fbpx

TAPAHTUMAKOULUTUS

EventUP! – tapahtumakoulutus

EventUP! on tapahtumien järjestäjille tarkoitettu tehokas koulutuspaketti, jossa sisällöt muodostuvat valituista teemoista. Saat tuhdin tietopaketin lisäksi ajatuksia herättäviä näkökulmia tapahtumiesi toteutukseen ja tapaat muita järjestäjiä.

Koulutus sopii esimerkiksi urheiluseuroille ja yhdistyksille, sihteereille ja assistenteille, opiskelijoille, yrittäjille ja sellaisille henkilöille jotka suunnittelevat tapahtuman toteutusta. Kouluttajana toimii kokenut tuottaja ja kouluttaja Vesa Walden.

SISÄLTÖVAIHTOEHTOJA:

Kesto: n. 2h / valittu sisältö

Tapahtuman johtaminen

Kukaan ei toteuta tapahtumaansa yksin. Tapahtumien toteutus muodostuu usean toimijan muodostamasta tilapäisestä verkostosta. Se asettaa tapahtuman johtamiselle omat vaatimuksensa. Roolitus, organisoituminen, projektin vaiheet, vastuut, ajoitus ja moni muu tekijä vaikuttaa toteutuksen onnistumiseen. Koulutuksessa luomme kokonaiskuvan tapahtumanjärjestäjän näkökulmasta.

Tapahtuma-alueen suunnittelu

Se mitä tapahtumassa on mahdollista toteuttaa määräytyy usein tapahtumapaikan mukaan. Tämän vuoksi tapahtuman alue-suunnittelu on tapahtumasuunnittelun ensimmäisiä toimenpiteitä. Alueratkaisut vaikuttavat aikatauluihin, yleisömääriin, sisältöihin, budjetteihin, työaikoihin, turvallisuuteen, raketenteisiin ja oikeastaan kaikkeen mitä tapahtumassa tehdään. Koulutuksessa saat näkemyksen siitä mihin tapahtumapaikassa tulisi kiinnittää huomiota, miten pohjakuva laaditaan, tutustutaan erilaisiin laskentakaavoihin ja moneen muuhun asiaan. Aluesuunnittelu on tapahtumatuotannon kivijalka.

Aikataulutus

Mitä järjestäjän pitäisi aiktauluttaa ja mihin aikatauluja tarvitaan? Tutustumme erilaisiin aikataulumalleihin siihen miten aikatauluja voidaan hyödyntää tapahtuman toteutuksessa.

Tapahtuman budjetointi

Tarkastelemme tapahtuman budjetointia eri tapahtumatyyppien näkökulmasta. Miten budjetti kannattaa rakentaa ja mitä tulisi budjetoida. Käymme läpi myös budjetin toteutumisen  seurantaan soveltuvia menetelmiä.

Tapahtuman luvat ja turvallisuus

Tapahtumanjärjestäjä kantaa tapahtumassa kokonaisvastuun. Turvallinen tapahtumantotetus on edellytys järjestäjälle. Koulutus auttaa hahmottamaan kokonaiskuvan tapahtumaturvallisuuden osa-alueista ja ymmärtämään oman tapahtuman tarpeet ja riskit.  Käymme läpi myös keskeisiä lupakäytäntöjä, vinkkejä ja käytännön kokemuksia.

Tapahtuman henkilöstösuunnittelu

Tapahtumien toteutusvaihessa tarvitaan paljon ihmisiä erilaisiin tehtäviin. Henkilöstösuunnittelun avulla resurssoidaan tarvittava määrä ihmisiä töihin ja pidetään kustannukset kurissa. Perehdymme työskentelyolosuhteisiin ja työhyvinvointiin, sekä tapahtumanjärjestäjää koskeviin velvollisuuksiin.

