELTU ON PUOLIKSI TEHTY ja se on katsottavissa RUUTU -palvelussa. Jaksossa kaksi tiimiä järjestivät kumpikin oman virkistyspäivän kutsutuille vieraille. Tapahtumapaikkana toimi Röykkä Resort -niminen paikka Nurmijärvellä. Jakso on kaksiosainen ja nyt nähtiin vasta ensimmäinen osa, joten näin katsojan näkökulmasta projekti on vielä kesken. Tässä ensimmäisessä jaksossa nähtiin tapahtumien valmisteluja ja ensi viikolla tulevassa jaksossa nähdään lopputulos. Kirjoitin tämän ennen toisen jakson julkaisua, joten saattaa olla aiheellista kirjoittaa vielä jälkikirjoitus sitten kun toinen osa on nähty.

Meidän tapahtumamme on niin pieni

Otsikon lause on liioittelematta yleisin vasta-argumentti, johon omassa työssäni törmään. Lauseen käyttäjä pyrkii perustelemaan sitä, miksi hänen tapahtumaansa ei ole tarve suunnitella huolella. Eilisessä Diilin jaksossa yhden järjestettävän virkistyspäivän yleisömäärä oli n. 15 henkilöä ja yhden tapahtuman toteutusta tekevä tiimin koko 5 jäsentä. Voisi siis sanoa että kyseinen tapahtuma oli yleisömääränsä ja tiimin koon osalta pieni.

Oletan, että ainakin Röykkä Resortille Diilissä järjestetyt tapahtumat olivat pienuudestaan huolimatta varsin tärkeitä, koska ohjelma saavuttaa suuren katsojamäärän. Vaikka tapahtumat olivat kokonsa puolesta pieniä, voivat ne siis siitä huolimatta olla kuitenkin hyvinkin tärkeitä. Kannattaako tapahtumia, jotka eivät ole tärkeitä yleensäkään järjestää?

Pienessä ei mikään mene pieleen, vai kuinka?

Olen pitänyt tapanani hieman provosoida tapahtuman pienuutta argumenttinaan käyttäviä sanomalla: Onko teidän pienessä tapahtumassanne ihmisiä, joiden henki on vähäpätöisempi, kuin ison tapahtuman yleisössä olevien? Näinhän täytyy olla, koska pieneen tapahtumaan ei tällä perusteella tarvitse valmistautua esimerkiksi turvallisuusasioiden osalta.

Väittämä tarkoittaa siis sitä, että pienessä tapahtumassa kukaan ei voi saada sairaskohtausta, siellä ei voi tulla sähkökatkoa tai -iskua, laitteet tai rakenteet eivät hajoa, kylmäketjut eivät katkea, paikat pysyvät siistinä itsestään ja ihmiset ja tavarat löytävät ajallaan oikeaan paikkaan.

Tietenkään yleisömäärällä ei oikeasti ole vaikutusta näihin asioihin ja siksi pienetkin tapahtumat on suunniteltava siinä missä isotkin. Suunnittelutyön laajuus on vain erilainen. Pienuuden argumenttia käyttävä henkilö viestii mielestäni, että hän ei joko ymmärrä mistä tapahtuman tuottamisessa on kyse tai sitten ei ole valmis tekemään sitä työtä mikä tuotantoon kuuluu.

Tuotantotyö on kokonaisuuden johtamista

Tapahtumaprojektit ovat omanlaisiaan seuraavista syistä: 1) Tapahtumat ovat tilapäisiä: On vain se H-hetki, jolloin tapahtuma voidaan kokea. Sitten tapahtuma on ohi ja seuraavassa tapahtumassa tilanne on taas uusi. 2) Tapahtuman osa-alueita toimittavat eri alojen osaajat. On esiintyjiä, ravintolapalveluja, tekniikkaa, kuljetuksia, rakenteita, somisteita jne. Näistä asioista johtuen tapahtuman johtaminen vaatii herkkyyttä lukea tilannetta ja kykyä ennakoida asioiden kehittymistä.

