fbpx

Valitseeko järjestäjä tapahtumapaikkasi?

Oletko koskaan miettinyt miksi jotkut tapahtumapaikat on varattu vuosiksi eteenpäin ja miksi toisissa on vain vähän tapahtumia? Johtuuko suosio edullisesta hinnasta, sijainnista tai viimeisimmästä teknisestä varustuksesta?

Kyllä. Osittain näin on. Järjestäjä pyrkii tapahtuman kannalta parhaaseen kokonaisratkaisuun ja vertailee vaihtoehtoja kokonaisuuden näkökulmasta. Usein järjestäjällä on mahdollisuus valita useista kokonaisuuden peruskriteerit täyttävistä tapahtumapaikoista.  Näistä potentiaalisista vaihtoehdoista on vahvoilla se paikka, josta järjestäjän aiempi kokemus on ollut hyvä tai tapahtumapaikka onnistuu vakuuttamaan järjestäjän tapahtuman onnistumisesta.

Mitkä tekijät johtavat aiheuttavat sen että tapahtumapaikka ei tule valituksi?

Syitä on monia, mutta yleisimmät ja eniten vaikuttavat syyt ovat varmasti nämä:

  • Järjestäjä ei luota tapahtumapaikkaan tai sen palvelutarjontaan
  • Järjestäjä tekee päätöksiä oletuksiin perustuen
  • Riittävän tarkkaa tietoa ei ole saatavilla
  • Tapahtumapaikalla on huono maine

Pahimmillaan järjestäjä ei näistä syistä johtuen edes kysy tapahtumapaikalta vapaita päiviä, jolloin tapahtumapaikka ei myöskään tiedä hävinneensä kauppaa.

Olen itse järjestänyt tuhansia tapahtumia viimeisten 26 vuoden aikana, joten tiedän tarkkaan mistä kenkä järjestäjällä puristaa.

Nämä esteet tapahtumapaikassa on mahdollista poistaa ja meillä on siihen keinot tarjolla.

Avain on järjestäjän saaman asiakaskokemuksen kehittäminen, jonka seurauksena järjestäjien  uusintaostot lisääntyvät ja vahvistunut tapahtumapaikan maine houkuttaa uusia järjestäjiä asiakkaiksi. Tapahtumapaikalle tämä tarkoittaa myynnin kasvua / parempaa myyntikatetta.

RATKAISUMME TAPAHTUMA-

PAIKOILLE:

Tarjoamme tapahtumapaikoille

seuraavia palveluja:

 

1) Opens ohjelmisto työvälineeksi tapahtumajärjestäjän palvelemiseen

 

2) Tapahtumatuotannon verkkokursseja järjestäjän avuksi

 

3) Tapahtumapaikan kehityspäiviä toimintojen kehittämiseen

 

4) Kokonaisvaltaista palvelumuotoilua palvelun kehittämiseen.

Lue blogikirjoitus tapahtumapaikan palvelusta

 

Voit hyödyntää yhtä tai useampaa palveluamme tarpeesi mukaan.

Palvelujen kuvaukset alempana verkkosivulla.

Ota yhteyttä niin keskustellaan teille sopivasta ratkaisusta tarkemmin!

Tel. 0400 645 435

vesa.walden@opens.fi

KATSO LISÄÄ:

Opens on tapahtumasuunnitteluun tarkoitettu ohjelmisto.

Tapahtumapaikka voi liittää järjestäjän tietokantaan ja määrittää käyttäjän työskentelyoikeudet. Opens tarjoaa järjestäjälle työvälineitä tapahtumasuunnitteluun ja yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta jota tarvitaan käytännön toteutuksessa.

Tieto ja työvälineet ovat järjestäjälle tärkeitä. Niiden puute on vähän sama kuin jos ravintola myisi ruoka-annoksen ilman haarukkaa ja veistä. Myyntikuva on korea, mutta käytäntöönpano ei toimi…

Opensissa on lukuisia työvälineitä tapahtumanjärjestäjälle ja yksityiskohtainen tapahtumapaikan tieto on kokoajan järjestäjälle esillä.

Opens soveltuu kaikille tapahtumatyypeille.

Opens ohjelmiston hinta on 2500€ + Alv 24% per 12kk. Hinta sisältää rajattoman tapahtumamäärän, käyttäjämäärän ja omien tapahtumapaikkojen määrän.

