Opens 2.0 -julkaisun myötä ohjelmiston käyttö laajenee ja monilta osin muuttuu paljon. Opens 2.0 -julkaisun näkyvimmät muutokset käyttäjille tulevat elokuun 2020 aikana tehtävien päivitysten myötä. Opens 2.0. julkaisuja tulee vielä lisää loppuvuoden aikana. Tässä kirjoituksessa kerron elokuun julkaisuista ja mitä kaikkea loppuvuoden aikana on tulossa.
Opens 2.0:n aika alkaa 7. elokuuta 2020
Ensimmäinen Opens 2.0. julkaisu tulee Lahjan päivänä, 7.8.2020. Tämän ensimmäisen julkaisun jälkeen uusia julkaisuja on luvassa lisää tiiviiseen tahtiin. Muutos tulee vaikuttamaan nykyiseen käyttöön paljon ja sen vuoksi Opens 1:n käyttäjillä on mahdollista 6kk pituisen siirtymäajan kuluessa käyttää myös vanhaa Opens versiota keskeneräisten tapahtumien loppuunsaattamiseen. Kaikki uudet tapahtumat kannattaa kuitenkin avata nyt Opens 2.0. versioon, koska vanhan Opensin ylläpito päättyy siirtymävaiheen jälkeen.
Mistä Opens 2.0. -ohjelmistossa on kyse?
Opens 1:n versiot ovat edustaneet Opensin kehitystyössä käytettyä pilottiohjelmistoa. Kokonaan julkaistuna Opens 2.0. edustaa pilottivaiheen jälkeistä valmista ohjelmistotuotetta. Opens 2.0. julkaisuja tulee heti elokuussa ja ne täydentyvät syksyn mittaan. Lyhyesti voisi sanoa, että kun aiempi pilottina toiminut Opens 1 versio tarjosi käyttäjälle verkossa yksittäisiä hyviä työvälineitä tapahtuman suunnitteluun, tarjoaa Opens 2.0. kokonaisvaltaisen tapahtumien suunnittelumenetelmän, jonka Opens -käyttäjä voi mukailla omia tarpeitaan vastaavaksi.
Tapahtuman suunnittelu voidaan viedä läpi myös valmiita tapahtuma-asetuksia (template) hyödyntäen, mikä tarjoaa monelle järjestäjälle helpostusta uudenlaisten tapahtumakonseptien toteutukseen. Esimerkiksi korona-kriisissä moni järjestäjä on joutunut toteuttamaan tutun livetotapahtuma-konseptin tilalle virtuaalitapahtuman toteutusta. Opens 2.0. käyttäjä voisi tällaisessa tilanteessa valita valmiin virtuaalitapahtuman templaten ja saada siten helpotusta uuden tapahtumansa suunnittelemiseen ja toteuttamiseen.
Tämä on Opens 2.0 -prosessi tapahtuman suunnitteluun
- Aloita määrittelemällä toteutettava projekti. (Ilmainen)
- Valitse tapahtuman suunniteltavat sisällöt valmiiden tapahtumatyyppien esiasetusten avulla tai tee itse alusta saakka.
- Aloita tapahtuman suunnitteleminen joko henkilöstöstä, projektin tehtävistä tai tapahtuman osista. Voit liittää tiimisi jäseniä tekemään suunnittelua.
- Suunnittelun tuloksista muodostuu yhteenvetona tapahtuman suunnitelma.
- Voit muodostaa suunnitelman osista infomateriaaleja jaettavaksi esimerkiksi tapahtuman henkilöstölle.
- Tapahtuman aikana kannattaa tehdä muistiinpanoja huomioista ja muutoksista Opensin raportointityökalulla.
- Tapahtuman jälkeen toteutetaan jälkituotannon tehtävät ja laaditaan yhteenveto tapahtuman toteutuksesta.
- Voit hyödyntää ilmaista Opens portaalia tapahtumasi suunnittelussa ja hakea sieltä sopivia palveluja työntekijöitä tapahtumaasi.
- Opensin johtamisen työkalujen avulla tapahtuman johto pysyy ajan tasalla ja ohjaa työn etenemistä.
- Kun tapahtuma on valmis, voi tapahtuman johtaja sulkea projektin ja tiedot arkistoituvat talteen.