Lisäksi jokainen tapahtuma jakautuu kolmeen vaiheeseen 1) Esituotanto, 2) LIVE ja 3) jälkituotanto. Johtaminen on erilaista näissä vaiheissa. Esituotannossa on tiimillä useimmiten aikaa keskustella erilaisista vaihtoehdoista, kun taas LIVE-tilanteessa asiat vaativat välitöntä reagointia. Johtajan olisi toimitava näiden vaiheiden vaatimalla tavalla.

Innostus vei mukanaan

Eilisessä Diilin jaksossa ilmeni hyvin tyypillinen ja erittäin yleinen virhe tapahtuman tuotannossa: Ihmiset yrittävät selittää kaiken suullisesti toisilleen. Jaksossa tämä aiheutti toisessa joukkueessa jopa keskinäistä kinastelua, kun tiimin jäsenet pyrkivät saamaan omia ehdotuksiaan läpi ja hyväksytyksi muilla tiimin jäsenillä. Tapahtuman punainen lanka katoaa helposti yksittäisten asioiden tulvaan. Jäsenillä on vahvoja mielipiteitä, jotka perustuvat henkilöiden omiin olettamuksiin ja niiden puolustamisesta tulee arvovaltakysymys. Näin taisi eilisessä jaksossakin käydä.

Kaverille ei jätetä (1999) – Pikkujoulut

Vuodelta 1999 oleva Kaverille ei jätetä – sarjan jakso Pikkujoulut parodioi erinomaisesti pikkujoulutapahtuman järjestelyistä vastuussa olevan henkilön toimintaa.

Anita (Ona Kamu) on saanut kunniatehtävän vastata yrityksen pikkujoulujen järjestelyistä. Onnistuminen saattasi poikia Anitalle ylennyksen, joten nyt on näytön paikka.

Anitan näkemykset eivät aina kohtaa muiden työntekijöiden näkemysten kanssa ja vuolaasti selittäen asia ei oikein tule ymmärretyksikään.

Kenelle olet tekemässä tapahtumaa?

Toinen kovin yleinen virhe oli, että tiimin jäsenillä itsellään on vahvoja oletetuksia yleisön tarpeista. Tiedossa ei ainakaan TV:stä katsottuna ollut taustatietoja yleisöstä, kuten vaikkapa: Ovatko tulijat miehiä/naisia, minkä ikäisiä he ovat, mitä kieltä he puhuvat, mitä he ovat ovat aiemmin tehneet, tuntevatko he valmiiksi toisensa, ovatko kenties nälkäisiä kun saapuvat tapahtumaan tai tulevatko kerralla vai tipottain jne.

Näillä taustatiedoilla olisi iso vaikutus siihen, miten tapahtuma kannattaa toteuttaa. Minä en huomannut, että kukaan olisi pyrkinyt ohjelmassa selvittämään näitä taustoja esimerkiksi kysymällä toimeksiantajalta tarkempia tietoja.

Tapahtuma tulisi aina suunnitella yleisölle ja sitä varten tarvitaan näkemys tapahtumahetken tilanteesta. Jokaisen tapahtumatuottajan kannattaisi välillä pysähtyä ja varmistaa, että varmasti ollaan palvelemassa juuri sitä yleisöä, joka on tapahtumaan tulossa. Tällä kertaa paikalla olevaa yleisöä ei hirveästi ilahduta se, että järjestelyt ovat ennen onnistuneet. Palvelun laatu on juuri sellaista kuin se tapahtumahetkellä nyt on.

Suunnitelma pitää tiimityön kasassa

Suunnitelma on johtajalle erinomainen apuväline, jonka avulla on mahdollista välttää tiimin jäsenten keskinäinen juupastelu. Projektin johtajan kannattaa siis kanavoida keskustelu konkreettisen dokumentin muokkaamiseen, jolloin asiasta tulee tiimille yhteinen. Jaksossa toinen ryhmistä aikataulutti tapahtumaansa fläpille. Näin ryhmän jäsenet ottivat kukin osaltaan hyvässä hengessä kantaa aikatauluun, joka haluttiin saada yhdessä määriteltyä. Yksinkertainen aikatauludokumenttina toimiva fläppipaperi konkretisoi tiimille keskusteltavan asian. Toinen ryhmä taas väitteli ohjelmasisällöistä sanallisesti. Ilmassa oli turhautumista ja hymyjä ei paljoa näkynyt.