Tapahtumapaikalle Opens toimii:1) Myynnissä mahdollisuuksien konkretisoimiseen asiakkaalle 2) Palvelussa tiedon ja työvälineiden alustana 3) Sisäisissä prosesseissa tapahtumakohtainen tieto löytyy reaaliaikaisesti vakioidun rakenteen mukaisista paikoista 4) Opensia voidaan käyttää tapahtumapaikan omien tapahtumien suunnitteluun.

HYÖTYJÄ JÄRJESTÄJÄLLE:

  • Paikan infomateriaali läsnä kokoajan

  • Mittakaavassa oleva pohjakuva johon voi piirtää

  • Valmiita budjettipohjia

  • Sähkönjakosuunnitelma helposti

  • Työvälineitä aikataulun, budjetin, aluesuunnitelman, teknisentoteutuksen, lupien, palvelujen, henkilöstön ja johtamisen toteutukseen.

  • Huolellinen suunnittelu johtaa parempaan lopputulokseen

  • Huolellinen suunnittelu johtaa kustannustehokkuuteen

  • Tapahtumapaikka on tietoinen toteutuksesta

  • Tapahtumapaikalle on helpompi esittää kysymyksiä ja toiveita yhteisen aineiston pohjalta

HYÖTYJÄ TAPAHTUMAPAIKALLE:

  • Tieto ja ohjeistus järjestäjälle välittyy helposti

  • Voit seurata järjestäjän työtä reaaliaikaisesti

  • Aikaa säästyy perustietojen selittämisestä järjestäjälle

  • Helppo neuvoa ja ohjata järjestäjää tärkeissä asioissa

  • Myyntitilanteessa helppo konkretisoida ratkaisuehdotus järjestäjälle

  • Tapahtumapaikka voi tarjota palvelujaan järjestäjälle oikeaan aikaan

  • Henkilöstön turhat työtunnit tapahtumassa karsiutuvat oikealla mitoituksella

  • Tieto ei ole yksittäisen henkilön hallussa jolloin henkilöitä voidaan vaihtaa nopeastikin

  • Kontrolloitu tuotanto pienentää riskejä, jotka uhkaavat tapahtumapaikan mainetta

  • Asiakkaan tapahtuman aineisto on dokumentoitunut yksityiskohtaisesti

 

 

Tarjoamme tapahtumanjärjestäjille koulutuksia tapahtumasuunnittelun osa-alueista. Järjestäjä voi ottaa kurssit itsenäisesti käyttöönsä esimerkiksi silloin kun on työskentelemässä tapahtumassa kurssisisältöä vastaavan asian parissa. Esimerkiksi aluesuunnitelma, budjetointi ja aikataulutus. Kurssit ovat tiivitä pieniä kokonaisuuksia, jotka tapahtuman järjestäjä saa käyttöönsä verkkokauppamme kautta.

Tapahtumapaikka voi palvella järjestäjää: 1) Tarjoamalla kurssisisältöjä järjestäjille. Tapahtumapaikka voi valita kenelle kurssin tarjoaa. (Pyydä tarjous) 2) Ohjaamalla järjestäjät itse ostamaan haluamiaan kurssisisältöjä toimittamamme verkkosivubannerin kautta. (Veloitukseton tapahtumapaikalle)

Tapahtumapaikan palvelun kehittäminen saa vauhtia kun henkilöstö kehittää toimintoja johdetusti päivän aikana. Kehityspäivä soveltuu kehitystyön starttipäiväksi tai ajatusten herättäjäksi osana kehitystyötä. Päivän aikana syntyy uusia näkökulmia ja ideoita palvelun kehittämiseen.

 

Kehityspäivien teemat voivat olla myynnin, palvelun, sisäisen toiminnan tai oman tuotannon näkökulmasta tarpeenne mukaisesti.

 

Kehityspäivien fasilitoinnista vastaa kokenut tapahtuma-alan ammattilainen Vesa Walden. (Kts. tiedot alta)

Yhden kehityspäivän hinta on 1500 € + Alv 24%.

Hinta sisältää valmistelutyöt ja matkakulut. Mikäli toteutus edellyttää majoittumista, tilaaja järjestää majoituksen tai majoitus laskutetaan lisäksi.

 

Palvelumuotoilu on kokonaisvaltainen myynnin-, palvelun- ja sisäisen prosessin kehityshanke. Palvelumuotoilun osana synnytetään tehokas palvelusysteemi tapahtumapaikalle, tuotetaan tarvittavat konseptiaineistot asiakastyypeittäin ja luodaan parhaiden työvälineiden ekosysteemi. Palvelumuotoilu on iso kehitystyö, joka tuo merkittäviä taloudellisia ja toiminnallisia hyötyjä tapahtumapaikalle.

