Tuottajapalvelu

ANNA MEILLE TUOTANTOPÄÄLLIKÖN TEHTÄVÄT HOIDETTAVAKSI –

VOIT ITSE KESKITTYÄ MUIHIN ASIOIHIN

Tuottajapalvelun avulla tuotantopäällikkö tiimiisi

Tuotantopäällikkö vastaa asioiden tuotannon käytännön toteutuksesta. Olemme jäsentäneet tapahtuman järjestämiseen liittyvät työt viiteen osaan:

1) Tuotanto 2) esiintyjäbookkaus 3) markkinointi ja viestintä 4) myynti ja 5) taloushallinto

Tuottajapalvelumme auttaa Sinua tuotannon suunnittelussa ja käytännön toteutuksessa.Voit itse keskittyä täysipainoisesti esimerkiksi markkinointiin ja suhdetoimintaan.

Saat käyttöösi tapahtumatuotannon ammattilaisen tuotantoa hoitamaan Sinun alaisuudessasi, sekä koko tiimimme taustalle asioita ratkaisemaan. Asioiden etenemisen ja tilanteen näet reaaliaikaisesti Opensista.

Tuotantopäällikkö tapahtumaasi

Tuottajapalvelumme avulla saat tapahtumaasi nimetyn tuotantopäällikön, joka:

Suunnittelee tapahtumasi osa-alueita itse
Koordinoi muiden suunnittelijoiden työtä
Johtaa käytännön toteutusta
Raportoi tuotannon etenemisestä Sinulle.

Tuotantopäällikkö johtaa käytännön toteutusta

Mitä tuotantopäällikkö tekee?

Tuottajapalveluun kuuluu seuraavien osa-alueiden suunnittelu ja suunnittelun koordinointi muiden suunnittelijoiden osalta.

Tyypillisesti muut suunnittelijat ovat oman osa-alueensa spesialisteja. Esimerkiksi sähköteknikko, turvallisuuspäällikkö, ravintolapäällikkö jne.

Toteutamme tapahtuman suunnittelua Opens -ohjelmiston avulla, josta näet jatkuvasti tilannekuvan työn etenemisestä.

Tallennamme kaikkien projektissa työskentelevien suunnittelijoiden suunnitelmat Opensiin, jolloin voit luottaa siihen että saatavilla on kaikki tapahtuman toteutukseen tarvittava tieto yhdestä paikasta.

Tapahtumatiedon pääotsikot Opens -ohjelmistossa

Systemaattinen työskentely tuo selvää säästöä

Suunnitellusta tapahtumastasi Opensissa voidaan tehdä esiasetukset seuraavia tapahtumia varten.Tällöin käytössäsi on oma tapahtumakonseptisi, jota voidaa parannella tulevien tapahtumien kokemusten karttuessa.

Konseptin avulla voit tehostaa tuotantoasi kerta kerran jälkeen. Tämä tarkoittaa ajan ja kustannusten säästöä n. 10-15%. Tällaisella tapahtumatuotannon optimoinnilla saat merkittäviä säästöjä tapahtumissasi.

Huom! Sinun ei tarvitse välttämättä hankkia Opens -lisenssiä itsellesi. Voimme toteuttaa palvelun omilla lisensseillämme, kun tuotantopäällikkö tulee tapahtumaasi meiltä.

Palvelun sisältö:

Aluesuunnitelma
Budjetti
Tapahtuman aikataulu
Projektin tehtävälistan ylläpito
Organisaation suunnittelu
Teknisen toteutuksen suunnitelma
Työaikasuunnitelma

Lupahakemukset
Turvallisuussuunnitelma
Asiakaspalvelujen suunnitelma
Ympäristöhuollon suunnitelma
Logistiikkasuunnitelma
Aluehuollon suunnitelma

Tuotantosuunnitelman ja keikkainfojen tuotanto
Tilaajan kanssa tuotantopalaverit
Henkilöstön koulutustilaisuuden vetäminen
Tapahtuman rakentamisen, liven ja purkamisen johtaminen
Jälkituotannon tehtävät
Tapahtumaraportin laadinta

Näin tuottajapalvelu toimii käytännössä:

Pysyt ajantasalla työstä koko ajan.

Tuottajapalvelusta laaditaan urakkasopimus, joka sisältää palveluun kuuluvien asioiden toteutustyön.
Aluksi määritellään yhdessä mitä halutaan toteuttaa ja kootaan olemassa olevat aineistot suunnittelua varten.
Tilauspäätökset ja maksuliikenne menee Sinun kauttasi. Saat meiltä vaihtoehtoja (esim. eri toimijoiden tarjoukset) ja suosituksemme valintapäätöstä helpottamaan.
Hoidamme käytännön asiat tilattaviin palveluihin. Meille maksat vain tekemästämme työstä.
Median suuntaan Sinä vastaat haastatteluihin ja annat lausunnot. Tarvittaessa voidaan soipia muita käytäntöjä.
Tapahtuman esituotanto toteutetaan suunnitelman mukaisesti. Voit seurata reaaliaikaisesti työn edistymistä.
Tapahtuman laajuudesta riippuen toteutetaan tuotantopalaverit kanssasi, jossa käydään päätettäviä asioita. Palaverien määrä sovitaan alkuvaiheen määrittelyssä.
Tapahtuman käytännön toteutuksessa tuotantopäällikkö johtaa rakentamisen, liven ja purkamisen aikaisia toimintoja paikan päällä.
Tapahtuman jälkeen tuotantopäällikkö hoitaa tarvittavat jälkituotannon tehtävät.
Lopuksi tuotantopäällikkö laatii raportin toteutuksesta ja tekee omat kehitysehdotuksensa tulevia tapahtumia varten.
Tapahtuma suljetaan ja arkistoidaan Opens -järjestelmässä.

Opens ohjelmistosta näet reaaliaikaisesti tapahtumasuunnitelman tilanteen

Tuottajien esittely:

Kulttuurituottaja AMK
Kokemusta mm. julkisen/kaupunki sektorin tapahtumatuotannoista
LinkedIN: Bettina Törnvall

Ammattituottajana vuodesta 1994 lähtien
Kokemus n. 3000 tapahtumasta
Tapahtumatuotannon kouluttajana vuodesta 2002 lähtien
Lisätietoja: https://opens.fi/vesa-walden/ ja https://www.linkedin.com/in/vesawalden/