Huom! Voit liikkua prosessin vaiheissa vapaasti ja esimerkiksi täydentää tietoja sitä mukaa kun ne tarkentuvat. Voit myös jättää pois vaiheita ja sisältöjä pois jos haluatkin esimerkiksi toteuttaa ainoastaan jonkun yksittäisen osa-alueen sisällön Opensin avulla.
Opens 2.0 tuo uusia toimintoja ja uudistuksia
Opens 2.0 tarjoaa tapahtuman suunnitteluputkea ideoinnista jälkituotantoon. Jotta tämä on mahdollista on ohjelmistoon sisältöjen määrä lähes kaksinkertaistettu ja monenlaisia uusia toiminnallisuuksia kehitetty. Myös hinnoittelu ja tilaaminen muuttuu. Uuden hinnoittelun avulla voit itse valita laajuuden ja käyttötavan, jolloin Opens mukautuu pienten ja isojen toimijoiden tarpeisiin sopivaksi.
Tilaaminen on viety verkkoon, jolloin myös oman käytön ja tilauksen muuttaminen on milloin tahansa helppoa jos oma tilanne jostain syystä muuttuu. Tapahtuma-alan sesonkiluonteisuudesta johtuen voit käyttää Opensia myös joustavasti niinä kuukausina, kuin tarvitset ja laittaa sen itse pois päältä silloin kun et tarvitse. Kun olet laittanut Opensin pois päätä, niin siitä ei tule myöskään kustannuksia. Voit aktivoida lisenssisi ja jatkaa työskentelyä siitä mihin jäit. Tiedot ovat edelleen tallessa.
Tässä alla olevassa luettelossa on tiiviisti kuvattu uusia Opens 2.0 ominaisuuksia.
Käyttöliittymä
Opens käyttöliittymän muuttuminen on näkyvä muutos vanhoille käyttäjille. Uudessa käyttöliittymässä on pyritty helpottamaan työskentelyä tekemällä näppäimien paikoista vakoituja ja tiedon tallentamisesta yhtenäisen logiikan mukaista.
Käyttäjäroolit ja -oikeudet
Opens 2.0. käyttäjäroolien keskeinen muutos on, että omalle käyttäjätunnukselle voidaan määritellä kaikki tarvittavat oikeudet. Esimerkiksi admin-käyttö, joka on aiemmin vaatinut erillisen admin tunnuksen, voidaan nyt liittää käyttäjän henkilökohtaiseen tunnukseen.
Opensiin on myös luotu valmiita rooleja tapahtumaa varten:
1) Omistaja: Avaa uudet tapahtumat, nimeää tuottajat ja pystyy hyödyntämään tapahtumien analytiikkaa
2) Tuottaja: Määrittää tapahtumaan muiden käyttäjien työskentely- oikeudet ja pääsee käsittelemään kokonaisvaltaisesti tapahtuman tietokantaa
3) Päällikkö: Pystyy lisäämään henkilöitä omaan osa-alueeseensa ja julkaisemaan ja vastaanottamaan ilmoituksia Opens portaalissa
4) Esimies: työskentelee määritellyillä oikeuksilla
5) Työntekijä: työskentelee määritellyillä oikeuksilla.
Näistä omistajat ja tuottajat ovat maksullisia oikeuksia, jotka liitetään käyttäjän henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Maksullisia rooleja voit tilata tarvittaessa tilata verkkokaupasta oman tarpeen mukaisesti. Muita rooleja tapahtumissa voit lisätä käyttäjille rajattomasti.
Hinnoittelu ja tilaaminen
Uudessa Opens 2.0:ssa tilaaminen tapahtuu verkkokaupastamme ja valittu kokonaisuus aukeaa tilatessa heti automaattisesti. Opens on mahdollista maksaa kuukausittain tai vuosimaksulla oman valinnan mukaisesti. Tilaus on myös mahdollista keskeyttää verkkokaupassa siksi aikaa, kun ohjelmistoa ei käytetä ja aktivoida uudelleen, sitten kun käyttö on taas ajankohtaista. Voit valita itsellesi sopivan paketin ja maksuohjelman.
Hintaan vaikuttavat myös tapahtumien määrä, omistajien määrä (admin) ja tuottajien määrä. Voit itse kokeilla erilaisia kokonaisuuksia hintalaskurilla verkkosivuillamme. Opensin hinta on alkaen 49€/kk + ALV 24% (Solo-paketti). Voit siis minimissä tilata yhdeksi kuukaudeksi Opensin Solo-paketin tällä hinnalla.