Muutamia tilanteita joissa palvelumuotoilua kannattaa käyttää:

1. Oma henkilöstö on sokea omille tutuille asioille

2. Oman henkilöstön tapahtumien tuotantotaidot eivät riitä järjestäjien asiakaskokemuksen kehittämiseen

3. Oman henkilöstön aikaresurssit ovat yksinkertaisesti ihan tapissa.

Jos olet kiinnostunut palvelumuotoilusta, ota yhteyttä. Keskustellaan ensin tarpeistanne tarkemmin ja teemme erillisen tarjouksen sen pohjalta. Palvelumuotoilun vastuuhenkilö on Vesa Walden. (Kts. tiedot alta)

Tapahtumia

Tapahtumapaikkoja

Tämähän on se tapahtumakäsikirja mitä olemme tarvinneet.

Opens käyttäjä

Ihmeellistä, että tällaista ei ole ollut ennen tarjolla.

Opens käyttäjä

Mielestäni Opens pyrkii tuomaan järjestyksen kaottiseen toimintaympäristöön.

Opens käyttäjä

Vesa Walden

Olen työskennellyt 25 vuotta ammatikseni tapahtuma-alalla ja vuosien varrella minulle on kertynyt suuri määrä alan kenttäkokemusta erilaisista tapahtumatuotannoista, asiantuntijatöistä ja koulutuksista. Mukana olen ollut n. 3000 tapahtumassa erilaisissa rooleissa ja koulutuksiini on osallistunut yli 1000 ihmistä vuosien varrella. Alalle tulin 90-luvun alussa opintojeni kautta, jolloin olin mukana Tiimiakatemian ensimmäisessä tiimissä, RTW-teamissa www.tiimiakatemia.fi. Opiskelijoina käynnistimme silloisten Jyväskylän Suurajojen, nykyisen Neste Rallin, oheistapahtumat. Ralliprojekti johti siihen, että minut palkattiin Jyväskylän kävelykatu ry:hyn projketipääliköksi, jossa työskentelin kuusi vuotta 90-luvulla. Perustin vuonna 1998 tapahtumatuotantoyrityksen Festago Oy:n, jonka toiminta päättyi vuonna 2017. Vuosina 2006 – 2012 työskentelin Humanistisessa Ammattikorkeakoulussa kulttuurituotannon lehtorina ja tuntiopettajana. Lisäksi olen ollut kouluttajana lukuisissa tapahtumatuotannon ja yrittäjyyden koulutusohjelmissa. Vuodesta 2014 lähtien olen toiminut Soulmiehet nimisen esiintyjäryhmän managerina kts. www.soulmiehet.fi. Vuodesta 2016 lähtien olen kehittänyt Feelbeat Oy:n Opens tapahtumasuunnitteluohjelmistoa www.opens.fi.

Tuottajana tulokulmani tapahtumiin on vaihdellut suuresti ja sen myötä minulle on kehittynyt laaja osaamispinta tapahtumatuotannon eri osa-alueista. Esimerkiksi: tekninen tuotanto, ravintolapalvelut, myynti- ja markkinointi, sisällön tuotanto, taloushallinto, yritystapahtumatuotanto, konsertti- ja festivaalituotannot, sekä verkostojen johtaminen. Olen luova ideoitsija ja saan vietyä ideat käytäntöön. Osaan myös löytää ongelmiin luovia ratkaisuja. Vaativat projektit ovat kasvattaneet minulle vahvan paineensietokyvyn ja saan ihmiset  innostumaan. Minulla on kokemusta isojenkin tapahtumien johtamisesta ja nautin kun saan vietyä projektit onnistuneesti loppuun.Vahvuuksiani ovat myös myyntitaidot, erityisesti BtoB myynti. Koulutustöiden ja tuotantojen myötä minulle on kehittynyt hyvä esiintymistaito, sekä laaja verkosto.

