OPEN EVENT

digitaalinen työväline tapahtumien järjestäjille ja palvelujen toimittajille

Tapahtumien suunnitteluun ja johtamiseen missä vain

Open Event ohjelmistolla järjestäjä voi luoda tapahtumatilat itse. Voit tehdä tapahtumasuunnittelun  Open Eventillä vaikka oman yrityksesi tiloihin. Mikäli taas tapahtumapaikalla on käytössään Open Venue ohjelmisto voi Open Event -tuottaja saada tiedot omaan ohjelmistoonsa suoraan tapahtumapaikasta. Tapahtuman suunnittelu totetutetaan monen osaajan toimesta yhteen tietokantaan järjestäjän määrittämillä oikeuksilla. Suunnitelmat ovat reaaliaikaisesti saatavilla ja järjestäjän on helppo kontrolloida työn etenemistä. Tiimin välinen vuoropuhelu toimii kun tieto on saatavilla kaikilla samassa muodossa ja ajoissa. Yhteistyö parananee kun työn kaikki vaiheet ovat heti tiedossa ja yllättävissä henkilövaihdoksissa on uuden henkilön helppo jatkaa siitä mihin työ on jäänyt.  Ja jos jotain sattuu, on tärkeää että työ on dokumentoitu.

 

Tapahtumaan, kuin tapahtumaan

Open Event sopii myös pienille tapahtumille sekä sisällä että ulkona toteutettaviin tapahtumiin. Open Eventin prosessista on helppo jättää pois osia joita tapahtumassa ei tarvita. Vanhojen tapahtumien tietoja on mahdollista kopioida uusiin tapahtumiin jolloin aikaa säästyy ja tapahtumatietoja ei tarvitse etsiä. Pienissäkin tapahtumissa on tärkeä suunnitella esimerkiksi sähkökuormitus, esitystekniikka, mikrofonit, aikataulut jne. Palvelujen toimittajien kuten catering tai äänentoisto on tärkeä saada tarvitsemansa tieto jotta palvelu voidaan sujuvasti toimittaa. Tiimityöskentelynä päästään parhaaseen lopputulokseen.

 

Katso näyte Open Eventistä:

Tilaa ilmainen demo

Ominaisuudet

Ohjaavat prosessit

Tapahtumatoteutuksen vaiheet on määritelty valmiiksi prosessiksi. Prosessi voidaan supistaa tarpeen vaatiessa. Laajimmillaan prosessi voi olla esimerkiksi isossa yleisötapahtumassa, kun taas vaikka pienen yksityistilaisuuden toteutuksen prosessi on suppea. Prosessi on kuvattu kätevinä tasoina  jolloin järjestäjä voi liikkua tuotannon eri vaiheiden välillä haluamallaan tavalla. Vakiorakenne helpottaa tiedon löytymistä ja kommunikointia eri toimijoiden välillä.

Aluesuunnittelueditori

Tapahtumasuunnittelun oleellinen osa on selkeän pohjakuvan laatiminen. Aluesuunnittelueditorilla voit piirtää tapahtuma-alueen rakenteita, reittejä ja tehdä merkintöjä pohjakuvaan. Aluesuunnittelueditorissa voit piirtää päällekkäisille tasoille, jolloin kuvasta voidaan napsauttaa osia päälle ja pois halutulla tavalla. Esimerkiksi pelastusväylät, sähköpisteet, kulkureitit jne. Aluesuunnittelueditori skaalaa piirretyt elementit mittakaavaan, jolloin pohjakuva vastaa todellisuutta. Open Event ohjelmassa voi admin käyttäjät luoda rajattomasti tapahtumatiloja.

Alihankkijoiden kytkeminen mukaan toteutukseen

Järjestäjä voi halutessaan antaa myös oikeuksia tuotannon osa-alueiden toteuttajille, jolloin järjestäjä voi jakaa tehtäviä esimerkiksi valituille alihankkijoille. Esimerkiksi ääniteknikko voi suunnitella oman osuutensa toteutusta. Open Event esittää oikeat kysymykset joiden avulla kokemattomampikin järjestäjä osaa ilmaista tarpeensa ammattilaiselle ja sopiva ratkaisu löytyy yhdessä ns. co-creation menetelmällä.

Budjetointi

Open Venuessa on valmiita budjettipohjia eri tuotantotyypeille. Järjestäjä voi myös laatia oman budjettipohjansa haluamallaan sisällöllä. Osabudjetit (esimerkiksi ohjelma, tekninen toteutus, markkinointi jne) saadaan omina osioinaan ja tulosbudjetti tekee näistä yhteenvedon.

Lomakkeet ja asiakirjat

Open Venuessa on valmiita lomakepohjia viranomaisilmoituksia, tapahtumasuunnittelua ja muita tarvittavia tuotantodokumentteja varten. Järjestäjän ei tarvitse miettiä millä lomakkeella tarvittava ilmoitus tehdään

Laskurit

Open Event järjestelmässä on valmiina työkaluina myös erilaisia laskureita, jolla voidaan arvioida tapahtuman tarpeita. Esimerkiksi wc:t, jätemäärät, tilan kapasiteetti jne.

Raportointi

Järjestäjän on tärkeää saada dokumentteja myös jaettua. Open Venuessa voit jokaisesta tuotantovaiheesta ladata PDF-asiakirjan joka muodostaa kokonaisvaltaisen tuotantosuunnitelman. Lisäksi on mahdollista ladata yksittäisistä osista asiakirjoja, esimerkiksi budjetti ja aikataulut.  Näin tiedostot on helppo tulostaa tai jakaa sähköpostilla.

