fbpx

OPEN VENUE

paikkakohtainen digitaalinen työväline tapahtumien järjestämiseen.

Tapahtumapaikan menestystekijät:

Merkittävä tekijä tapahtuman onnistumiselle on tapahtumajärjestäjän ja tapahtumapaikan välinen vuorovaikutus. Tapahtumapaikkaan liittyy omia käytäntöjä, sääntöjä tai tilan tekniset olosuhteet ohjaavat järjestäjän suunnittelua ja tapahtumaratkaisun syntymistä. Esimerkiksi sähkö, hälytytysjärjestelmät, ovien avaukset, ripustukset, jätehuolto jne. Tämä tieto on usein yksityiskohtaista, sitä on määrällisesti paljon ja paikkaan liittyy hiljaista tietoa. Virheellinen tai suppea tieto aiheuttaa tapahtuman aikana monenlaista harmia järjestäjälle. Yllättävää kyllä, monessa paikassa asiat kerrotaan suullisesti jokaiselle järjestäjälle erikseen tai järjestäjää pomputellaan henkilöltä toiselle riittävän tiedon saamiseksi…. Miten järjestäjä saa tätä tarvitsemaansa yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikastasi?

Open Venuessa tieto on järjestäjällä jatkuvasti saatavana ja suoraan muokattavissa tuotantosuunnitelmaksi. Tapahtuman järjestäjällä on kaksi tapaa tarvittavat aineistot tapahtumapaikalta, jolla on Open Venue käytössä: 1) Tapahtumapaikka luo tapahtuman käyttäjälle, mikäli järjeställä ei ole omaa Opens- ohjelmistoa käytössä. 2) Tapahtumapaikka integroi tiedot suoraan järjestäjän tapahtumaan, mikäli järjestäjällä on oma Opens- ohjelmisto käytössään. Molemmissa tapauksissa tapahtumapaikalle aukeaa oma näkymä tapahtuman aikatauluun, aluesuunnitelmaan, tekniseen toteutukseen ja lupa-asioihin. Eli niihin tietoihin, jotka tapahtumapaikka tarvitsee. Järjestäjällä on valmiina pohjakuvat, tapahtumapaikan infot, sähkölähdöt jne. joihin suunnittelu voidaan suoraan tehdä.

Tapahtumapaikan tärkein tehtävä siis on 1) ylläpitää ja tarjota ajantaista tietoa ja 2) ohjata järjestäjää suunnittelussa tarpeen vaatiessa.

Open Venuen avulla pystyt kehittämään tapahtumapaikkasi palvelua ja tehostamaan omaa työtäsi!

Katso video miten Open Event käyttäjä pyytää tapahtumapaikalta tietoja:  Tapahtumapaikan tietojen integrointi

TÄMÄ ON OPEN VENUE:

Tieto löytyy yhdestä paikasta

Open Venue on paikkakohtainen digitaalinen työväline tapahtumien toteutukseen ja hallintaan. Siinä yhdistyy toimialaosaaminen ja digitaalinen käyttöjärjestelmä. Tapahtumapaikka toimii lisenssin haltijana ja myöntää käyttöoikeuden tilaansa tulevalle tapahtumalle. Tapahtuman järjestäjä voi johtaa ja suunnitella tapahtuman toteutusta ja paikan omistaja näkee tilaan liittyvän suunittelutiedon reaaliaikaisesti. Tiedon kerääntyessä tietokantaan paranee ennakointi, tiedon kulku, dokumentointi ja  palvelu.

Tapahtumaan, kuin tapahtumaan

Ohjelmiston ovat ottaneet käyttöönsä mm. Jyväskylän kaupunki, Kuopion kaupunki, Lahden kaupunki, Hyvinkää, Gradia, Humak, Jyväskylän Paviljonki ja Kirkkopalvelut. Open Venue soveltuu tapahtumapaikalle tapahtumatoimintojen hallinnointiin, oppilaitoksille tuotanto-opetukseen ja järjestäjille tapahtumien tuottamiseen tapahtumapaikoittain. Ohjelmistossa voidaan hyvin suunnitella tapahtumia sisä- ja ulkotiloissa.