Esimerkkejä töistä:

Yritystapahtumia: – Altia Oyj Biovoimalan avajaiset 2014, Koskenkorva – Arctic Machine Oy, messuosastojen toteutus Talvitiepäivät tapahtumaan 2013-2018 – CP Celco 70 vuotta 2014 – Pietarsaaren sataman vihkiäiset 2015 – Kylpylähotelli Peurunka 40 vuotta 2014 – Valtakunnalliset arkkitehtipäivät 2015 – Transpoint Oy liikennekeskuksen avajaiset 2007 Jyväskylä, 2008 Kouvola ja 2009 Turku – Scania-keskusten avajaistapahtumat: 2011 Jyväskylän keskus, 2013 Kotkan keskus – Kauppakeskus Puuvilla, Pori avajaistapahtumat 2014 – Kauppakeskus Lielahtikeskus, Tampere avajaistapahtumat 2014 – Kauppakeskus Karisma, Lahti avajaistapahtumat 2013 – Kauppakeskus Stella, Mikkeli avajaistapahtumat 2012 – Kauppakeskus Forum, Jyväskylä avajaistapahtumat 2010 – Ford Russia, Focus lanseeraus venäläiselle automedialle 2005 – Bayer: YAZ e-pillerin lanseerauskiertue 2008 – Valioravinto Oy 50 vuotta, 2010 – Europress Group, Kerava tehtaan avaus 2009

Konsertit, festivaalit, yleisötapahtumat – Neste Oil Ralli oheistapahtumat 1994-2014 – Keskimaan Musiikkijuhlat KeMut 2015,2017 www.kemutjkl.fi – Sunset Park 2015,2017 www.sunsetpark.fi – Ampumahiihdon MM-kisat 2015, Kontiolahti tapahtuman ravintolatoiminnot Joensuun kaupungin toimeksiannosta – Ampumahiihdon maailman cup 2014, Kontiolahti tapahtuman ravintolatoiminnot Joensuun kaupungin toimeksiannosta – Puijon Kisat 2013 Kuopio, oheistapahtumatuotanto – Soulmiehet, kiertue 2014 www.soulmiehet.fi – Cheek, Tullintori nimikirjoitustenjako 2015 Tampere, Kauppakeskus Tullintorin toimeksiannosta. – Lielahtikeskus Joulunavaus 2014 – Kauppakeskus Puuvilla 1 vuotta 2015 – RED X-MAS 2013, Kuopio ja Jyväskylä: Leningrad Cowboys & Venäjän ilmavoimien kuoro – Scania Trucking & Rolling festivaali 2013  – The Chinese Acrobatic Circus (CHI) 2003 Suomen kiertue, 42 showta (TV-produktio TV4) – Apocalyptica salikonserttituotanto 2014 – Kolmas Nainen salikonserttituotanto 2013 – Club For Five salikonserttituotanto 2012 – Amado Mio- konserttikiertue 2008 – JYP mestaruusjuhlat 2009 ja 2012 – Leijonat MM-paikallisjuhla 2011 – Joulushotti 2008 Jyväskylä, 2012 Kuopio – Unicef Gaala 2000, MTV3 – Original Blues Brothers Band (USA) 2002, Jyväskylän jäähalli – Jyväskylä Paviljonki- kongerssikeskus avajaiset 1999 – Jyväskylä Paviljonki ohjelmatuotanto 1999-2001 – Helmut Lotti konsertti 2005 Jyväskylän jäähalli, local promoter – Deep Purple konsertti 2005 Jyväskylän jäähalli, local promoter – Joutsan Joutopäivät festivaali 2006-2010 tapahtumaravintola – Joutsan Joutopäivät festivaalituotanto 2009-2010 – Jyväskylän kävelykatu avaus 1995

Asiantuntijatöitä: Jyväskylän kaupunki, Kaupunkikeskustan tapahtumakäytäntöjen laatiminen 2018- Porin Puuvilla 2015 tapahtumajärjestäjän manuaali ja tapahtumatoimintamallin asiantuntija- Naantalin kaupunki 2015, asiantuntijatyö kesätapahtuman suunnittelu- Jyväskylän jäähalli Oy 2014, tapahtumapaikkasuunnitelma konserttituotannoille Jyväskylän jäähalliin- Kuopion kaupunki ja Kalpa Hockey Oy yhteishanke 2012, Savolainen talviklassikko tapahtumakonseptin suunnittelu- ProvinsSoimaan 2005 (Pohjoisen Keski-Suomen musiikkihanke)  5 kesätapahtuman yhteismarkkinoinnin suunnittelu (Musiikin Aika, Kirmot, PuuSoi, Kivijärvi Soi ja Saapasjalka yöt)- Tapahtumien Keski-Suomi hanke 2014, tapahtumamyynnin kehittämissuunnitelma