Henkilöstö

Voit laatia tapahtumaasi erilaisia työaikasuunnitelmia, suunnitella organisaation ja tehdä tarvittavat työ- tai alihankintasopimukset

Tekninen toteutus

Voit tehdä yksityiskohtaisen suunnitelman esimerkiksi rakenteisiin, ääni- ja valotekniikkaan, sähkön jakamiseen, catering toteutukseen ja turvallisuuteen. Voit myös esittää tietopyynnön Open Venue -ohjelmistoa käyttävälle tapahtumapaikalle ja ladata tapahtumatilasta mm. pohjakuvat, sähkölähdöt, vesipisteet, tapahtumapaikkainfon ym. tiedot suoraan omaan tapahtumaasi.

Tilaa ilmainen demo

HINNOITTELU

Open Eventin hinta määräytyy valitusta maksuohjelmasta ja tapahtumamäärästä. Voit valita maksuohjelman 1kk, 1vuoden tai 5 vuoden aikatauluista. Tapahtumia voit ostaa lisää tarpeesi mukaan. Lisenssin umpeuduttua pääset edelleen vanhoihin tapahtumatietoihisi, mutta uusien tapahtumien luomiseksi tarvitset voimassa olevan lisenssin.

Tarjouspyyntö

9 + 8 =

Usein kysytyt kysymykset

Tässä vastauksia yleisimpiin kysymyksiin. Vastaamme mielellämme muihin kysymyksiisi.

Sopiiko Open Event pienten tapahtumien toteuttamiseen?

Kyllä sopii. Voit valita tuotantoprosessin laajuuden haluamallasi sisällöllä pienempiin tapahtumiin. Pienten yleisömäärienkin tapahtumissa on useita toisiinsa vaikuttavia asioita. Esimerkiksi jos käytätä sähköä, äänentoistoa, sinulla on joku esiintymässä ja alueella on rakenteita tai kalusteita Opensin hyöty konkretisoituu sinulle nopeasti. Myös lupa-asiat koskevat myös pieniä tilaisuuksia useilta osin. Esimerkiksi Teosto

Mitä tapahtuu tiedoille kun lisenssini ei ole enää voimassa?

Pääset edelleen tapahtumatietoihisi käsiksi. Uusien tapahtumien avaaminen edellyttää voimassa olevaa lisenssiä.

Miten liitän henkilön tapahtumaani?

Kaikki käyttäjät rekisteröityvät Opens-käyttäjiksi, mistä muodostuu yleinen käyttäjien tietokanta. Omassa profiilissasi voit liittää käyttäjien yleisestä tietokannasta henkilöitä omaan verkostoosi. Tapahtumiin saat liitettyä oman verkostosi henkilöt. Opensin ydinajatus on toteuttaa tapahtumasuunnittelua tiimityöskentelynä yhteisessä tietokannassa.

Missä tiedot sijaitsevat?

Tieto on sijoitettu EU-alueella palvelimellemme, joka on suojattu ja varmuuskopioitu.

En ymmärrä tapahtumien järjestämisestä mitään. Voinko toteuttaa tapahtumia Opensilla?

Kyllä vain. Sinun ei tarvitse itse osata. Tärkeintä että myönnät sopiville henkilöille oikeuksia suunnitelmien tekemiseen ja seuraat työn etenemistä. Opensin avulla voit johtaa kokonaisuutta todella helposti

Voinko suunnitella tapahtumaa kännykällä tai tabletilla?

Kyllä voit. Kaikki toiminnot toimivat mobiilisti. Poikkeuksena on alue-editori, jolla mobiilissa suunnitteluvirheiden välttämiseksi ainoastaan katselumahdollisuus

Mitä jos netti ei toimi tapahtuman aikana?

Opensin käytön painopiste on tapahtuman suunnitteluvaiheessa ennen tapahtumaa. Halutut materiaalit on mahdollista ottaa ulos PDF-aineistona, mitä suosittelemme ottamaan tapahtumaa varten valmiiksi talteen.

Miten liitän henkilön tapahtumaani?

Kaikki käyttäjät rekisteröityvät Opens-käyttäjiksi, mistä muodostuu yleinen käyttäjien tietokanta. Omassa profiilissasi voit liittää käyttäjien yleisestä tietokannasta henkilöitä omaan verkostoosi. Tapahtumiin saat liitettyä oman verkostosi henkilöt. Opensin ydinajatus on toteuttaa tapahtumasuunnittelua tiimityöskentelynä yhteisessä tietokannassa.

Muuta kysyttävää?

Feelbeat Oy
2246246-8

Lutakonaukio 7
40100 Jyväskylä

Sales@feelbeat.fi

Tilaa Esittely

Tilaa ilmainen Opens-Tuotteiden esittely täyttämällä sähköpostisi alle

© Feelbeat Oy 2018 / Oikeudet muutoksiin pidetään

Tilaa ilmainen demo!

Demo on käytettävissäsi seitsemän vuorokautta. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta. Tämän jälkeen voit itsenäisesti testata ohjelmistoa.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Venue ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

Pyydä yhteydenottoa

 

Haluatko keskustella tarkemmin soveltuvuudesta tarpeisiisi? Jätä yhteydenottopyyntö niin soitamme sinulle!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Event ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Pyydä Tarjous!

Täytä tietosi niin olemme yhteydessä!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!