Palvelujen hankinta tapahtumaan

Luomme katsauksen yleisimpiin hankittaviin palveluihin ja perehdymme alihankinnan keskeisiin käytäntöihin. Tutustumme hyvän tarjouspyynnön sisältöihin, opettelemme vertaamaan saatuja tarjouksia ja kirjaamaan tarvittavat sopimustiedot. Ja miten toimitaankaan jos kaikki ei mennytkään hyvin?

Tapahtuman tekninen toteutus

Tekninen toteutus on yksi tapahtuman peruselementeistä. Tapahtumissa tarvitaan sähköä, ääntä, valoa, tehosteita, rakenteita jne. Koulutuksessa teknistä toteutusta lähestytään tapahtuman järjestäjän näkökulmasta. Tämä tarkoittaa sitä, että järjestäjällä on riittävä ymmärrys tilata palveluja, määritellä tapahtuman tarpeita ja johtaa osa-alueita toteuttavia erikoisosaajia. Tutustumme keskeisiin termeihin ja laskentakaavoihin.

Tapahtuman ympäristöhuolto

Käsittelemme mm. tapahtuman jätehuoltoa eri tapahtumatyyppien näkökulmasta, ympäristönhuollon viranomaisyhteistyötä, tapahtumien vaikutusta ympäristöön ja keinoja ekologisempien tapahtumien toteutukseen. Tutustumme käytännön esimerkkehin.

LIVE-tilanteeseen valmistautuminen

Tapahtuman h-hetki osoittaa suunnitelmien toimivuuden. Mitkä ovat hyviä keinoja henkilöstön perehdyttämiseen, mitä tietoa pitää jakaa ja mitka ovat kriittisiä paikkoja onnistumisen kannalta. Mitä toimenpiteitä kannattaa järjestäjän tehdä ennen h-hetkeä?

Toiminta tapahtuman jälkeen

Tapahtuma ei pääty siihen kun yleisö poistuu, eikä edes siihen kun järjestäjä sulkee oven tapahtumapaikkaan. Perehdymme jälkituotantoon ja tärkeisiin asioihin joita täytyy vielä tapahtuman jälkeen hoitaa.

Koulutuspäivien sisältö muodostuu valituista teemoista ja voit soveltaa saamaasi tietoa heti omaan tapahtumaasi. Koulutus on käytännönläheistä ja saat siitä konkreettisia eväitä tapahtumasi suunnitteluun ja toteutukseen. Teemoja käsitellään tapahtuman järjestäjän näkökulmasta.

Koulutuksen sisällöt tarjoillaan mielenkiintoisesti ja ajatuksia herättävällä tavalla. Voit kuunnella, kirjoittaa, kommentoida tai esittää kysymyksiä. Saat myös päivän koulutusmateriaalin mukaasi.

Voit olla kokenut tapahtumanjärjestäjä tai vasta ensimmäistä tapahtumaasi suunnitteleva tuleva tuottaja. Tapahtumasi voi olla yhdistyksen järjestämä urheilutapahtuma, yrityksen vuosijuhla, festivaali tai mikä tahansa muu tapahtumatyyppi. Tapahtumasi voi olla myös pieni, iso tai jotain siltä väliltä.

Koulutussisältöjen lisäksi merkittävä osa päivän antia on toisten tapahtumanjärjestäjien tapaaminen. Olen huomannut että moni järjestäjä saa ajatuksia ja uutta virtaa omaan tekemiseensä keskusteluista samassa tilanteessa olevien kolleegoiden kanssa. Helpottaa huomata, että toisetkin kipuilevat samojen asioiden kanssa tai toisen keksimä ratkaisu voi taas olla juuri se tekijä joka itseltä puuttui. Sehän voi johtaa vaikka uuden yhteistyön syntymiseen.

Tervetuloa mukaan!

Vesa Walden

 

 

 

Pienten tapahtumien järjestämiseenkin saatiin ohjeita, soveltaen. Koulutusmateriaali oli selkeää, samoin Vesa osasi esittää asiat ymmärrettävästi.