Tilaa ilmainen demo

Ominaisuudet

Ohjaavat prosessit

Open Venuessa on tapahtumapaikkaan soveltuvat tuotantoprosessit määriteltynä valmiiksi. Tuotantotyypin ja sen laajuuden mukaisesti. Esimerkiksi yksityistilaisuudessa lupakäytännöt ovat erilaiset kuin yleisötilaisuudessa. Laajimmillaan prosessi voi olla esimerkiksi isossa yleisötapahtumassa, kun taas vaikka yksittäisen myyntipisteen toteutuksen prosessi on suppea. Prosessi on kuvattu kätevinä tasoina  jolloin järjestäjä voi liikkua tuotannon eri vaiheiden välillä haluamallaan tavalla.

Aluesuunnittelueditori

Tapahtumasuunnittelun oleellinen osa on selkeän pohjakuvan laatiminen. Aluesuunnittelueditorilla voit piirtää tapahtuma-alueen rakenteita, reittejä ja tehdä merkintöjä pohjakuvaan. Aluesuunnittelueditorissa voit piirtää päällekkäisille tasoille, jolloin kuvasta voidaan napsauttaa osia päälle ja pois halutulla tavalla. Esimerkiksi pelastusväylät, sähköpisteet, kulkureitit jne. Aluesuunnittelueditori skaalaa piirretyt elementit mittakaavaan, jolloin pohjakuva vastaa todellisuutta.

Alihankkijoiden kytkeminen mukaan toteutukseen

Järjestäjä voi halutessaan antaa myös oikeuksia tuotannon osa-alueiden toteuttajille, jolloin järjestäjä voi jakaa tehtäviä esimerkiksi valituille alihankkijoille. Esimerkiksi ääniteknikko voi suunnitella oman osuutensa toteutusta. Open Venue esittää oikeat kysymykset joiden avulla kokemattomampikin järjestäjä osaa ilmaista tarpeensa ammattilaiselle ja sopiva ratkaisu löytyy yhdessä ns. co-creation menetelmällä.

Budjetointi

Open Venuessa on valmiita budjettipohjia eri tuotantotyypeille. Järjestäjä voi myös laatia oman budjettipohjansa haluamallaan sisällöllä. Osabudjetit (esimerkiksi ohjelma, tekninen toteutus, markkinointi jne) saadaan omina osioinaan ja tulosbudjetti tekee näistä yhteenvedon.

Lomakkeet ja asiakirjat

Open Venuessa on valmiit lomakepohjat viranomaisilmoituksia, tapahtumapaikan omia lomakkeita ja muita tarvittavia tuotantodokumentteja varten. Järjestäjän ei tarvitse miettiä millä lomakkeella tarvittava ilmoitus tehdään

Laskurit

Open Venue järjestelmässä on valmiina työkaluina myös erilaisia laskureita, jolla voidaan arvioida tapahtuman tarpeita. Esimerkiksi wc:t, jätemäärät, kapasiteetti jne.

Raportointi

Järjestäjän on tärkeää saada dokumentteja myös jaettua. Open Venuessa voit jokaisesta tuotantovaiheesta ladata PDF-asiakirjan joka muodostaa kokonaisvaltaisen tuotantosuunnitelman. Lisäksi on mahdollista ladata yksittäisistä osista asiakirjoja, esimerkiksi budjetti ja ohjelma.  Näin tiedostot on helppo tulostaa tai jakaa sähköpostilla.

Henkilöstö

Voit laatia tapahtumaasi erilaisia työaikasuunnitelmia, suunnitella organisaation ja tehdä tarvittavat työ- tai alihankintasopimukset.

Tekninen toteutus

Voit tehdä yksityiskohtaisen suunnitelman esimerkiksi rakenteisiin, ääni- ja valotekniikkaan, sähkönjakamiseen pyroteknikkaan ja turvallisuuteen.

Tilaa ilmainen demo

Hinnoittelu

Open Venue lisenssien hinta muodostuu aina per tapahtumapaikka. Tilattava lisenssimäärä vaikuttaa hintaan.