Koulutus- ja valmennustöitä: Adulta Oy / Partus Oy: Creada – Luovien alojen valtakunnallinen yrittäjävalmennus 2008 ja Etelä- ja Keski-Suomi- Partus Oy: Tulisoihtu valmennus, yrittäjän erikoisammattitutkinto valmentaja: Oulun- , Raahen-  ja Ikaalisten koulutuksissa – Creamentors Oy:n koulutusohjelmat Matkailun ohjelmapalvelujen ammattitutkinto  tapahtumatuottajan osaamisala seuraavissa oppilaitoksissa: Jyväskylän aikuisopisto Palvelualat, Suupohjan ammatti-instituutti, Kauhajoki, Kainuun ammattiopisto aikuiskoulutuspalvelut EDUKAI, Pohjois-Karjalan Aikuisopisto Palvelujen toimiala, Joensuu, Jyväskylän ammattikorkeakoulu (LIPUTA-koulutus 2005-2006), Menestyvä tapahtumatuottaja koulutukset 2010 alkaen, Kalajoki, Oulu, Sastamala, Helsinki- Muut koulutusohjelmat: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, urheilumarkkinoinnin opinnot 2005 ja 2006 vieraileva luennoitsija, Jyväskylän ammattikorkeakoulu useita yksittäisiä koulutuspäiviä v. 2004 lähtien,Jyväskylän ammattikorkeakoulu, musiikintuottajan koulutusohjelma luentopäiviä v. 2005, Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu, Korpilahti vieraileva luennoitsija yrittäjyyden ja tuottajuuden opintoihin v. 2006 , Jyväskylän-  ja Tampereen yliopisto vierailevana luennoitsijana v. 2002-2003

Kerro tarpeistasi ja lähetä meille viesti tällä lomakkeella:

Valitse asiat joista haluat keskustella tarkemmin

7 + 12 =

Tel. 0400 645 435

vesa.walden@opens.fi

Opens on Suomessa kehitetty uudenlainen ohjelmisto tapahtumien suunnitteluun ja johtamiseen.

OHJELMISTON KEHITTÄJÄ:

Feelbeat Oy

Y-tunnus: 2246246-8

Kauppakatu 39

40100 JYVÄSKYLÄ

www.opens.fi

© Feelbeat Oy 

Oikeudet muutoksiin pidätetään

All rights reserved

Tilaa Demo

Tilaa  Opens esittely täyttämällä tietosi ja kokeile itse demolla.

Liity Opens postituslistalle!

 

Tilaamalla uutiskirjeemme saat heti tiedon viimeisimmistä uudistuksista.

Olet onnistuneesti liittynyt postituslistalle!

Tilaa ilmainen demo!

Demo on käytettävissäsi seitsemän vuorokautta. Voit itsenäisesti testata ohjelmistoa sen ajan. Jos tarvitset lisää aikaa voit pyytää uuden demon tästä samasta linkistä. Saat myös lisätietoja ja ohjeita sähköpostiisi.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty. Avaa itsellesi käyttäjätunnus niin teemme sille demotapahtuman mahdollisimman pian. Katso lisätietoja sähköpostistasi.

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Venue ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

Pyydä yhteydenottoa

 

Haluatko keskustella tarkemmin soveltuvuudesta tarpeisiisi? Jätä yhteydenottopyyntö niin soitamme sinulle!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa seitsemän päivän ajan!

 

Voit testata itsenäisesti Opens ohjelmistolla tapahtuman suunnittelua seitsemän vuorokauden ajan. Saat sähköpostiisi lisätietoja. Jos tarvitset lisäaikaa, voit tilata demon uudelleen.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty! Tee seuraavaksi Opens käyttäjätunnus itsellesi. Avaamme demon omalle käyttäjätunnuksellesi. Opens.fi sivulla on linkki tunnuksen rekisteröimiseen ja olet saanut sähköpostiisi lisätietoa. Mukavia hetkia Opens tapahtumasuunnittelun parissa!

Pyydä Tarjous!

Täytä tietosi niin olemme yhteydessä!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Request for free Opens software demo!

Demo is availible for seven days. You can test planning events by yourself. Adding new venues and openig new events is not availible on demo use.

 

Thank you! Your order was succesful.Check your email and first create a username. We will open demo for your username.

Request for free Opens software demo!

Demo is availible for seven days. You can test planning events by yourself. Adding new venues and openig new events is not availible on demo use.

 

Thank you! Your order was succesful.Check your email and first create a username. We will open demo for your username.