Tapahtuman onnistumiseen liittyy oleellisesti riskien hallinta. Turvallisuussuunnittelun ja tapahtumakokonaisuuden toimivuuden kannalta on keskeistä tilanteiden ennakoiminen ja varautuminen mahdollisiin yllätyksiin.
Vastuu tapahtumasta kuuluu järjestäjälle, vaikka palveluja hankittaisiinkin alihankkijoilta. Riskien hallinta on aiheena laaja ja siihen voidaan uppoutua vaikka väitöskirjan tasoisesti. Pyrin tässä kirjoituksessa kiteyttämään ja yksinkertaistamaan asioita, jotta ne palvelisivat parhaiten käytäntöä, ja saisi useamman järjestäjän luomaan edes sen pienen silmäyksen oman tapahtuman riskien ennakoimiseen.
Suunnittele ja organisoi
Poikkeava tilanne tulee tapahtumassa eteen todella nopeasti. Huolellisen tapahtumasuunnittelun merkitys korostuu siinä hetkessä. Vain toimivalla organisaatiolla, joka on valmistautunut ja tehtäviensä tasalla on mahdollisuus reagoida ajoissa. Näitä tapahtuu ja onnistumisista harvoin mainitaan mediassa. Epäonnistumisista kylläkin.
Hyvä esimerkki onnistuneesta ennakoinnista on Flow-festivaalin viime kesän Kiira-myrskyyn valmistautuminen, jolla pelastettiin sekä ihmiset, että tapahtuma. Valinnat joita järjestäjä tekee kertovat myös järjestäjän arvomaailmasta tapahtumaorganisaation taitojen ja osaamisen lisäksi. Omalle kohdallekin on sattunut lukuisia kriisitilanteita tapahtumissa. Taidan joskus kirjoittaa niistä erikseen, mutta lyhyesti haluaisin sanoa nyt: Kriisi on arvojen tulikoe.
Mutta kun meidän tapahtuma on niin pieni…
Otsikon lause on yleisin kuulemani peruste sille, miksi järjestäjä ei halua tehdä huolellista tapahtumasuunnittelua. Kuitenkin esimerkiksi samaa sähköä tulee pistorasiasta isoissa ja pienissä tapahtumissa ja tämä logiikka pätee useisiin muihin asioihin. Vastakysymyksenä voisin esittää, että eikö pienten tapahtumien ihmisten turvallisuus ole yhteä merkittävää kuin suurten?
Perimmäinen syy taitaakin olla ymmärtämättömyys ja varmasti myös ihan perinteinen laiskuus. Järjestäjän vastuun ymmärtäminen lisää huolellisuutta ja avaa monesti silmät. Tiesitkö muuten, että ilmoitusvelvollisuus viranomaisten suuntaan tulee jo tapahtuman henkilömäärän ylittäessä 200? Tapahtumanjärjestäjällä on myös lakisääteinen huolellisuusvelvollisuus.
Turvatyyny
Olen kouluttanut tapahtumatuottajia 12 vuotta ja eräässä koulutuksessa syntyi oheinen riskienhallinnan ”turvatyyny”. Mielestäni se on helppo ja nopea keino hahmottaa mahdolliset riskit pieniinkin tapahtumiin. Matriisin avulla on myös mahdollista käydä vuoropuhelua tuotantotiimin kanssa ja siten ennakoida paremmin riskejä.
Parhaan mahdollisen ratkaisun riskienhallintaan ja tiimin johtamiseen antaa kuitenkin tarkoitukseen suunnitellut työvälineet. Open Venue ja Open Event digitaaliset tuotanto-ohjelmistot helpottavat kommunikointia ja tuotantosuunnittelua.
Ohjelmistot ratkaisevat myös yhden yleisimmistä riskeistä josta en aiemmin maininnut: Riski tapahtumatietojen häviämiseen ihmisten tai alihankkijoiden poistuessa tuotannosta. Opensin tietokanta on aina tapahtumanjärjestäjän hallussa, jolloin työtä voidaan jatkaa vaikka avainhenkilö poistuisi.”