Voit jättää yhteydenottopyynnön alla olevalla lomakkeella tai tee tilaus verkkokaupassamme

Siirry klikkaamalla verkkokauppaan:

Tarjouspyyntö

11 + 7 =

Usein kysytyt kysymykset

Tässä yleisimpiä kysymyksiä ja vastauksia. Vastaamme mielellämme muihin kysymyksiisi.

Sopiiko Open Venue pienten tapahtumien toteutukseen?

Kyllä sopii. Voit valita tuotantoprosessin laajuuden haluamallasi sisällöllä pienempiin tapahtumiin. Pienten yleisömäärienkin tapahtumissa on useita toisiinsa vaikuttavia asioita. Esimerkiksi jos käytätä sähköä, äänentoistoa, sinulla on joku esiintymässä ja alueella on rakenteita tai kalusteita Opensin hyöty konkretisoituu sinulle nopeasti. Myös lupa-asiat koskevat myös pieniä tilaisuuksia useilta osin. Esimerkiksi Teosto.

Mitä tapahtuu tiedoille kun lisenssi ei ole enää voimassa?

Vanhoihin  tapahtumatietoihin pääsee edelleen normaalisti. Uusien tapahtumien avaaminen edellyttää voimassa olevaa lisenssiä

Mitä jos tapahtuman aikan netti ei toimi?

Opensin käytön painopiste on tapahtuman suunnitteluvaiheessa ennen tapahtumaa. Halutut materiaalit on mahdollista ottaa ulos PDF-aineistona, mitä suosittelemme ottamaan tapahtumaa varten valmiiksi talteen.

Onko käyttäjien tai tapahtumien määrää rajoitettu?

Open Venuessa on rajaton tapahtuma- ja käyttäjämäärä. Tapahtumapaikka hankkii ohjelmistolisenssin alueeseen johon tapahtumia myöntää.

Kuka näkee tapahtuman tiedot?

Tapahtumanjärjestäjä päättää kuka näkee tapahtumatiedot antamalla oikeuksia tapahtumaan. Open Venue ohjelmistossa Venue adminilla on katseluoikeus tapahtuman aikatauluun, aluesuunnitelmaan, teknisen toteutukseen ja lupa-asioihin. Kaikki muut edellyttävät tapahtumanjärjestäjän hyväksyntää

Onko tapahtumapaikassa pakko käyttää Open Venueta?

Tapahtumapaikan omistaja päättää säännöt jotka koskevat tapahtumapaikkaa. Open Venue tuo paljon hyötyjä järjestäjälle ja yhtenäinen käytäntö helpottaa toimintaa. Tapahtuman järjestäjällä on kuitenkin lopullinen vastuu tapahtumansa toteutuksesta joka tapauksessa ja järjestäjä tekee sen mukaisesti omat päätöksensä tapahtumaansa liittyen.

Muuta kysyttävää?

Feelbeat Oy
2246246-8

Kauppakatu 39, Crazy Town

40100 Jyväskylä

sales@opens.fi

Tilaa Esittely

Tilaa ilmainen Opens-Tuotteiden esittely täyttämällä sähköpostisi alle

© Feelbeat Oy 2018 / Oikeudet muutoksiin pidetään

Tilaa ilmainen demo!

Demo on käytettävissäsi seitsemän vuorokautta. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta. Tämän jälkeen voit itsenäisesti testata ohjelmistoa.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Venue ohjelmistolla tuottamista seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

Pyydä yhteydenottoa

 

Haluatko keskustella tarkemmin soveltuvuudesta tarpeisiisi? Jätä yhteydenottopyyntö niin soitamme sinulle!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Testaa ohjelmistoa!

 

Voit testata itsenäisesti Open Event ohjelmistolla suunnittelua seitsemän vuorokauden ajan. Otamme sinuun ensin yhteyttä sopiaksemme ajankohdasta ja tarvittavasta opastuksesta.

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!

Pyydä Tarjous!

Täytä tietosi niin olemme yhteydessä!

Tilauksesi on onnistuneesti lähetetty, otamme yhteyttä pian!