Sellaisista tapahtumapaikoista, jotka ovat asettaneet tilatietonsa julkisiksi voit pyytää myös tilatietojen integroimista. Näin saat pohjakuvat, sähkölähdöt, paikkainfot yms. valmiina tapahtumapaikalta. Integroinnissa tapahtumapaikalle aukeaa myös lukunäkymä tapahtumasi: aikatauluun, aluesuunnitelmaan, tekniseen toteutukseen ja lupa-asioihin.

Uuden tapahtuman perustaa admin-käyttäjä. Admin voi antaa suunnitteluoikeuden ja henkilöiden lisäämisoikeuden tapahtumaan peruskäyttäjälle jolloin tämä vastaa projektin johtamisesta Opensissa. Suositeltavaa onkin, että admin-käyttäjä perustaa tilat ja tapahtumat suunnitellaan henkilökohtaisilla perustunnuksilla. Tapahtumat perustetaan aina johonkin tapahtumapaikkaan. Yhteen tapahtumaan voi olla liitettynä useita tapahtumapaikkoja. Esimerkiksi rakennuksen kerrokset ovat kukin omia tapahtumapaikkojaan. Vinkki: Joskus tapahtumapaikasta ei ole saatu tietoja ja sitä ei ole voitu perustaa Opensiin. Tapahtumasuunnittelu kuitenkin pitäisi saada käyntiin. Tällaista tilannetta varten kannattaa perustaa ”demo”-tapahtumapaikka, johon voit tapahtuman tietoja jo muilta osin suunnitella. Voit kopioida nämä tiedot sitten varsinaiseen tapahtumaasi kun oikea tila on perustettu ja tapahtuma avattu siihen paikkaan.

Tapahtumapaikkainfon avulla järjestäjä saa tarvitsemaansa yksityiskohtaista tietoa tapahtumapaikasta. Tällaista ovat esimerkiksi:

• Käytännöt tapahtumapaikassa
• Toimintaohjeet
• Varoitukset
• Avainhenkilöt
• Oppaat
• Valokuvat

Huolellisesti laadittu, kattava ja ajantasainen tapahtumapaikkainfo säästää tapahtumapaikan ylläpitäjän aikaa, kun tapahtumasuunnittelijalla on aina halutessaan info saatavilla. Ajansäästö on merkittävä myös tapahtuman suunnittelijalle, kun asiat selviävät vähemmällä kyselyllä ja suunnittelussa voi tukeutua Opensin infoon. Tapahtumapaikkainfoa voidaan käyttää myös esimerkiksi opetuksessa tehtävien tai ohjeiden antamiseen.

Infossa on mahdollisuus luoda iso tekstikenttä ja lisätä max. 5 ladattavaa tiedostoa. Suunnittelijalle näkyy tapahtumassa siihen liitettyjen tapahtumapaikkojen infot. Yksityiskohtainen tieto on järjestäjälle tärkeää, joten muista tuottaa kattavat infomateriaalit aina kun perustat uuden tapahtumapaikan. Muista myös päivittää tietoja tarpeen vaatiessa.

Tapahtumapaikan kiinteisiin tietoihin (pohjakuva, mittakaava, tapahtumapaikkainfo ja kiinteät merkinnät) tehtävät muutokset eivät päivity suoraan aiemmin luotuun tapahtumaan.Tämä on rajoitettu tarkoituksella, jotta aiemmin tehty suunnittelutieto arkistossa pysyy sellaisena kuin se on tarkoitettu.

Jos tapahtumapaikan kiinteisiin tietoihin tehdyt muutokset halutaan käyttöön luo luotuun tapahtumaan on toimittava seuraavasti:

1. Luo uusi tapahtuma

2. Mene uudessa tapahtumassa KOPIOI TAPAHTUMAAN näkymään

3. Vaitse valikosta aiemmin luotu tapahtuma ja valitse kaikki muut kohdat, paitsi aluesuunnittelu ja paina KOPIOI

4. Tämän jälkeen uuden luomasi tapahtuman sisältö on uudella aluesuunnittelupohjalla. Koska aluesuunnitelman pohja on uusi aloitetaan pohjakuvan piirtäminen alusta.

