Maanantaina 16.7.2018 Suomen Ulkoministeriö toteutti valtavan mediahuomion saaneen ja turvatoimiltaan pääkaupunkiseutuun merkittävästi vaikuttaneen #Helsinki2018-huippukokouksen.
Esimerkiksi olympialaisten yhteydessä on tutkittu yleisön kokemuksiin vaikuttavia tekijöitä ja tuloksissa havaittiin, että yleisö kokee osallistuvansa tapahtumaan siitä hetkestä alkaen, kun he saapuvat lentokentälle. Tapahtumakokemukseen siis vaikuttaa moni varsinaiseen tapahtumaan liittymätön asia. Helsingissä onnistuttiin kokonaisvaltaisen tapahtuman toteutuksessa erinomaisesti.
Kokonaisvaltaisen tapahtumakokemuksen rakentamisessa Suomessa vahvuutena on kaupunkien pienuus. Maailmalla suurkaupungeissa tapahtuu yhtä aikaa useita kiinnostavia tapahtumia, jolloin yhdestä tapahtumasta ei tule koko maata tai kaupunkia hallinnoivaa huomion keskipistettä. Toki #Helsinki2018 oli niin iso, että huomio olisi taattu missä vain. Mutta miten on muiden tapahtumien osalta?
Omakohtaista kokemusta tästä minulla on esimerkiksi Jyväskylästä Neste Rallista useiden vuosien ajalta ja Joensuusta/Kontiolahdelta ampumahiihdon MM/MC-kisoista, joissa kummassakin olen ollut toteuttamassa oheistapahtumia. Molemmissa jo kaupunkiin tullessa kävijä on varmasti huomannut. mihin tapahtumaan on saapunut ja koko kaupunki on aktiivisesti toteuttamassa tapahtumakokonaisuutta.
Miten kokonaisuus muodostuu?
Isot tapahtumat jakautuvat ydintapahtumiin ja oheistapahtumiin. Ydintapahtumat ovat virallisen tapahtumajärjestäjän toteuttamia ja oheistapahtumat muiden itsenäisten toimijoiden toteuttamia. Kattotapahtumaksi sanotaan tapahtumabrändiä, jota virallinen järjestäjä hallinnoi. Tämän intressinä on positiivisen kokonaisvaltaisen kokemuksen varmistaminen ja ja siksi kontrolloida toimintoja, jotka kattotapahtuman alla toteutetaan.
Ydintapahtuman järjestäjälle on tärkeää, että oheistapahtuma on tyyliltään ja toteutukseltaan ydintapahtuman linjan mukainen. Lisäksi kattotapahtuman ulkopuolelle jääviä tapahtumia kontrolloivat viranomaiset, joiden kanssa ydintapahtuman järjestäjä on sopinut toimintaperiaatteet lain edellytysten mukaan. Näistä muista tapahtumista ovat esimerkkinä mielenosoitukset. Tapahtumakokonaisuus siis muodostuu useasta yksittäisestä tapahtumasta, joilla on useita järjestäjiä. Tämän vuoksi iso kattotapahtuma työllistää viranomaisia ja muita sidosryhmiä paljon.
Yksittäisen tapahtuman onnistumiseen vaikuttaviin tekijöihin voisi hakea vertausta vaikkapa anatomian puolelta: Toimintamalli ja prosessi ovat luusto ja tiimi ja ratkaisut ovat lihaksia. Mitä paremmin nämä ovat linjassa kattotapahtuman kanssa, sen yhtenäisempi usean eri järjestäjän toteutuksesta tulee. Ratkaisut ovat yleisölle välittömästi näkyvä osa. Toimintamalli, prosessi ja tiimi vaikuttavat ratkaisujen toteutukseen ja siten tapahtumakokonaisuuden toteutuksen sujuvuuteen ja onnistumiseen.
Ratkaisuja on suunniteltava tapahtuman eri osien aseman mukaisten ja toimintaan vaikuttavien tekijöiden näkökulmasta. Tapahtumanjärjestäjä pyrkii löytämään optimaalisen ratkaisun näiden välisiin olosuhteisiin.
Tapahtumatoiminnan kehittämisessä keskeistä on kehittää käytettäviä toimintamalleja, prosesseja ja käytettävissä olevaa tiimiä. Tätä kehitystä voi tehdä yksittäinen tapahtuman järjestäjä oman toimintansa osalta tai vaikka kaupunkiorganisaatio kokonaisvaltaisen tapahtumakokemuksen näkökulmasta.
Ratkaisujen tekeminen on sen hetkisiin olosuhteisiin tehtäviä valintoja, joiden tekemiseen tarvitaan tapa toimia, sujuva prosessi ja osaava tiimi. Kehittäminen on oppimista, jota kannattaa tarkastella em. neljän osa-alueen (toimintamalli, prosessi, tiimi ja ratkaisut) kautta. Mikä meni hyvin, mikä huonosti, mitä opittiin ja mitä korjataan seuraavaan kertaan ovat neljä hyvää kysymystä jokaisen toteutuneen tapahtuman jälkeen.
Järjestäjän tärkein tehtävä on koota tiimi ja sen avulla suunnitella ja toteuttaa parhaat mahdolliset ratkaisut. Prosessille luotu standardirakenne helpottaa ratkaisujen tulkitsemista viranomaisten tai muiden tapahtumaan liittyvien henkilöiden kannalta. Suunnittelu on myös nopeampaa kun prosessi on valmiisi mietitty.
Olen aikoinaan ollut usein tilanteessa, jossa olen tullut tapahtumaorganisaatiosta poistuneen henkilön tilalle. Tällöin haltuunotto tehdystä työstä on ollut äärimmäisen työläs, kun ensin on täytynyt selvittää aiemman henkilön tapa työskennellä ja hankkia hänen takanaan olleet aineistot. Tähän on ratkaisu verkossa toteutettava tiimityöskentely, jota tapahtumanjärjestäjä hallitsee, eli Opens. Tavoitteenamme on luoda välineitä tapahtumanjärjestäjille sujuvampaan toimintamalliin ja prosessiin.
#Helsinki2018 oli hieno tapahtuma, josta suomalaiset saavat olla ylpeitä. Olisi hienoa jos järjestäjien siitä saamat kokemukset saataisiin kanavoitua myös muiden tapahtumajärjestäjien käyttöön auttamaan suomalaisen tapahtumakulttuurin kehittymisessä ja oppimisessa.