Tapahtumapohjat eli templatet
Opens 2.0. tapahtumasuunnittelussa voit hyödyntää valmiita tapahtuma-asetuksia, eli templateja. Valmiiksi määritelty tapahtuma-asetus tarkoittaa esitäytettyä organisaatiota ja henkilöstön roolitusta, tehtävälistaa projektille ja tapahtuman osa-alueita ja suunniteltavia sisältöjä tapahtumalle. Eri tapahtumatyypeille tulee omat templatet, joista voit valita itsellesi sopivan pohjan.
Voit muokata templatesta omaan tapahtumaasi soveltuvan tai voit myös suunnitella tapahtuman ilman templatea. Lisäämme uusia eri tapahtumatyyppien templateja jatkuvasti lisää, kun Opens 2.0. on julkaisu etenee.
Tapahtuman osa-alueet
Tapahtuman osat tarkoittavat suunnittelusisältöjä. Aiemmin on näitä ovat olleet mm. tapahtuman aikataulu, aluesuunnitelma, budjetti, tekninen toteutus jne. Opens 2.0 julkaisussa käytettävissä oleva tapahtuman osien määrä kasvaa huomattavasti. Käytettävissä 15 erilaiseen tapahtuman pääotsikkoa, joiden alta löytyy sisältöjä ja työkaluja näihin teemoihin.
| 1. TAPAHTUMAN MÄÄRITYKSET |
| 2. AIKATAULU |
| 3. TALOUS |
| 4. ESIINTYJÄT JA OHJELMAT |
| 5. ALUESUUNNITTELU |
| 6. TEKNINEN TUOTANTO |
| 7. LOGISTIIKKA |
| 8. PALVELUT |
| 9. HUOLTO |
| 10. TURVALLISUUS |
| 11. YMPÄRISTÖHUOLTO |
| 12. HENKILÖSTÖ |
| 13. MARKKINOINTI JA VIESTINTÄ |
| 14. MYYNTI |
| 15. JOHTAMINEN |
Tiedon hierarkia
Opensin keskeinen periaate on vakioitu tiedon rakenne. Käyttäjä voi määritellä itse mitä tietoja tarvitaan ja mitä sisältöjä tietoihin kuuluu. Vakioitu rakenne mahdollistaa nopean tiedon löytymisen tapatumasta riippumatta.
Tiedon tasot ovat seuraavat:
1) Osa-alue, kuten esimerkiksi tekninen tuotanto. Näitä osa-alueita on 15 kpl.
2) Aihe, esimerkiksi valotekniikka
3) Sisältöotsikko, kuten kohdevalot
4) Suunnittelusisältö , kuten kohdevalaistavat pisteet.
Projektin tehtävien määrittely
Keskeinen osa tapahtuman suunnittelua on aikatauluttaa ja vastuuttaa projektiin liittyvät tehtävät. Opensin tehtävätyökalun avulla määritellään mitä asioita projektissa pitäisi hoitaa ja kenen ne tulisi toteuttaa. Mitä ja milloin tehdään, sekä kenelle tehtävä kuuluu ovat tärkeä osa tapahtuman esituotantoa.
Elokuun jälkeen julkaisemme tehtäväluettelojen tekemisen lisäksi edistyneitä johtamisen työvälineitä tehtävien johtamiseen, seurantaan ja analysointiin, jolloin Opensilla on tapahtuman johto saa tärkeää tietoa tuotannon edistymisestä ja tuotantotehtävät eivät jää hoitamatta. Opensin templateissa on määritelty valmiita tehtäväluetteloita ja Opens käyttäjä voi halutessaan hyödyntää niitä tapahtumaa suunnitellessaan.
Tuotantosuunnitelmien ja tapahtumainfojen muodostuminen
Opens-menetelmän mukaisesti suunnitelluista sisällöistä voidaan muodostaa tuotantosuunnitelma ja erillisiä infomateriaaleja esimerkiksi henkilöstölle. Tämä tapahtuu Opensissa siten, että käyttäjä voi suunnittelusisältöä tehdessään yksinkertaisesti klikata ”siirrä tämä kohta tuotantosuunnitelmaan” -täpän aktiiviseksi, jolloin tietokenttä tulee tuotantosuunnitelman PDF-tulosteeseen mukaan. Samalla logiikalla syntyvät tapahtumainfot. Pystyt siis todella helposti luomaan laadukkaat ja kattavat keikkainfot, joiden avulla tapahtuman toteutus onnistuu paremmin!