 

Yleisnäkymä on tila johon pääsevät kaikki käyttäjät, jotka ovat tehneet käyttäjätunnuksen itselleen. Yleisnäkymä on käyttäjän henkilökohtainen näkymä ja siihen ei tarvita Opens lisenssiä. Tähän näkymään käyttäjälle tulee tapahtumatietoja kun Opens lisenssin omistaja tai nimetty tapahtumanjärjestäjä liittää käyttäjän tapahtumaan.  Käyttäjä pääsee katsomaan tai muokkaamaan näitä tapahtumia liittäjän määrittelemillä oikeuksilla.

Kun admin-käyttäjä perustaa tapahtuman niin hän lisää ainakin ensimmäisen henkilön tapahtumaan, jolle voi antaa oikeuden lisätä muita henkilöitä. Tapahtumaan voi listätä 1) rekisteröityneitä Opens käyttäjiä tai 2) pelkkiä yhteystietoja. Ainoastaan rekisteröityneille käyttäjille voi antaa luku- tai kirjoitusoikeuksia, joten jos tämä on tarkoitus pyydä käyttäjä rekisteröitymään venue.opens.fi/register osoitteessa. Rekisteröitynyt käyttäjä on ensin lisättävä omaan verkostoosi, josta voit lisätä käyttäjiä haluamiisi tapahtumiin.

Opensissa tapahtuman aikataulu laaditaan suunnittelunäkymässä, joka voidaan otta halutulla sisällöllä pystymallin A4 PDF-tiedostona ulos. Kiinteisiin aikatauluotsikoihin (kategoria) siirtyy aikataulut suoraan järjestelmästä sitä mukaa kun suunnittelija täyttää suunnitelmaa. Esimerkiksi esiintyjien tiedot tai jätehuoltosuunnitelma. Voit lisätä myös haluamiasi omia kategorioita vapaasti ja tehdä niihin merkintöjä klikkaamalla suunnittelunäkymää.

Voit laatia oman budjettisi alusta alkaen tai käyttää pohjana järjestelmästä valmiina löytyvää yksityis- ja yleisötapahtuman budjettipohjaa. Voit myös tallentaa laatimasi budjetin omaksi pohjaksi ja käyttää sitä tulevien tapahtumien budjettipohjana. LATAA PDF napista saat A4 muotoisen dokumentin budjetistasi, jonka voit halutessasi jakaa muille tai tallentaa itsellesi.

Tapahtuman pohjakuva on tärkeä johtamisen väline. Sen avulla visualisoit esimerkiksi rakenteiden ja alueiden sijainnin, kulkureitit, sähkö- ja vesipisteet jne. Ilman kuvaa näiden selittäminen toiselle henkilölle ei onnistu. Opensissa keskeistä kuvissa on mittakaavaan piirtäminen. Tapahtumatilat perustaa admin-käyttäjä ja liittää ne uusiin tapahtumiin. Piirtää voivat ne, joille admin tai tapahtuman järjestäjä on antanut piirto-oikeuden.  Yhdessä tapahtumassa voi olla monta tilaa. Kuvassa elementit on tasoina, jolloin voit ottaa ulos png-kuvana aina aktiivisen näkymän. Samasta aineistosta saat siis suppeampia tai laajempia kuvia eri käyttötarkoituksiin. Piirtotoimintoihin tutustut parhaiten katsomalla videotallenteen viereisestä linkistä.

Opensista löytyy ylävalikosta kohta TAPAHTUMAPAIKKAINFO. Tätä infoa ylläpitää admin käyttäjä, jonka tietokannassa tapahtumapaikka on.

Kaikissa tapahtumapaikoissa on huomioitavia omia käytäntöjä, tärkeitä avainhenkilöitä, oppaita ja monenlaista hiljaista tietoa jota järjestäjän tulisi tietää. Hyvällä tapahtumapaikkainfolla ja siihen suunnitteluvaiheessa perehtymällä vältetään monta käytännön ongelmaa ja mahdollistetaan tapahtuman onnistuminen. Monesti myös valokuva kertoo paikasta paljon.

Kokemusten kautta syntyy jatkuvasti uusia huomioitavia asioita, joita järjestäjän olisi hyvä tietää. Muista siis kertoa siis omat ehdotuksesi tapahtumapaikan ylläpitäjälle tulevien tapahtumien suunnittelua helpottamaan!