Tapahtumat herättävät voimakkaita tunteita niin järjestäjissä, kuin yleisössäkin. Hyvä niin, sillä tunnejälkeä tapahtumilla pyritäänkin saamaan aikaan.
Rakkaudesta lajiin on meistä moni todennut työtä tekevänsä, kun tapahtuman taloudellinen tulos ei päätä huimaa tai jopa maksat järjestäjänä hammasta purren itse tappioita tekemästäsi työstä. Jokaisella yleisössä on varmasti mielipide järjestelyistä, ohjelmasta, markkinoinnista, palvelusta jne. Ja jokainen mielipide on yhtä oikea sen perustuessa sanojansa omaan kokemukseen. Mutta jos suhtautuisimmekin ammattimaisen analyyttisesti arviointiin, niin mihin silloin pitäisi kiinnittää huomiota?
Yleisön muodostama käsitys onnistuneesta tapahtumasta perustuu nähtyyn ja koettuun, kun taas järjestäjällä kokemus lähtee aivan ensiaskeleista lähtien. Tämän vuoksi keskityn nyt varsinaisen toteutuksen arvioimiseen. Jätetään elinkaaren alkupää idean syntymisen, tavoitteiden, kohderyhmän, ajankohdan, sisällön ym. muodostumisineen tästä pois. Oletetaan että happotestit on tehty ja keskitytään itse toteutukseen, joista voi muodostaa verrannollisen käsityksen sekä yleisö, että järjestäjä.
Tapahtuman arvioinnin voi jakaa kolmeen osa-alueeseen: Tekninen tuotanto, sisältö ja talous. Näihin vaikuttavina tekijöinä viestinä ja johtaminen. No, sitä sanotaan, että johtaminen on viestintää, mutta eritellään ne tässä nyt näin.
Tekniseen tuotantoon kuuluu mm: alueen toteutus, ääni/valo/AV/ pyro- ym. tekniset ratkaisut, turvallisuus, jätehuolto, liikenne, sähköistys, rakenteet, logistiikka, henkilöstö ja kulubudjetti.
Sisältöön ohjelmat ja esiintyjät, asiasisältö, verkkosisällöt, merkityksellisyys ja tarinat jne.
Talouteen tapahtuman tulos, markkinointiviestintä, myyntitoiminnot jne.
Johtamiseen mm. organisaatio, toimivuus, ennakointi, kontrolli, taloushallinto sisäistetyt suunnitelmat.
Viestintään sisäinen viestintä, viestiminen yleisölle, koulutus, palautteet jne.
Kuten varmaan huomaat, onnistunut tapahtuma muodostuu todella monesta palasesta, joiden arvioinnissa voidaan mennä tarvittaessa hyvinkin syvälle. Hyvässä tapahtumassa on jatkuvaa kehittymistä ja järjestäjä oppii.
Oppimisen perustana on analyyttinen tiedon kerääminen, arviointi ja systemaattinen parantaminen. Tappiollinen tapahtuma voi olla sisältönsä ja teknisen toteutuksen puolesta ensiluokkainen tai hyvän taloudellisen tuloksen tehneestä tapahtumasta lähtee pettyneitä ihmisiä, jotka eivät kokeneet saaneensa rahalleen vastinetta.
Onnistuneessa tapahtumassa tulisi siis teknisen toteutuksen, sisällön, talouden, viestinnän ja johtamisen olla onnistuneita niillä mittareilla, jotka järjestäjä ja yleisö määrittelevät. Kokeile vaikka seuraavassa tapahtumassasi vieraillessasi tai sitä järjestäessäsi huomioida asioita tästä näkökulmasta. Ja muista myös armollisuus itsellesi ja järjestäjälle!
Onnistumisia kaikille toivoen!