Tapahtuman organisaation rakentaminen
Voit luoda tapahtumasi organisaation rooleineen ja tehtävänkuvineen ja sijoittaa ihmiset näille paikoille. Voit nimetä käyttäjiä tehtäviin joko omasta verkostostasi tai rekrytoimalla Opens-portaalin kautta, jossa on mahdollista esimerkiksi julkaista työpaikkailmoituksia. Kun hyväksyt Opens-portaalin kautta työtä hakeneen henkilön tulevat tämän tiedot organisaatiossa määrittelemällesi paikalle. Tämä soveltuu erinomaisesti esimerkiksi talkoolaisten rekrytointiin. Organisaatiotyökalun avulla voit helposti määritellä mitä osaamista tapahtumaasi tarvitaan ja kuinka resursseja on oltava. Pystyt helposti saamaan kokonaiskuvan tapahtumasi henkilökunnasta ja muodostamaan esimerkiksi yhteystietolistan.
Opens-portaali
Opens portaali on tapahtumapaikkojen, freelancereiden, talkoolaisten ja palveluntuottajien ilmainen alusta. Opens portaaliin tapahtumille palveluja tuottava toimija voi luoda oman henkilö-, yritys-, tai tapahtumapaikkaprofiilin. Omaan profiiliin on mahdollista tallentaa tapahtumassa tarvittavia tietoja, jotka siirtyvät suoraan oikeaan paikaan Opensin tapahtumasuunnitelmassa. Esimerkiksi esiintyjien lavakartat ja promokuvat tai tapahtumapaikkojen pohjakuvat ja infomateriaalit.
Opens-tapahtumasuunnitelmasta tapahtuman järjestäjä voi myös julkaista ilmoituksia portaaliin ja jakaa omat ilmoitukset esimerkiksi someen tai omille kotisivuille. Julkisia Opens portaaliin rekisteröityneet toimijat voivat selata julkaistuja ilmoituksia ja vastata niihin oman profiilin kautta.
Tiimin sisäinen viestintä
Osanana johtamisen työvälineitä avataan tapahtumatiimin jäsenille myös mahdollisuus viestiä ja kommunikoida suoraan järjestelmässä. Näitä viestintäominaisuuksia julkaistaan myöhemmin syksyllä osana johtamisen työvälineiden julkaisua.
Rajapinnat muihin ohjelmistoihin
Opensiin voidaan rakentaa rajapintoja, jolloin tapahtumasuunnitelman tietoja voidaan yhdistää muihin käytössä oleviin ohjelmistoihin. Huom! Meille on myös tärkeää saada käyttäjiltä palautetta rajapintojen tarpeista, jotta osaame kehittää ohjelmistoa oikeaan suuntaan. Kuulemme mielellämme lisätietoa juuri teidän rajapintatarpeistanne. Tulevista rajapinnoista tiedotetaan myöhemmin syksyllä lisää.
Kuinka pääset kokeilemaan Opens 2.0 -ohjelmistoa?
Julkaisun jälkeen Opens 2.0 on automaattisesti käytettävissä vanhoille Opens -lisenssin omistajille. Täysipainoisesti ohjelmistoa voi käyttää elokuun lopussa ja ominaisuuksia lisätään pitkin syksyä.
Jos taas sinulla ei ole vielä Opens -lisenssiä, voit kokeilla sitä seitsemän päivän ajan ilmaisella demo-tapahtumalla, jonka saat käyttöösi www.opens.fi -sivustolta.
Opens 2.0 -demo on saatavilla 7.8.2020 jälkeen. Kun olet tilannut demon se aukeaa ja sulkeutuu automaattisesti, sekä poistaa tiedot demokäytön jälkeen.
Kokeilkaa rohkeasti, kertokaa meille kehitysideoita ja ennenkaikkea ottakaa kaikki hyöty Opensista irti!
Mukavaa syksyä ja tulevien tapahtumien suunnittelua!
Vesa Walden