Osallistujapalaute

Koulutuksessa oli selkeät kokonaisuudet ja sain paljon uutta tietoa tapahtumanjärjestämisestä. Kouluttaja Vesa Walden selittää asiat ymmärrettävästi ja selkeästi, sekä on helposti lähestyttävä ja hauska.

Osallistujapalaute

Katso mistä tapahtumasuunnittelu kannattaa aloittaa:

Kouluttajasta tietoa:

Tapahtumia

Vuosia

Koulutukseen osallistuneita

Vesa Walden

Olen työskennellyt 25 vuotta ammatikseni tapahtuma-alalla ja vuosien varrella minulle on kertynyt suuri määrä alan kenttäkokemusta erilaisista tapahtumatuotannoista, asiantuntijatöistä ja koulutuksista. Mukana olen ollut n. 3000 tapahtumassa erilaisissa rooleissa ja koulutuksiini on osallistunut yli 1000 ihmistä vuosien varrella. Alalle tulin 90-luvun alussa opintojeni kautta, jolloin olin mukana Tiimiakatemian ensimmäisessä tiimissä, RTW-teamissa www.tiimiakatemia.fi. Opiskelijoina käynnistimme silloisten Jyväskylän Suurajojen, nykyisen Neste Rallin, oheistapahtumat. Ralliprojekti johti siihen, että minut palkattiin Jyväskylän kävelykatu ry:hyn projketipääliköksi, jossa työskentelin kuusi vuotta 90-luvulla. Perustin vuonna 1998 tapahtumatuotantoyrityksen Festago Oy:n, jonka toiminta päättyi vuonna 2017. Vuosina 2006 – 2012 työskentelin Humanistisessa Ammattikorkeakoulussa kulttuurituotannon lehtorina ja tuntiopettajana. Lisäksi olen ollut kouluttajana lukuisissa tapahtumatuotannon ja yrittäjyyden koulutusohjelmissa. Vuodesta 2014 lähtien olen toiminut Soulmiehet nimisen esiintyjäryhmän managerina kts. www.soulmiehet.fi. Vuodesta 2016 lähtien olen kehittänyt Feelbeat Oy:n Opens tapahtumasuunnitteluohjelmistoa www.opens.fi. Vapaaehtoistyönä toimin lentopalloseura Jyväslentiksen puheenjohtajana. www.jyvaslentis.fi

Tuottajana tulokulmani tapahtumiin on vaihdellut suuresti ja sen myötä minulle on kehittynyt laaja osaamispinta tapahtumatuotannon eri osa-alueista. Esimerkiksi: tekninen tuotanto, ravintolapalvelut, myynti- ja markkinointi, sisällön tuotanto, taloushallinto, yritystapahtumatuotanto, konsertti- ja festivaalituotannot, sekä verkostojen johtaminen. Olen luova ideoitsija ja saan vietyä ideat käytäntöön. Osaan myös löytää ongelmiin luovia ratkaisuja. Vaativat projektit ovat kasvattaneet minulle vahvan paineensietokyvyn ja saan ihmiset  innostumaan. Minulla on kokemusta isojenkin tapahtumien johtamisesta ja nautin kun saan vietyä projektit onnistuneesti loppuun.Vahvuuksiani ovat myös myyntitaidot, erityisesti BtoB myynti. Koulutustöiden ja tuotantojen myötä minulle on kehittynyt hyvä esiintymistaito, sekä laaja verkosto.

Esimerkkejä töistä:

