Osallistuin omalla osastolla Kongressimessut-tapahtumaan Helsingin messukeskuksessa 11-12.4.2018. Aikaa on edellisestä Kongressimessuilla osastolla olemisesta vierähtänyt peräti 17 vuotta. Silloin messut pidettiin Vanhassa Satamassa ja tässä välissä tapahtuma on toteutettu Finlandia-talolla. Tapahtumapaikka oli muuttunut nyt Helsingin messukeskukseksi.
Kokemuksia tapahtumasta
Tapahtuman järjestäjä Management Events kokeili ensimmäistä kertaa Ikeasta tuttua asiakkaiden ohjaamista alueen läpi. Järjestelyllä haettiin osastojen sijainnin puolesta tasa-arvoisuutta, kun jokaisen alueelle saapuvan oli kierrettävä jokaisen pisteen ohi. Omalta osaltani kerta oli ensimmäinen tällaisessa järjestelyssä.
Kokeilussa mielestäni hyvää oli taattu asiakasvirta ja asiakkaat todella olivat tulleet hakemaan tapahtumiinsa ratkaisuja. Vastaavasti ohjattu kulkureitti aiheutti asiakkaille sen, että matkan pysäytti jatkuvasti tuttu henkilö tai myyntiesittelijä. No sehän se on messujen tarkoituskin, mutta saattoi myös moni mielenkiintoinen aikataulutettu esitys jäädä katsomatta samasta syystä.
Omat puheenvuoroni olivat molempina päivinä eri lavoilla. Kummassakin lyhyessä keynote-puheenvuorossa oli mukavasti yleisöä, jotka olivat kiinnostuneita esityksistäni. Tekniikan mukaan kuitenkin esityksiä oli pidetty myös tyhjille saleille, mihin varmasti ainakin osittain vaikuttaa alueen kiertokäytäntö. Lavat olisi myös mielestäni kannattanut sijoittaa alueen kulmiin, koska nyt vierekkäisten lavojen ääni sekoittui häiritsevästi.
Load out -vaihe sitten olikin yhtä kaaosta. Kaikissa tapahtumissa on sama juttu: Jokainen haluaa pois mahdollisimman pian. Load out -johtaminen oli jäänyt tässä tapahtumassa vähän heikommalle suunnittelulle, mikä näkyi ruuhkautumisena ja sekavuutena.
Tässä kaksi tärkeää sanaa ihan yleisesti tapahtumanjärjestäjille: Muista purku. Olenkin vitsinä ehdottanut muutamille ihmisille näiden sanojen tatuoimista johonkin kohtaan omaa kehoa, ihan varmuuden vuoksi. Kongressimessut-tapahtuma oli kokonaisuutena omalta osaltani onnistunut ja noita pieniä kehittämiskohtia on helppo korjata, kun ydin on kunnossa. Aion varmasti osallistua jatkossakin tapahtumaan.
Missä menet tapahtuma-ala?
Mikä sitten on muuttunut paikan lisäksi kuluneen 17 vuoden aikana? Mielenkiintoista mielestäni on se, kuinka vähän loppujen lopuksi tapahtuma-alan tarjonta messuilla on muuttunut. Tapahtumapaikat, -tuotantoyhtiöt, -kaupungit ja ohjelmapalvelut myyvät ja esittelevät omaa tarjontaansa ihan kuten ennenkin. Tarjonta messuilla on lähes kokonaan näitä. Lisäksi huomasin joitakin palveluntarjoajia, kuten catering -, kalusto- ja turvallisuuspalveluja. Hyvin pieni osa oli työvälineiden tarjontaa, kuten Lyyti ja Opens, joita ei silloin ennen ollut olemassa.
Tapahtumamarkkinoinnin toimintamallit muodostuivat Suomeen 90-luvulla ja vakiintuivat 2000-luvun alussa. Näillä mennään edelleen. Monella muulla toimialalla on tapahtunut iso muutos viime vuosien aikana.
Tällaisia ovat esimerkiksi musiikkiteollisuus, matkailu ja joukkoliikenne. Tapahtuma-alan käytännöissä on parhaillaan käynnissä murrosvaihe. Miettikääpä esimerkiksi turvallisuuskäytäntöjä tai teknistä laatua ja sitä, miten käytännöt ovat viimevuosina muuttuneet näiden osalta.
Tapahtumatyypeissä on myös tapahtunut muutos. Esimerkiksi areena-kokoluokassa olevat konsertit ovat arkipäiväistyneet. Mielenkiintoinen kysymys onkin mielestäni se, että milloin yksittäisten osa-alueiden käytäntöjen murros alkaa näkyä alalla laajempana toimintamallien muutoksena. Millaisia mahtavat olla tulevaisuuden työt tapahtuma-alalla ja ketkä yleensäkin suunnittelevat ja toteuttavat tapahtumia? Boxin ulkopuolella on tilaa.