Suunnitelman dokumentit toimivat johtajalle myös live-tilanteessa hyvänä tukimateriaalina. Koeta vaikka selittää ravintolapalveluille buffetpöydän tarkka sijainti ensin sanallisesti ja sen jälkeen näyttämällä pohjakuvasta, niin ymmärrät mitä tarkoitan.

Suunnitelman merkitys korostuu, silloin kun tulee muutoksia

Palatakseni eiliseen Diili -jaksoon, siinä tuli yllättävä käänne ensi viikon jaksoon: Ryhmien johtajat vaihdettiin ja toteutettava tapahtumat vaihtuivat ryhmien kesken.

Suunnitelman merkitys korostuu silloin, kun asiat muuttuvat ja on reagoitava nopeasti. Jos tapahtuma on aikataulutettu, roolitettu, alue suunniteltu ja tavoite kirkkaana mielessä, voidaan ihmisiä muutostilanteessa vaihtaa. Oleellista on, että uusi ihminen saa nopeasti kiinni siitä, mitä halutaan toteuttaa.

Mitä yllättävämpi tilanne on, sen vähempi on aikaa selittää asioita auki. Tilannekuva täytyy pystyä nopeasti hahmottamaan ja siihen tarvitaan ennalta suunniteltua materiaalia. Livetilanteessa yllätykset tulevat aina nopeasti. Onnettomuudet, järjestyshäiriöt, laiterikot, sähkökatkot, ruuhkat yms. eskaloituvat nopeasti. Sekunnit ovat pitkiä, kun lava on pimeä ja ääntä ei kuulu. Vaikka tapahtuma olisi kuinka pieni.

Muutostilanteessa hyvin laaditun suunnitelman arvo korostuu, koska silloin toimenpiteitä voidaan tehdä hallitusti ja tietoisesti sinne minne pitääkin. Tilanne olisi toinen, jos suunnitelmaa tehtäisiin lennosta reagoiden ja auki selittäen. Tällöin kontrolli tuotantoon häviää ja monenlaisten uhkien toteutumisriski kasvaa. Yleensä tämä näkyy ulospäin kiireenä ja ilmapiiriin kiristymisenä. Yleisö aistii tällaiset asiat ja tiedostaa, että nyt on jotain vialla. Tapahtumien tuotannossa oleellista on ennakointi. Ensi viikolla nähdään, kuinka Diilin ryhmät onnistuivat muutostilanteissa.

Tapahtumissa on kyse tilapäisen ryhmädynamiikan syntymisestä. Kirjoitin tästä aiheesta TÄSSÄ aiemmassa kirjoituksessani.

Valmis kaava tapahtumien tuotantoon

Dokumenttien avulla siis saat kohdennettua tiimisi energian oikeisiin asioihin, tehtyä asiat ymmärrettäviksi ja ennustettaviksi. Mutta mitä nämä asiat sitten oikein ovat?

Tässä kehittämäni valmis prosessi, jota voit käyttää mihin tahansa tapahtumaan oli se sitten suuri tai pieni. Voit edetä projektissa tässä järjestyksessä ja päivittää sisältöä sen tarkentuessa.

Tähän prosessiin kuuluu 10 vaihetta, joista jokaisesta voit muotoilla yhden tai useamman dokumentin tiimille työstettäväksi. Harjaantuneelle tiimille tämä työskentely on nopeaa ja osa-alueita voidaan vastuuttaa tiimin jäsenten itsenäisesti valmisteltavaksi.