Yritystapahtumia: – Altia Oyj Biovoimalan avajaiset 2014, Koskenkorva – Arctic Machine Oy, messuosastojen toteutus Talvitiepäivät tapahtumaan 2013-2018 – CP Celco 70 vuotta 2014 – Pietarsaaren sataman vihkiäiset 2015 – Kylpylähotelli Peurunka 40 vuotta 2014 – Valtakunnalliset arkkitehtipäivät 2015 – Transpoint Oy liikennekeskuksen avajaiset 2007 Jyväskylä, 2008 Kouvola ja 2009 Turku – Scania-keskusten avajaistapahtumat: 2011 Jyväskylän keskus, 2013 Kotkan keskus – Kauppakeskus Puuvilla, Pori avajaistapahtumat 2014 – Kauppakeskus Lielahtikeskus, Tampere avajaistapahtumat 2014 – Kauppakeskus Karisma, Lahti avajaistapahtumat 2013 – Kauppakeskus Stella, Mikkeli avajaistapahtumat 2012 – Kauppakeskus Forum, Jyväskylä avajaistapahtumat 2010 – Ford Russia, Focus lanseeraus venäläiselle automedialle 2005 – Bayer: YAZ e-pillerin lanseerauskiertue 2008 – Valioravinto Oy 50 vuotta, 2010 – Europress Group, Kerava tehtaan avaus 2009

Konsertit, festivaalit, yleisötapahtumat – Neste Oil Ralli oheistapahtumat 1994-2014 – Keskimaan Musiikkijuhlat KeMut 2015,2017 www.kemutjkl.fi – Sunset Park 2015,2017 www.sunsetpark.fi – Ampumahiihdon MM-kisat 2015, Kontiolahti tapahtuman ravintolatoiminnot Joensuun kaupungin toimeksiannosta – Ampumahiihdon maailman cup 2014, Kontiolahti tapahtuman ravintolatoiminnot Joensuun kaupungin toimeksiannosta – Puijon Kisat 2013 Kuopio, oheistapahtumatuotanto – Soulmiehet, kiertue 2014 www.soulmiehet.fi – Cheek, Tullintori nimikirjoitustenjako 2015 Tampere, Kauppakeskus Tullintorin toimeksiannosta. – Lielahtikeskus Joulunavaus 2014 – Kauppakeskus Puuvilla 1 vuotta 2015 – RED X-MAS 2013, Kuopio ja Jyväskylä: Leningrad Cowboys & Venäjän ilmavoimien kuoro – Scania Trucking & Rolling festivaali 2013  – The Chinese Acrobatic Circus (CHI) 2003 Suomen kiertue, 42 showta (TV-produktio TV4) – Apocalyptica salikonserttituotanto 2014 – Kolmas Nainen salikonserttituotanto 2013 – Club For Five salikonserttituotanto 2012 – Amado Mio- konserttikiertue 2008 – JYP mestaruusjuhlat 2009 ja 2012 – Leijonat MM-paikallisjuhla 2011 – Joulushotti 2008 Jyväskylä, 2012 Kuopio – Unicef Gaala 2000, MTV3 – Original Blues Brothers Band (USA) 2002, Jyväskylän jäähalli – Jyväskylä Paviljonki- kongerssikeskus avajaiset 1999 – Jyväskylä Paviljonki ohjelmatuotanto 1999-2001 – Helmut Lotti konsertti 2005 Jyväskylän jäähalli, local promoter – Deep Purple konsertti 2005 Jyväskylän jäähalli, local promoter – Joutsan Joutopäivät festivaali 2006-2010 tapahtumaravintola – Joutsan Joutopäivät festivaalituotanto 2009-2010 – Jyväskylän kävelykatu avaus 1995

Asiantuntijatöitä: Jyväskylän kaupunki, Kaupunkikeskustan tapahtumakäytäntöjen laatiminen 2018- Porin Puuvilla 2015 tapahtumajärjestäjän manuaali ja tapahtumatoimintamallin asiantuntija- Naantalin kaupunki 2015, asiantuntijatyö kesätapahtuman suunnittelu- Jyväskylän jäähalli Oy 2014, tapahtumapaikkasuunnitelma konserttituotannoille Jyväskylän jäähalliin- Kuopion kaupunki ja Kalpa Hockey Oy yhteishanke 2012, Savolainen talviklassikko tapahtumakonseptin suunnittelu- ProvinsSoimaan 2005 (Pohjoisen Keski-Suomen musiikkihanke)  5 kesätapahtuman yhteismarkkinoinnin suunnittelu (Musiikin Aika, Kirmot, PuuSoi, Kivijärvi Soi ja Saapasjalka yöt)- Tapahtumien Keski-Suomi hanke 2014, tapahtumamyynnin kehittämissuunnitelma