Tapahtumatuotannon vaiheet:

Aseta tavoitteet ja rajaa projekti:
- Kenelle tapahtumaa toteutetaan, eli yleisö
- Mistä tiedämme, että tapahtuma on onnistunut?
- Mitä ovat arvot, jotka tapahtumassa näkyvät?
- Millainen muistijälki tapahtumasta jää?
- Mihin mennessä seuraavat vaiheet valmistuvat?
Määrittele raamit tapahtumalle:
- Määrittele aikataulu: Milloin tapahtuma alkaa ja milloin loppuu ensiksi ja sen jälkeen millaisia slotteja alun ja lopun väliin tulee.
- Määrittele tapahtuman budjetti: Paljonko on rahaa käytettävissä tai mistä tulee tuottoja. Erittele kustannukset omiin alaotsikoihinsa. Muodosta tulojen ja menojen yhteenveto, josta näkyy tulos.
- Määrittele tapahtuma-alue: Kapasiteetti, liikkuminen, rajoitteet, valmiina olevat asiat, rakennettavat asiat. Vertaa tapahtumapaikkoja ja valitse sopiva.
Arvioi tapahtumaan liittyviä riskejä:
- Mikä voisi mennä pieleen ja miten olemme varautuneet?
  - Toiminnalliset riskit (laiterikot, onnettomuudet, myöhästymiset jne)
  - Imagolliset riskit (negatiivinen julkisuus, tietovuoto)
  - Taloudelliset riskit (tappiot, varkaudet, hävikki)
- Millaisella hetkellä riski voisi realisoitua?
  - Valmisteluvaiheessa
  - Livetilanteessa
  - Tapahtuman jälkeen
Roolit tapahtumassa?
- Millaisiin erilaisiin tehtäviin tapahtumassa tarvitaan ihmisiä?
Tapahtuman toteutustiimi:
- Mitä osaamista meillä on itsellämme?
- Mitä asioita teemme itse?
- Mitä osaamista tarvitsee hankkia?
- Mistä osaamista hankitaan?
Ohjelma
- Kuinka ohjelma etenee ja kuka sitä kuljettaa?
- Miten ohjelma asettuu laadittuun aikatauluun?
- Mitä ohjelman suorittamiseen tarvitaan ja mikä on sopiva ohjelma?
Mikä on muiden osa-alueiden merkitys tapahtumassa ja miten ratkaistaan?
- Tekninen toteutus
- Turvallisuus ja luvat
- Ravintolapalvelut
- Logistiikka ja huolto
- Viestintä ja markkinointi
- Siisteys ja ympäristö
- Asiakaspalvelut
LIVE -Tilanteeseen siirtyminen
- Jaettava ohjeistus: Keikkainfot, aikataulut, pohjakuvat
- Materiaalin kouluttaminen henkilöstölle
Tapahtuman jälkeen
- Huolto, taloushallinto ja muut tehtävät.
- Palautteet ja kehitysehdotukset
- Kiitokset
Vakioi toteutuksesi ja käytä sitä esiasetuksena seuraavassa tapahtumassa.
- Digitaalisesti vakioitu tapahtumaprosessi ei ole henkilösidonnainen.
- Tutustu www.opens.fi

Vakiointi mahdollistaa jatkuvan laadun ja asiakaskokemuksen parantamisen, hukan poistamisen ja henkilöstä riippumattoman toimintatavan. Vakiointia suunnitellessa on keskeistä se, minkä roolin näkökulmasta se toteutetaan. Tämä on aihe, jota olen tutkinut paljon ja kehittänyt uusia ratkaisuja siihen.

Haluatko tietää tapahtumaprosessien vakioinnista lisää? Ota yhteyttä. Kerron mielelläni.

Kirjoittaja:

Vesa Walden

Olen työskennellyt tapahtuma-alalla nyt 30 vuotta hyvin erilaisissa tehtävissä. Olen toiminut tuottajana, kouluttajana, asiantuntijana, tapahtumapaikan edustajana, artistimanagerina ja SaaS-ohjelmiston kehittäjänä.

Kehitän toimintamalleja kunnille, seurakunnille, tapahtumien järjestäjille ja tapahtumapaikoille.

Lisätietoa LinkedIN profiilista TÄSTÄ:

Ota ihmeessä yhteyttä, niin jutellaan aiheesta lisää:

Varaa Teams -tapaaminen Vesan kanssa TÄSTÄ.