Koulutus- ja valmennustöitä: Adulta Oy / Partus Oy: Creada – Luovien alojen valtakunnallinen yrittäjävalmennus 2008 ja Etelä- ja Keski-Suomi- Partus Oy: Tulisoihtu valmennus, yrittäjän erikoisammattitutkinto valmentaja: Oulun- , Raahen-  ja Ikaalisten koulutuksissa – Creamentors Oy:n koulutusohjelmat Matkailun ohjelmapalvelujen ammattitutkinto  tapahtumatuottajan osaamisala seuraavissa oppilaitoksissa: Jyväskylän aikuisopisto Palvelualat, Suupohjan ammatti-instituutti, Kauhajoki, Kainuun ammattiopisto aikuiskoulutuspalvelut EDUKAI, Pohjois-Karjalan Aikuisopisto Palvelujen toimiala, Joensuu, Jyväskylän ammattikorkeakoulu (LIPUTA-koulutus 2005-2006), Menestyvä tapahtumatuottaja koulutukset 2010 alkaen, Kalajoki, Oulu, Sastamala, Helsinki- Muut koulutusohjelmat: Jyväskylän ammattikorkeakoulu, urheilumarkkinoinnin opinnot 2005 ja 2006 vieraileva luennoitsija, Jyväskylän ammattikorkeakoulu useita yksittäisiä koulutuspäiviä v. 2004 lähtien,Jyväskylän ammattikorkeakoulu, musiikintuottajan koulutusohjelma luentopäiviä v. 2005, Suomen Humanistinen Ammattikorkeakoulu, Korpilahti vieraileva luennoitsija yrittäjyyden ja tuottajuuden opintoihin v. 2006 , Jyväskylän-  ja Tampereen yliopisto vierailevana luennoitsijana v. 2002-2003

 

Koulutuksen toteuttaja:

Feelbeat Oy

Y-tunnus: 2246246-8

Kauppakatu 39

40100 JYVÄSKYLÄ

www.opens.fi

Yhteystiedot:

Vesa Walden

p. 0400 645 435

vesa.walden(at)opens.fi

Osallistuitko koulutukseen? Anna palautetta tästä:

Pyydä tarjous yksityiseen koulutukseen

11 + 10 =

Tutustu myös tapahtumablogin kirjoituksiin!

Tapahtumatuotannon ytimessä

Tehtävään halutaan hyvä tyyppi. Näin käynnistyy usein tapahtumatuottajan haku. Mitä se hyvä tyyppi oikeastaan tarkoittaa? Onko hän mukava, tarkka, asiantunteva, kokenut, luova, ratkaisukeskeinen vai jotain muuta?   Varmasti tavoitteena ainakin on löytää...

lue lisää

Feelbeat Oy
2246246-8

Kauppakatu 39, Crazy Town

40100 Jyväskylä

sales@opens.fi

Tilaa Esittely

Tilaa ilmainen Opens-Tuotteiden esittely täyttämällä sähköpostisi alle

© Feelbeat Oy 2018 / Oikeudet muutoksiin pidetään

Liity Opens postituslistalle!

 

Tilaamalla uutiskirjeemme saat heti tiedon viimeisimmistä uudistuksista.

Olet onnistuneesti liittynyt postituslistalle!

Tilaa ilmainen demo!

Demo on käytettävissäsi seitsemän vuorokautta. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta. Tämän jälkeen voit itsenäisesti testata ohjelmistoa.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Venue ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

Pyydä yhteydenottoa

 

Haluatko keskustella tarkemmin soveltuvuudesta tarpeisiisi? Jätä yhteydenottopyyntö niin soitamme sinulle!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Event ohjelmistolla suunnittelua seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Pyydä Tarjous!

Täytä tietosi niin olemme yhteydessä!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!